衢州市档案局文件

 

衢市档〔2010〕37号

 

 

关于开展2010度市直机关档案年检工作的通知

 

市直机关各部门:

    为认真贯彻落实《档案法》，《浙江省实施〈档案法〉办法》、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》、《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》等文件精神，进一步加强市直机关档案工作的制度化、规范化和标准化建设，提高档案管理水平，更好地发挥档案在构建社会主义和谐社会中的作用，经研究决定,从2010年起在市直机关推行档案工作年检制度。现将有关事项通知如下:

一、年检对象

市直机关各部门（包括参加市直档案工作协作组的有关成员单位）。

   二、年检时间

   从2010年起，市档案局在各单位完成年度立卷的基础上, 每年从9月下旬开始检查，10月底前完成综合档案室年检工作。

   三、年检内容与标准

   年检主要内容:(1)分管领导明确,档案人员相对稳定;(2)各类档案集中统一管理,档案业务建设符合有关规范(重点检查上年度各类档案业务建设状况);（3）按照衢市档〔2010〕25号文件要求，重新修订或制定本单位文件材料归档与不归档范围，以及各类档案保管期限表；(4)积极开发档案信息资源,加强档案编研与利用工作,及时编写机关大事记;(5)档案库房等基本条件符合有关要求,并在原有基础上有所改善； （6）按照浙档发〔2010〕18号文件要求，积极开展省级规范化数字档案室和省级示范数字档案室建设；（7）按照衢委办〔2010〕59号文件要求，积极开展本单位电子文件和数字档案登记备份工作。年检评分标准具体内容见附件3,年检得分80分以上即为年检合格。

四、年检方法与步骤

市直机关综合档案室在年度立卷工作结束后,首先根据年检评分标准进行自检,打好自检分,并填写《衢州市直机关年检登记表》(附件1)一式二份于9月20日前报市档案局业务指导处。市档案局收到单位年检登记表后,将会同档案协作组组长开展年检工作。年检人员应严格按照标准,对被检单位档案工作进行实地检查,检查后应向被检单位反馈检查结果。对检查中发现的问题,提出整改意见。对年检不合格的单位经整改补课后,可进行一次复检。各检查组负责人在《衢州市直机关年检登记表》“检查记录”栏中写上检查意见并签名,检查后,报市档案局审核,经审核合格者,发给《综合档案室年检合格证》。年检结束后，市档案局将发年检通报，对档案工作做的好的单位予以表扬，对年检不合格的单位，予以通报批评。

五、年检有关事项的说明

1、免检。凡档案业务建设规范，当年年度立卷结束后又进行过达标升级验收的单位可以申请免检,并填写《衢州市直机关档案工作免检登记表》（附件2）一式二份于9月20日前报市档案局业务指导处。经市档案局审核同意免检的单位,其当年的年度立卷视为合格。

2、对连续两年不年检或连续两年年检不合格的单位,由市档案局公布取消原有最高达标等级,如原有最高达标等级属省级以上的,建议上级档案部门予以取消。不年检、年检不合格的单位,当年不得评为档案工作先进单位,不得晋升档案管理等级。

3、连续三年年检合格的单位,市级等级复查可不再进行。

4、按照浙档发〔2010〕18号文件《关于开展规范化数字档案室创建和示范数字档案室评选活动的通知》要求，对申报省级规范化数字档案室和省级示范数字档案室的单位，市档案局将结合年检，按照《浙江省规范化数字档案室建设测评标准》，一并予以检查认定。

5、市直机关各部门下属二级单位由其主管部门根据年检标准，自行组织人员进行档案工作年检，市档案局将组织人员进行抽检。

对综合档案室实行年检制度是《档案法》赋予档案行政管理部门的一种职责。年检合格与否,是衡量一个单位档案管理水平的重要依据,务请各单位认真对待,抓好落实,以确保年检工作的顺利进行。

附件：1、衢州市直机关档案工作年检登记表(见PDF文档)

 2、衢州市直机关档案工作免检登记表(见PDF文档)

 3、衢州市直机关档案工作年检评分表(见PDF文档)

 4、2010年度市直机关年检单位名单(见PDF文档)

 

衢州市档案局

二○一○年九月七日