中共衢州市委“三民工程”建设领导小组办公室

 

衢市档〔2010〕39号

 

 

关于印发《衢州市民情档案管理暂行办法》的通知

 

各县（市、区）档案局、三民办，市经济开发区、高新园区、西区党工委：

现将《衢州市民情档案管理暂行办法》印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

 

 衢州市档案局          中共衢州市委“三民工程”建设领导小组办公室

2010年9月29日

 

衢州市民情档案管理暂行办法

第一章  总则

第一条  为加强民情档案管理，充分发挥民情档案资料在新农村建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关规定，结合我市实际，制定本办法。

第二条  民情档案是行政村档案的重要组成部分，是在新农村建设工作中直接形成的具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是农村社会政治、经济生活的历史反映。

第三条  民情档案工作实行统一领导、分级管理，按照市、县、乡、村四级分级授权。上级档案行政管理部门负责进行业务指导和工作监督，定期开展民情档案工作规范化建设和工作目标考核，推进民情档案的科学管理。乡镇（街道）党（工）委和村（社区）党组织负责档案具体管理工作，保证档案信息的时效性、准确性和完整性。

第四条  各级要切实加强对民情档案工作的领导，细化岗位职责，配强工作力量，健全管理制度，并将民情档案工作纳入“三民工程”建设考核体系，强化专项督查，落实工作责任。

第五条  县乡两级要根据本办法的规定，结合自身实际，进一步细化民情档案收集、归档、保管、利用、鉴定和销毁等制度，实现民情档案管理制度化、规范化。

第二章  民情档案归档

第六条  民情档案材料归档范围主要为：

（一）村情方面。包括村（社区）情概况、历史沿革（村志、村大事记）、村风民风、村人口规模、村级组织机构和人员、村集体资产和村务财务公开等情况，以及反映行政村的发展历史、现实面貌和未来规划的其他材料。

（二）户情方面。包括家庭成员、社会关系、劳动力从业、家庭经营和收入、生活状况等基础资料；房屋权证、土地证书等契证，合同、协议等法律文书，职业技能等级证书、荣誉证书、身份证等个人资料复印件；以及反映农户生产、生活情况的其他材料。

（三）事情方面。包括党务、村务、财务管理等村级重大事项、重点工程项目决策和实施情况，以及反映村级事务提议、商议、审议、决议、实施、公开等情况的其他材料。

第七条  按照“一村一册、一户一档、一事一表”的建档原则，归档材料必须完整、准确，反映真实情况，各种材料原件齐全；组卷应遵循文件材料的自然形成规律和成套性特点，分类科学，便于查找和利用。

第八条  归档材料必须书写工整、字迹清楚、签字手续完备、格式统一、纸张便于长期保管，禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写材料书写，易褪色书写材料制作的文件材料应复印保存。

第九条  民情档案整理的质量要求：

1、文件材料齐全完整，无金属物；

2、案卷题名简明确切；

3、卷内文件目录填写清楚、准确；

4、卷内文件或盒内文件排列有序，页码编制正确；

5、备考表填写真实、清楚；

6、保管期限划分准确；

7、编制案卷目录

第三章  民情档案管理

第十条  要建立民情档案室，配备专用档案保管设施、设备和装具，采取有效的防火、防盗、防潮、防光、防虫、防尘等措施，确保档案的安全。

第十一条  凡列入归档范围的民情档案材料，都要由档案室集中统一管理，任何单位和个人不得据为已有或擅自销毁，档案管理人员变动时，必须严格按规定办理移交手续，确保档案的齐全完整。

第十二条  要加强对民情档案信息系统的管理，做好民情数据的收集、归档和管理，健全民情档案管理数字化、网络化工作体系；要遵循数据运行安全准则，综合考虑数据安全与长期保存、读取等因素，实行在线登记备份存储，备份资料按要求及时移交当地档案馆保存， 维护数据安全。

第十三条 档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面检查，并形成安全检查记录，保障档案不丢失、不损坏；如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。对于特种载体档案，要定期检查信息记录的安全性，做好电子文件数据迁移工作。

第十四条 建立全宗卷。定期将档案收集、整理说明、分类方案、鉴定报告、移交凭证，销毁清册、检查记录等材料放入全宗卷。

第四章  民情档案利用

第十五条 按照“安全保密，有效利用”的要求，建立民情档案保密和借阅利用制度，严格实行保密制度，按相应的密级进行规范管理。

第十六条 借阅利用档案资料时，应遵循利用手续，做好档案借阅登记和档案利用效果登记；利用者不得涂改污损档案，未经批准，不得抄录，复印档案，严禁复制或下载民情档案信息内容在任何媒体上公开，其违法违规行为，按《档案法》及实施办法规定处理。

第五章  民情档案管理员队伍建设

第十七条  民情档案管理人员须具备较高的政治素养和业务知识，有较强的事业心和责任感，忠于职守，能胜任民情档案信息的管理工作，保持相对稳定，并经过档案行政管理部门的业务培训。

第十八条 乡村两级要切实加强管理员的人员选拔和日常管理。民情档案管理员原则上由村文书担任，同时注重从大学生村官、村级后备干部等群体中选拔政治素养高、专业素质好、事业心强的人员担任民情档案管理员，选好配强工作力量。

第十九条 县（市、区）档案行政管理部门要强化民情档案管理员的业务指导和教育培训，每年根据人员需求和岗位需要，对档案管理员分期分批进行系统培训，切实提高档案管理员的岗位技能和业务水平。要定期、不定期地对民情档案建设情况进行专项检查和工作抽查，依据《衢州市民情档案工作规范化考核标准》（见附件），会同乡镇（街道）对民情档案建设情况进行年终综合考核，考核结果作为管理员报酬发放和评优评先的重要依据。

第六章  附则

第二十条 本管理办法由衢州市档案局和衢州市委“三民工程”建设领导小组办公室负责解释。

第二十一条 本管理办法自颁发之日起实施。