音像档案（包括照片、录音、录像等，下同）及实物档案，是档案的重要组成部分。为加强对我市重大活动、重大项目和重大事件音像及实物档案的收集管理，现就有关问题通知如下：

一、党和国家领导人（国务委员级以上）及省党政主要领导同志来衢州视察，由市档案馆按照通知前往拍照拍摄并留存音像资料；只由新闻单位参与拍照拍摄的，新闻单位应将音像资料的复制件交市档案馆保存；被视察单位自行拍照拍摄的，应于1个月内将音像资料的复制件交市档案馆保存。领导人在我市的题字、题词，由市委办公厅统一收集并每半年向市档案馆移交一次，由市档案馆永久保存。

二、市党政主要领导同志会见外宾和海内外知名人士，由接待单位负责拍照拍摄、收集资料，并于1个月内（接待任务较重的可适当延长移送时间，最长不超过半年）将复制件交市档案馆保存；接待单位如不具备拍照拍摄条件，应通知市档案馆前往拍照拍摄。市党政领导同志出国（境）进行重要考察、访问和招商等活动，由承办单位负责拍照拍摄，并每半年向市档案馆移交一次，由市档案馆保存；对外交往活动中接受的赠送我市或领导同志个人的纪念品，按规定应由单位保存的，有关单位应在半年内移交市档案馆。

三、我市召开的中共党代会、人代会、政协全体会议和在我市召开的全国与国际会议以及市党政主要领导同志参加的其他重要会议，有关部门应通知市档案馆前往拍照拍摄、收集资料；有条件的单位，也可自行拍照拍摄，并于1个月内将音像档案复制件连同有关资料移交市档案馆保存。

四、我市主办或承办的大型经贸、文化、体育、庆典等活动和重大建设项目（含重大科技项目）开工竣工，以及发生的突发性重大事件，有关单位应及时拍照拍摄和收集资料，并于活动（项目）结束后1个月内将音像档案复制件连同有关资料（其中文书档案、科技档案等按国家有关规定管理和移交）移交市档案馆保存；不具备拍照拍摄条件的，应通知市档案馆前往拍照拍摄、收集有关资料和纪念物品。各区市以衢州市名义举办上述活动形成的档案资料，应向市档案馆移交；区市档案馆需要保存的，可保存重份或复制件。

五、以衢州市为受奖对象获得的各种荣誉牌匾、锦旗、工艺制品、证书等，除需要在市委、市政府特定场所摆放、悬挂外，应于半年内统一集中交市档案馆保存。

六、衢州日报社、衢州电视台、衢州人民广播电台等新闻媒体拍照拍摄和录制的重大活动、重大项目和重大事件的照片、录音和录像资料，由本单位档案部门集中保存，任何人不得据为己有。……

七、除特别重大活动、重大项目和重大事件应尽可能保留全过程音像档案外，一般的只保留有代表性的照片、实物或经过剪辑的录音录像，具体范围由市档案馆与有关单位协商确定。

八、为便于市档案馆及时派人拍照拍摄，有关单位应发给市档案馆人员相关证件，配合其拍照拍摄和收集资料，并负责提供被拍照拍摄对象的相关资料（如姓名、事由等）。各单位自行拍照拍摄及收集的音像档案资料和纪念物品，在向市档案馆移交前应注明相关的人物、地点、时间、事由等内容。

九、各部门各单位要高度重视对重大活动、重大项目和重大事件音像及实物档案的收集管理，切实维护好各种档案的完整与安全。档案行政管理部门要依照《档案法》、《衢州市档案管理条例》和本通知要求，加强监督检查。对违反规定或管理不善造成档案丢失、损坏的，要按规定给予批评或处罚。