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衢州市档案局公文处理办法

发布时间： 2016.04.10 来源：超级管理员

第一章总则

第一条 为进一步做好市档案局的公文处理工作，提高公文处理的质量和效率，促进公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》等规定，结合本局实际，制定本办法。

第二条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，实现公文处理自动化。

第三条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第四条 办公室为公文处理的管理机构，负责局机关的公文处理工作并指导局机关各处室的公文处理工作。

第二章公文种类

第五条 加强公文文种使用管理，严格按照公文内容、发文机关的职能权限、行文关系等确定文种和发文机关。局机关公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，标注于公文首页左上角。?

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由局机关全称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

局机关公文版头的主要形式及适用范围：?

（1）“衢市档党”字号。用于局党组、局党支部制发的工作计划、总结、工作部署、决议、决定、制度规定、职务任免等，向上级党组织请示、汇报工作，对支部改选批复材料；

（2）“衢市档”字号。用于局制发的发布内容重要、政策性强的文件，用于印发规范性文件和标准，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示；

（3）“衢市档职改字”字号。用于对全市档案专业系列职称改革作出部署，职称评定，向上级职改部门请示、汇报工作。

（4）“衢市档学”字号。用于印发与市档案学会有关的文件。

（5）“衢市档函”字号，用于印发与市直有关单位、以及其他不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；

（6）“衢市档审批”字号。用于局行政审批事项（包括行政许可事项和非行政许可事项）的答复、决定。

（7）“衢档登”字号。用于局登记备份中心登记表格编号。

（8）“衢档登备审”字号。用于局登记备份中心登记备份审核处置表格编号。

（9）《衢州市档案局局党组会议纪要》，不编“机关代字”，只编“年份”和“序号”，内部告知局党组会议审议通过或研究决定的事项。?

（10）印发一般性调查表、要求报送材料数据，内部一般通知、征求意见稿等文件不编文号。

（五）发文字号。由局发文机关代字、年份和序号组成。与其他机关联合行文，只标明主办机关发文字号。

（六）签发人。上行文应当标识签发人、会签人姓名。平行排列于发文字号右侧，发文字号居左，签发人姓名居右。其中，请示件须在附注处注明联系人姓名和联系电话。?

（七）标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。?

（八）主送机关。主要受理公文的机关，应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排版。?

（九）正文。公文的主体，用于表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。?

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。由相关印发处室、印发日期和份数组成。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第七条 公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则?

第八条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可长可短的公文要短。没有实质内容或新的政策措施的，可发可不发的公文一律不发。涉及同一事项的工作部署、配套政策、责任分工等的文件，尽量合并下发。上级机关已经开会部署和通过传真等形式下达明确的工作任务，不再转发或另发文件。上级机关印发可以公开的法规、规章、规范性文件、标准等，一般不再转发。除重要会议外，领导讲话或会议工作报告已印发会议材料或已作新闻报道或已在《衢州市档案局简报》上刊登的，会后不再印发文件，因变动较大确需印发的，由起草部门摘要后报经局领导同意。能以信笺头、“白头”文件等形式印发的，不以“红头”文件形式印发。

第九条 一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。?

第十条 上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第十一条 下行文主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

第十二条 局内设机构除办公室外不得对外正式行文。

第五章公文拟制?

第十三条 严格执行公文拟制程序，提高文件质量。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十四条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（七）重要公文应先经局分管负责人审阅同意后，方可在在公文交换系统或衢州档案信息网站上发布、运转。

第十五条 公文在送局负责人签发前，应当由办公室进行审核。代拟的法规、规章稿应事先立项，规范性文件需监督指导处审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十六条 经审核不宜发文的公文文稿，办公室应当退回起草部门；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第十七条 公文应当经局负责人审批签发。重要公文和上行文由局主要负责人签发。部分公文可由局主要负责人授权局分管负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。公文一经签发，未经签发人同意不准修改。需要上级有关部门转报、批转、转发的公文，一般事项提前10个工作日，紧急事项提前5个工作日报送。特别紧急的事项需要在5个工作日内办理的，应当在文中说明紧急的原因和本局办理的经过。为上级领导或市委办、市府办代拟的有关公文、讲话材料，应提前10个工作日提交市委办、市府办审核。?

第六章公文办理

第十八条 严格执行公文办理程序，提高办文效率。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十九条 收文办理主要程序是：

（一）签收。收到的公文、资料、信件，除注明局负责人亲收件外，均由办公室机要秘书统一拆封签收，其他人员不得擅自接收、拆封。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。凡收到的公文，除了无保存价值的便条、便函、通知外，都要及时进行编号、登记，以利于统计、办理、保管和查找利用；凡局负责人亲收、各部门直接收到的公文和参加会议、培训带回的文件，应补行登记手续；每个工作日上、下午各两次开启市委、市政府公文交换系统网络接收电子公文。收文签收登记要求是：当天来文，当天登记，当天处理，不积压、不漏登；急件随到随拆随办。涉密文件，不得扫描、复印、摘抄、上传至网络。

（三）初审。收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本局办理；是否符合行文规则；内容是否符合党的路线方针政策和国家的法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。? （四）拟办。办公室负责人对需要办理的公文提出办理意见，送局领导批示。对于重要公文，应提供必要的背景材料。需要两个以上部门办理的，应当指明主办处室。对于不属于本单位职权的范围或者不宜由本单位办理的，可以退回发文单位并说明理由。?

（五）批办。局领导根据办公室负责人的拟办意见，作出批示。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名与日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。?

（六）传阅。办公室秘书（密级文件和纸质文件由机要秘书）根据局领导批示和工作需要将公文分送有关人员和部门。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，做到不横传、不积压、不丢失，注意保密。密件、急件当天退回机要人员。

（七）承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。领导交办和上级来文中有时限规定的，承办部门应按要求完成；办理的公文需办公室作最后处理的，应给办公室留有时间。标有“紧急程度”的公文，必须在规定时限内办理。答复下级机关的批复或复函类文件，紧急事项应即时答复，一般事项不得超过15个工作日，或按照局政务公开事项的规定办理。?

公文办理过程中遇涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可报请局分管负责人协调或裁定。办理完毕后，承办部门要在“公文处理单”上填写办理结果，并退回办公室，以备查考。?

（八）催办。办公室收发员负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十条 发文办理主要程序是：

（一）登记。对签发后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（二）复核。公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。?

（三）印制。各处室根据公文轻重缓急，及时安排印制。印制份数由公文草拟处室确定，不得自行添印留存。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）用印。凡局发出的公文，统一由办公室盖章。盖章必须清晰、工整、规范，并在定稿签发单上盖章收存，表示此文已发出生效。办公室对用印要进行登记。

（五）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。公文印制后，一般由印制人员装订，并核对页数和份数。核对后，将公文装入信封封好，交由办公室寄发。

第二十一条 凡需邮寄的邮件，由发出人在邮件登记簿上登记，密级文件必须送机要通信部门寄发。寄送做到及时、准确、安全。

第二十二条 属于主动公开范围的政府信息，自该信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。由信息形成处室提出，履行政府信息发布保密审查程序后，由办公室将该信息提供给信息技术处在衢州档案网或政府政务网上公布。

政府信息发布保密审查具体程序为：在市档案局发文稿纸上设置“是否公开”栏目，政府信息形成处室负责初审，办公室进行复审，最后经局领导批准发布。

第二十三条 需要归档的公文及有关材料，应当按照《衢州市档案局机关文件材料归档制度》，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。局负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第七章公文管理?

第二十四条 因工作需要借阅公文，须经有关负责人同意，并办理借阅登记手续，用毕及时归还。凡借阅的公文只许在本人办公室或机要室阅读，不准带出单位。

第二十五条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第二十六条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第二十七条 复制、汇编秘密级公文，应当符合有关规定并经局分管负责人（指分管保密工作的领导）或局主要负责人批准。绝密、机密级文件、密码电报应到机要室阅办，其内容严禁摘抄。绝密、机密级文件、密码电报禁止复印。

复制、汇编的公文视同原件管理。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第二十八条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十九条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十条 不具有归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁或统一交办公室销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十一条 工作人员离岗离职时，所在部门应配合办公室督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。