衢州市档案局文件

 

衢市档〔2010〕25号

 

关于开展机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编审工作的通知

 

各县（市、区）档案局，市直各部门、各企事业单位，驻衢省部属单位：

为认真贯彻落实国家档案局8号令，准确编制修订各单位新的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，现将有关事项通知如下：

一、统一思想，提高认识

国家档案局8号令，关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）的颁布实施，既是我国档案工作与时俱进的产物，是档案工作可持续发展的重要举措，又是国家行政规章，具有法规效力，是档案法制化建设的重要成果。正确界定机关文件材料归档范围和划分档案保管期限是机关档案工作的基础性工作，是做好机关档案工作的前提条件，它关系到机关文件材料的存毁。因此，各级领导、档案行政主管部门、各单位档案业务人员，要深刻领会《规定》的精神实质，统一思想，提高认识，严格按照《规定》的要求，合理界定本单位机关文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，确保国家档案资源建设的有序进行。

二、认真学习，准确把握

新《规定》是在总结我国机关档案工作实践，借鉴历次制定的机关文件材料归档范围和档案保管期限的优点，以及国外文件材料归档范围和档案保管期限好的经验的基础上，对1987年国家档案局颁布的《机关文件材料归档和不归档的范围》和《关于机关档案保管期限的规定》两个业务文件进行了修订合并，不仅形式上有所变化，而且内容上也有较大调整。各单位要组织人员认真学习，准确把握《规定》的基本内容和精神实质。

三、掌握方法，规范程序

新《规定》对实施的范围、编制的方法和审批的程序都有严格的标准和要求，各单位要结合本机关工作职能和工作实际，认真研究本机关文件材料形成的规律和特点，严格按《规定》的实施范围、编制的方法和审批的程序贯彻执行。

（一）《规定》的实施范围

1、各级党政机关（包括市级、县级和乡镇机关），人民团体；

2、具有行政管理性质的事业单位；

3、垂直管理机关按上级主管部门规定执行（上级主管部门没有规定的按地方规定执行），但必须向当地档案局备案；

4、民主党派、企业、科技事业单位可参照执行。

      （二）编制的方法

    1、调查研究，摸清家底。一个机关的文件材料归档范围和不归档范围以及根据归档范围制定的文书档案保管期限表，是一个机关档案工作的基石，也是机关档案管理工作的一份法规性文件，所以在编制前要注重调查研究，摸清单位文件材料形成家底，确保涵盖机关的全部文件材料。

 2、各司其责、密切协作。机关的文件材料归档牵涉到机关的各工作部门，各单位在编制文件材料归档范围时，既要分工明确、各司其责，又要相互合作、密切配合，最后汇总形成本机关文件材料归档范围。

 3、结合实际、认真修订。根据已编制的文件材料归档范围，参照国家档案局制定的《文书档案保管期限表》，对已列入归档范围文件材料的价值和重要程度进行判定，确定每一类每一份文件材料的保管期限。同时，要结合本单位、本部门的工作实际，广泛征求意见，逐条修改完善，不要照搬照抄。

（三）审批的程序

 1、各级档案行政管理部门要成立“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查委员会”，负责本级机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作。委员会下设办公室（设在业务指导部门），负责《规定》的组织实施、协调联络、业务指导和监督。

 2、市档案局负责市本级各级机关报送的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批。各县（市、区）档案局负责所属区域内各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作。

 3、各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门的审查委员会审查批准后方可执行，未经同级档案行政管理部门的审查委员会审查批准或审查未通过的单位，不得按新《规定》执行。对已经发文，但未经同级档案行政管理部门的审查委员会审查批准的单位，必须补齐相关手续，待审查批准后，再按批准后的新《规定》执行。

 4、各主管部门要加强对下属单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制修订工作的监督指导，将下属单位的报批稿一并报送当地档案行政管理部门审批。

        5、参照执行单位编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，不需当地档案行政管理部门审批，但需报当地档案行政管理部门备案。编制工作应在当地档案行政管理部门指导下进行。

 6、驻衢省部属单位编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，需报市档案局备案。

四、精心修订，按时上报

年初全市档案工作会议对编制上报《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行了部署，提出了具体的目标和要求，各县（市、区）要严格按照要求，结合本地的实际，精心组织，扎实开展，确保工作任务的完成。市本级分三个阶段进行，第一阶段从7月份开始至8月20日为编制阶段；此阶段，各单位要依据《规定》要求，明确分管领导，建立编制网络人员，组织专人编制好本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。初稿完成后，要广泛征求意见，逐条修改完善。同时，各主管部门在制定或编制本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的同时，要负责指导审查好下属单位的编修新《规定》业务工作。第二阶段从8月20日开始至9月20日为上报阶段；各部门将本机关和下属单位编制好的方案报市档案局审查委员会办公室初审。第三阶段从9月20日开始至11月20日为审批阶段；此阶段，由“市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查委员会”对各单位上报的编制方案进行集中审查批准。11月30日前，全市完成机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制审批工作，各县（市、区）档案局于12月10日将编制审批工作完成情况报市档案局业务指导处。报送方式，采用纸质和电子版本两种同时报送。市本级单位电子版发送至3083311@163.com邮箱。

五、加强督导，扎实推进

全面贯彻实施国家档案局8号令，是当前和今后一段时期各单位做好档案业务规范化建设的一项重要工作任务，各地各单位要积极准备、认真组织、精心编制。各级档案行政主管部门要严格履行职责，加强指导和监督，确保归档文件齐全完整、保管期限划分准确、档案分类规范清楚。同时，要在四个方面下功夫、见成效。一是要抓好培训。各级各单位要抓好新《规定》的培训工作，让修编人员吃透精神、领会要领、把握尺度、掌握方法。同时，在修编过程中，要做到“五个统一”，即统一标准，统一要求，统一方法，统一尺度，统一时限。二是要抓好编制报审。文件材料归档范围和文书档案保管期限表的内容涵盖立档单位的全部职能，各单位要按机关职能排序的顺序排列文件材料。各县（市、区）可根据本地机关档案工作实际，制定合理的编制方案，具体操作由各县（市、区）自行掌握。各单位在报送报批稿时，要将本机关的“三定”方案、说明材料和送审函一并报送。三是要抓好新《规定》的执行。各单位编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查批准后，对2010年度形成的文件材料，必须按新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表执行。四是要抓好检查监督。为了有效促进全市各单位高质量、高标准的完成好文件材料归档范围与文书档案保管期限表的任务，档案行政管理部门要加强检查督导，要把国家档案局8号令的贯彻落实情况列入各单位档案工作年度检查内容和业务工作考核标准。对编制上报标准高、质量好和实施工作进度快的单位予以表扬，对编制上报标准低、质量差和工作进展迟缓、实施不力的单位，要按有关规定给予通报批评。

各单位在编制工作中遇到的具体业务问题，请及时与当地档案局业务指导处（科）联系。市档案局业务指导处联系电话:3083311   3085543。

附件：1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定审批表。（样表见PDF文档）

       2、衢州市××局关于要求审定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的函。（样函见PDF文档）

二○一○年七月十五日