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关于开展市直单位2012年度档案工作年检的通知
发布时间： 2013.10.11 来源：衢州市档案局业务督导处
衢市档〔2012〕37号
关于开展市直单位2012年度档案工作年检的通知
市直机关各单位：
为贯彻落实中共衢州市委办公室、衢州市政府办公室《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》（衢委办〔2010〕59号）文件精神，推进档案登记备份工作的有序开展，积极构建市直单位档案安全监管体系，根据档案法律法规和有关政策规定，市档案局决定开展市直单位2012年度档案工作年检。现将有关事项通知如下：
一、年检范围
列入市委、市政府工作责任制目标考核的市直机关各单位。
二、年检内容
依据中共衢州市委办公室、衢州市政府办公室《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》、市平安办关于转发《2012年度浙江省平安市、县（市、区）考核评审条件》等有关文件的要求，重点检查以下几个方面：
（一）制度建设与条件保障：档案法律、法规、规章贯彻执行情况；档案登记备份工作制度建设与方案制定情况；档案安全监管体系建设情况；档案库房设置及安全管理情况；档案管理设施、设备、装具、用品运行使用情况；档案登记备份工作预算安排情况。
（二）档案登记备份工作。列入《衢州市电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》实施范围的市直单位电子业务数据、电子公文、档案数字化成果登记备份的实施进展情况；按照《浙江省机关数字档案室建设规范》，开展数字档案室建设情况；负有监督指导职责的市直部门或数据共享的主管部门单独或会同市档案行政管理部门定期开展档案登记备份工作监督指导的情况。
（三）归档管理与保管利用：2011年度所形成的文件材料归档情况，科技、业务、特种载体和电子文件等档案收集移交情况；本单位各类档案集中统一管理情况；本单位重点工作所形成的档案收集情况；档案整理质量情况；库存档案清点情况；档案鉴定销毁情况；档案室落实《政府信息公开条例》情况；档案室服务决策、服务机关和服务社会情况；档案利用安全情况。
（四）信息化建设与电子文件管理：按照国家、省、市有关电子文件管理的要求，建立电子文件管理制度的情况；加强对本单位重要电子文件的整理、归档、备份和管理的情况；定期对电子文件保管状况和可读性进行测试和检查的情况；满足电子文件安全保管需要、做好电子文件数据迁移和数据备份工作的情况。
三、年检时间、方法和程序
（一）自查。各单位依据档案登记备份有关文件，结合2012年度检查的主要内容，对本单位档案工作情况逐项进行自查，填报《市直单位档案工作年检登记表》、《市直单位档案管理情况登记表》，并将《市直单位档案工作年检登记表》和《市直单位档案管理情况登记表》以电子邮件的形式发送至市档案局监督指导处邮箱qz3085543@163.com。不宜用电子邮件报送或电子文件形式提交的单位，请以书面形式报送。报送时限：2012年11月20日前。联系人：王全华、周奕晶，联系电话：3085882，18905706189。
（二）检查。市档案局将组成市直单位档案工作年检组，于2012年11月下旬开始年检。
（三）通报。市档案局将检查结果在年检结束后予以通报，并将检查结果作为2012年市委、市政府工作责任制目标考核的依据。
有下列情况之一的，确定为年度检查不合格：
1. 列入全市档案登记备份工作实施方案的单位未开展档案登记备份工作的；
2．未按规定设立档案工作机构或者配备档案工作人员；
3．单位各种门类档案未实行集中管理的，或者有积存文件材料没有整理归档的，立卷部门档案移交不及时的；
4．未依法采取档案安全保管措施的，档案库房存在安全隐患的，库容不足无法正常接收档案的，档案利用查阅管理混乱、台帐不全的；
5．未按规定向档案馆移交档案的；
6．发生档案损毁、泄密、丢失等违法行为的；
7．其他违反档案法律法规行为的。
具体年检时间另行通知，请市直机关各单位按照本通知要求，结合单位实际，作出相应的工作安排。
附件：1.衢州市市直单位档案工作年检登记表
2.衢州市市直单位档案管理情况登记表
衢州市档案局
二○一二年十一月十三日
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