一、本制度所称的电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式的电子信息记录。

二、档案管理员应负责电子文件归档的指导、质检及接收后的编目、保管、查询、利用等工作。应按制度严格要求、妥善管理，确保不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

三、电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效读取。档案管理员应熟练掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

四、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

五、各部门根据电子文件归档标准，将办理完毕的应归档电子文件，包括归档文件目录、签发稿（包括修改痕迹）、版式文件、拟稿单或承办单、归档文件元数据、附件等统一打包、分类和编号，并逻辑归档至档案室。归档文件目录的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

六、除特殊类型的电子文件外（如CAD文件、财务电子文件），各部门一般应在每年六月底前将已逻辑归档的电子文件开展物理归档，将带有归档标识的电子文件集中移交复制至档案室，保存进电子文件管理系统，并编制机读目录和《归档电子文件登记表》。移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

八、归档存储的电子文件的字节数、著录项目应与《归档电子文件登记表》一致，并确保上机测试百分之百无病毒、无差错。存储载体应外观完好、整洁无损。

九、归档的电子文件应一式三套做好备份，每两年机读抽查一次，发现问题及时更换备份。

十、归档的电子文件应随着计算机技术和设备的发展更新同步转换、迁移，旧版的电子文件仍需保存三年。

十一、保管电子文件的装具要采用防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃-20℃，相对湿度选定在35%-45%。

十二、封存的电子文件不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

十三、电子档案的鉴定销毁，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准组织实施，并编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。