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衢州市直机关档案工作年检评分表（2012年度）

发布时间： 2013.09.18 来源：衢州市档案局业务督导处

衢州市直机关档案工作年检评分表

（2012年度）

年检内容	分数	评分细则	自查分	检查得分	备注
一、档案管理体制	12
1、档案工作列入年度计划和本系统、本部门年度岗位责任制考核	2	查年度计划等材料，列入计划得1分；列入考核得1分。
2、明确了分管档案工作的领导，能及时研究解决档案工作中实际问题，配备了专、兼职档案人员	2	查相关文件，有分管领导得1分；配备专、兼职档案人员得1分。
3、利用各种形式学习、宣传《档案法》、《浙江省实施〈档案法〉办法》等档案法律、法规，每年至少一次，无违反《档案法》行为发生	2	查相关会议记录、照片等文件、材料。
4、建立并严格执行档案管理规章制度（包括立卷、保管、保密、借阅利用制度）	2	建立制度，得1分; 落实情况，得1分。
5、健全工作网络，开展对科室和下属单位档案工作的监督和指导	2	凡采取检查、组织培训、开展目标管理等活动形式的，得2分。
6、参加档案业务培训	2	查有关证书，近两年内参加省、市级档案业务培训，得2分。
二、档案收集、整理	40
1、根据国家档案局8号令，重新修订或制订了本单位文件材料归档与不归档范围；制订了各类档案保管期限表	6	根据单位的实际情况已重新修订或制订，得6分。
2、本单位形成的各种门类档案（文书、业务、科技、会计、特种载体等）实行档案实体或目录集中统一管理	10	没有实行各门类档案集中统一管理的单位，综合档案室每缺一类档案扣2分。
3、各种门类档案已整理归档，齐全完整，文书档案能做好帐外文件材料的收集	10	每发现一类档案未归档扣2分，每类档案收集情况酌情打分。
4、档案的制成材料和书写材料有利于长期保管	2	禁止使用圆珠笔、铅笔、水彩笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料，每抽查发现有一种情况扣0.5分。		10	有档案分类方案并分类科学得2分；档案保管期限划分准确得2分；各类档案整理质量符合要求得4分；目录编制规范得2分。
6、公文处理符合规范要求	2	有领导签发，底稿齐全，文号编制规范。
三、档案保管、利用	16
1、有档案专用库房并配备数量充足、质量可靠的档案装具	2	有档案专用库房得1分；有符合要求的档案装具得1分。
2、库房内配置温湿度计、空调、去湿机、灭火器、吸尘器等设施设备，档案库房达到“八防”要求	2	库房符合“八防”要求，有一项未达要求的，扣0.5分，扣满2分止。
3、编有发文副本、案卷目录、归档文件目录、全引目录等基本检索工具	2	目录齐全完整，每缺一项扣0.5分，扣满2分止。
4、建立完善的档案台帐，有档案查借阅登记本，按规定定期向市档案馆移交档案	4	建立收进、移出、借阅、统计台帐，档案按期移交，得2分；档案借阅利用登记手续齐备，得 2分。
5、编制本单位年度大事记、归档文件整理说明，补充完善全宗卷	6	大事记 2分归档文件整理说明 2分全宗卷 2分
四、数字档案室建设	25
1、配备必要的档案信息化需要的硬件设备,包括计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、档案专用服务器等	3	缺计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机等硬件每1项扣1分，最多扣3分；配有档案专用服务器的另加1分。
2、有符合档案管理要求的档案管理软件，单位有OA系统的应与档案管理系统有效链接	5	配有档案管理软件：单机版得2分，网络版得3分，没配档案管理软件的不得分；档案管理系统与单位OA系统有效链接得2分。备注：档案管理软件包括相关的数字档案应用平台和管理系统，系统同时具备档案目录数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能，系统软件功能不全的酌情扣分
3、建立室藏各类档案案卷级、文件级目录数据库，实现计算机检索	7	室藏文书档案文件级规范输入电脑得3分；输入不规范酌情扣分；室藏业务、科技、会计等档案案卷级、文件级规范输入电脑得3分；只建立部分档案目录数据库的酌情扣分（会计凭证只需案卷级输入电脑）；档案目录数据库及时向档案馆移交的得1分。
4、建立室藏各类档案全文数据库，实现计算机检索	5	室藏本年度永久、长期（或30年）保存的文书档案全部建立全文数据库得3分；开展本年度属永久、长期保管的业务档案、科技档案、会计档案全文数据库建设各得1分、0.5分、0.5分，没有开展不得分；全文数据库质量（扫描分辨率、格式等）达不到规定要求的扣0.5分。
5、建立室藏多媒体数据库	2	完成室藏保管期限为永久、长期（或30年）的照片、实物档案的数字化，并符合质量要求的各得1分，工作未开展不得分；部分完成、或随机抽检合格率达不到95%的酌情扣分。
6、电子文件管理	3	明确电子文件的归档范围和保管期限的得1分；电子文件定期归档的得1分；归档不完整、整理不规范的酌情扣分电子文件及时向档案馆移交的得1分。
五、及时报送材料	7
1、及时报送重大活动档案材料	3	根据省、市重大活动档案管理办法，报送重大活动照片、资料、实物，报送一项，得1分，共计3分。
2、及时向市档案局报送档案工作信息	2	录用1条，得0.5分，共计2分。
3、现行文件、政策汇编或其他重要编研资料及时报送市档案局现行文件中心	2	报送一项，得0.5 分，共计2 分。
六、附加分	20
1、本单位及下属单位档案工作达到市级以上目标管理认定或重点建设项目档案管理通过市级以上验收	8	目标管理达省一级加5分、省二级加3分、省三级加1分、市级加0.5分；重点建设项目通过省级验收加2分、市级验收加1分；指导本系统档案工作实行目标管理的，所属单位每晋升一家加0.5分，共计8分
2、根据衢委办〔2010〕59号文件要求，做好首次电子文件和数字档案登记工作	2	没有认真填写《档案管理情况登记表》、《电子文件和数字档案备份情况表》、《档案备份数据移交、接受检验表》的，并未及时上报市档案局的扣2分。
3、电子文件和数字档案安全保管	1	归档电子文件和数字档案（包括电子业务数据和数字化成果）应一式三套保存，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保管。（1分）
4、根据衢委办〔2010〕59号文件要求，将本单位的各类重要电子业务数据、电子公文和档案数字化成果移交备份到市档案登记备份中心	9	本单位各类重要电子业务数据定期向市档案登记备份中心移交备份的得3分；本单位形成的电子公文向市档案登记备份中心移交备份的得3分；本单位档案数字化成果及时移交备份到市档案登记备份中心的得3分。
合计：	120

注：

1、档案年检分为不合格（80分以下）、合格（80-90分，含80分）、优秀（90分以上，含90分）。

2、附加分记入总分。

3、评分标准内容解释：

（1）文书档案帐外文件：主要包括本单位会议记录、召开会议材料、工作总结、计划、简报、被录用剪报、党员干部名册、统计年报、干部调动、工资、组织介绍信及存根等帐外文件；

（2）八防：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫鼠、防有害气体；

（3）归档文件整理说明：包含本年度单位概况、机构变迁情况和档案整理情况。

4、有下列情形之一者为当年年检不合格：

（1）因档案库房缺乏防护设施，造成档案损失的；

（2）有损毁、丢失、涂改、伪造档案行为；有倒卖、转让档案行为；

（3）擅自销毁档案或弄虚作假；

（4）档案工作人员徇私舞弊、玩忽职守、泄露档案秘密的。