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衢州市档案局会议管理办法

发布时间： 2016.04.10 来源：超级管理员

为加强对会议的管理，进一步精简会议，改进会风，提高会议质量和效率，根据中央和省市有关规定，特制定本办法。

1.会议原则和要求?

1.1加强会议管理。召开会议要坚持精简、高效的原则，严格审批，严格按照《衢州市市直机关会议活动管理规定（试行）》和有关要求管理。严格清理、切实减少各类会议，能不开的坚决不开，能合并开的合并召开，能采用现场协调等方式部署工作的坚决不开会，适合开视频会议的不集中开会，直接开到基层的会不得层层套开，没有列入年度、月度会议计划和预算的会议不开。除全市档案工作会议外，一般不以市委、市政府的名义召开会议，需县（市、区）党委、政府领导及档案局领导参加的，须按规定报批。严格控制以各种名义召开的纪念会、研讨会、联谊会、表彰会。

1.2提高会议实效。精简会议议程，提高会议实效，开短会、讲短话，力戒空话、套话。减少大会发言人数，同一项工作部署只安排一位领导讲话。除有审议事项的会议外，一般会议不进行分组讨论。提交会议审议的议题须在会前达成一致意见。在技术条件允许的情况下，有的会议可直接开到基层。

1.3严肃会议纪律。参会人员必须按时到会，未经批准不得早退，严禁缺席、替会。参会人员应按规定就座，会议期间不得随意走动、交头接耳、处理与会议无关事宜。通讯设备应调至静音或关闭。对不按要求参加会议、不遵守会议纪律的单位和个人要予以通报。

会议期间一律不安排宴请，同城不安排工作餐，不得以任何名义发放纪念品及与会议无关的其他物品，不得在有关规定禁止的风景名胜区开会，不得组织游览或与会议无关的参观、考察等活动。

2.会议类别

会议实行分类管理。

2.1一类会议。由市委、市政府召开，各县(市、区)党委、政府分管负责人等参加的工作会议。

2.2二类会议。以市委、市政府名义召开，由市档案局主办，各县(市、区)党委、政府分管负责人等参加的工作会议。

2.3三类会议。由市档案局召开，各县(市、区) 档案局主要负责同志等参加的工作会议和由市档案局召开，各县(市、区) 档案局或市直单位分管负责人和有关人员参加的工作会议。

3.会议审批

3.1一类会议，由市委办、市府办报批。

3.2二类会议，由市档案局拟定方案，在会议召开的前15天报市委办、市府办审批。

3.3三类会议，由市档案局根据工作需要确定，由有关处室拟订方案，在会议召开的前7天报市委办审批。

方案内容包括：会议召开的理由，会议名称、时间、地点，会议议程，会议参加人员及规模，会议经费预算，邀请和出席的领导名单等。

内部会议，采取简易审批手续，即由局长或授权局其他局领导确定会议议题、时间、地点后即可。

4.会议规模

4.1一类会议一般不召开。

4.2二类会议会期一般控制在半天以内，与会人数控制在150人以内，会议工作人员控制在总人数的15%以内，报到和清场期1天。

4.3三类会议会期一般控制在半天以内，与会人数控制在80人以内，会议工作人员控制在总人数的15%以内，报到和清场期l天。 ??

5.会议场所

各类会议原则上要求在定点的市内饭店召开，不得在定点饭店以外的高级饭店和旅游风景名胜区饭店召开会议，除现场会外，一般不在外地召开。在衢州举行且参加会议代表主要为本地人员，一般在局会议室召开。提倡节俭办会，会场布置简洁实用，不做背景板，不摆放花草、水果。除全市会议外，一般不挂横幅。

6.会议经费

6.1会议经费按照从严、务实、节俭原则管理，加强对会议经费使用情况的监督检查。

6.2一类、二类会议，由市档案局提出经费预算建议，报市委办、市府办审核审批。

6.3三类会议，经费列入市档案局年度部门预算。

6.4会议开支实行会前预算、总额控制的管理办法。会议经费开支包括会议房租费(含会议室租金)、伙食费、交通费、办公用品费、文件印刷费等，实行综合定额控制，未经审批或未列入预算的会议以及超标准、超规格的会议，经费一律不得报销。

7.会议程序?

7.1会议预告。会议方案经批准后，一类会议由市委、市政府发文通知，二类会议由市委办、市府办发文通知，三类会议由局办公室发文通知，其他处室不得擅自发文召开会议。内部会议由办公室或有关会议承办部门填写相关会议预告单或制发会议通知，及时通知并送达各与会人员和列席人员。

7.2材料准备。按照会议方案确定的议题、事项，有关部门应认真准备会议材料，内部会议一般应提前1天将材料送达与会人员，全市性会议的材料一般在会议报到时发放。涉及决策事项的，相关部门应提供2个以上备选方案，并提前2天将方案送达与会人员。?

7.3会前协调。每次会议须明确主题，如果有关部门对议题意见较多，分歧较大的，应在会前进行必要的协调，尚未达成共识的，不能提交会议讨论决定。

7.4会议服务。会议服务应坚持热情、周到、细致、严谨的原则。会议服务项目主要包括：会议场所的选择、确定，会场布置，会议设备准备与调试，茶水供应，会议材料的发放，会议交通、医疗保障等服务。会议的服务工作一般由专人负责。

7.5会中执行。会议召开后，应严格按事先确定的会议议题和程序进行，除特殊情况外，一般不在会上临时动议和改变会议程序。

全市会议，原则上安排一个主题报告。会议安排交流发言的，主办部门要事先对发言材料审核把关，突出典型性、代表性，切忌空话套话，漫无边际的泛泛而谈。每位交流发言的时间一般控制在10分钟以内。专题性会议，应围绕主题，就实际问题展开针对性的讨论，提出对策措施。? 会议要决定事项的，应经过与会人员的充分讨论，采取少数服从多数的原则，表决有与会人员半数以上同意方为通过。会议决定多个事项，应逐项表决。表决方式，可采取口头、举手、记名投票或无记名投票等，具体由会议主持人确定。决议事项争议较大时，会议主持人应及时制止并搁置该议题，等会后再进行沟通协调。?

会议应做好记录。记录人由指定人员担任，如实记录会议议题、出席人员、列席人员、发言内容、表决结果等内容。重要议题的会议记录，需经会议主持人审阅签字。?

会议应严格执行保密制度，会中的决策事项，除按规定履行职责及授权传达外，与会人员与记录人员不得私下与他人交谈会议情况。

7.6会后办理。会议通过的决定事项和工作部署，有关部门应负责组织贯彻实施，对目标任务进行细化分解，责任到人，不搞以文件落实文件、会议落实会议的形式主义和表面文章，要踏踏实实，注重绩效，真正做到议而有决，决而有果，保证会议的效率。局办公室等有关会议组织部门要做好会议落实的督查督办工作。