中共衢州市委   信 访 局

衢州市人民政府         

衢信文[2006]44号

关于印发《衢州市群众来信办理工作暂行规定》的通知

各县（市、区）委和政府办公室，各县（市、区）信访局，市级机关各部门：

现将《衢州市群众来信办理工作暂行规定》印发给你们，请从印发之日起贯彻实行。

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中共衢州市委  /SPAN>信访局

衢州市人民政府       P style="TEXT-ALIGN: right; MARGIN: 0cm 0cm 0pt" class=MsoNormal align=right>                       2006年6月13日

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报：省信访局

衢州市群众来信办理工作暂行规定

为加强和规范办理群众来信工作，认真处理群众来信，根据《信访条例》和《浙江省处理群众来信工作暂行办法》有关规定，结合我市办信工作实际,制定本暂行规定。

第一条 受 理

（一）收信。对群众的来信，要求及时启封，启封时应注意保持邮票、邮戳、邮编、地址及信封内材料的完整。启封后，按主件、附件、信封顺序装订完整。在来信首页右上角空白处加盖收信专用章，填写当日日期，印迹、字迹要端正、清晰。不得在信件上勾画、涂改。

（二）阅信。阅信要准确领会来信的原意，根据内容，认真筛选，分出轻重缓急，为分类办理作好准备。

（三）登记。办信工作人员对所有来信，都要严格按照信访工作计算机管理系统（以下简称信访软件）操作程序，及时登记原信基本情况，确保基本数据完整、准确。原信基本情况包括：姓名、人数、工作单位或地址、收信日期(以收信专用章上日期为准)、发信日期(写信人邮寄日，以邮戳为准)、主要内容、办理方式、办理时限和办理去向。

来信内容摘要应简明扼要，详略得当。对拟上报领导或交办处理的；反映重要情况、提出重要建议意见的来信，内容摘要应相对详细，包括建议意见的主要内容，问题发生的时间、地点，涉及的主要单位和人员，来信人的要求及其理由等。对省级机关转来的信件，在信访软件“文档标题”栏注明“省转”；对中央国家机关转来的信件，在信访软件“文档标题”栏注明“中央转”。

第二条 办理

（一）办理工作程序和方式

按照“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则，来信登记后，一般来信在五个工作日内，重要来信在三个工作日内采取下列方式办理：上报、交办、转送和通报、存信。

1、上报。对需要领导同志阅批处理的来信，以原件上报、摘要上报、综合上报方式报送本级党委、政府领导同志。上报的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再上报。经过核实后上报的，应把核实的情况和有关意见、建议一并报领导同志参阅。

⑴原信上送。将群众来信原件及附件等直接呈报领导同志。

⑵摘要上报。以《来信摘要》(样张见附件1)形式并附原信一并呈报领导同志。可以是单件群众来信的摘要，也可以是多件内容相似群众来信的综合摘要。

⑶综合上报。对带有普遍性、倾向性、苗头性、政策性的重要信件，或有重要参考价值的批评、建议信件等，要认真研究，综合分析,整理汇总，以《信访简报》形式及时呈报同级党委、政府领导，同时报送相关部门和上级信访工作机构。

2、交办。重要信件用发函和发交办单方式交办。

⑴发函交办。对上级交办的来信；领导同志批示要求办理并告知办理结果的来信发函交办。市信访局以《衢信要》文号(样张见附件2)交办给有关部门、下级党委政府或其负责同志。

⑵交办单交办。对领导同志批示要求办理的来信；重大举报、申诉和涉及群众生产、生活的重要事项的来信；对提出个人诉求事实清楚，按政策规定应该解决的或无政策依据但通过工作可以解决的来信；对反映问题较为重要的来信，发《交办单》(样张见附件3)交办。

办理时限及要求：上述交办的重要来信，承办单位须在40天内回告办理情况。办理结果须有审核领导签字、承办人签字、信访人签字。对市委、市政府领导同志批示给县（市、区）委、政府和市级机关单位领导同志的信访件实行批给谁、由谁负责对查处结果审核把关并签批上报。

3、转送和通报。对一般信件，以转送为主，转送时附《衢州市人民来信转送情况通报表》(样张见附件4)，具体适用情况参见其办理要求。承办单位须在60天内将办理简要情况填入通报表反馈给市信访局。

4、存信处理。对已经复核不再受理的来信；不需要办理的重复来信；无参考价值、内容不清及精神异常者的来信及其他不需要办理的来信，一般可存放处理。存信按市本级和六个县（市、区）、年份和来信时间顺序打包，集中存放，一般存放三年后可销毁。

（二）一般信件的办理。一般信件，可单件或多件转送有关县（市、区）信访局或市直有关部门处理；涉及跨地区或应由上级机关部门研究处理、决策参考的信件，转送上一级政府有关部门处理。

（三）重要信件的办理。下列来信为重要信件：上级交办的来信；领导同志批示信；有关党的路线、方针、政策和国家法律、法规、规章等方面的重要意见和建议；重大政策出台后的新情况、新问题和批评建议；重要的社会动态和突发事件；党政机关及其工作人员违纪违法等行为的重大举报；涉及群众生产、生活的重要情况：群众对严重侵害自己或集体的合法权益行为的申诉、控告；社会知名人士的来信等。重要来信可采取上报或交办方式办理。

（四）紧急信件的办理。时效性较强或带有突发性事件的紧急信件，应通过电话、传真等方式，迅速通知有关地方或单位处理，或者直接派员进行查处。对来信中反映的紧急事项或在处理过程中遇有重要情况，应当向本级党政负责人请示汇报或向有关部门通报，同时，应当立即报告上级信访工作机构。

（五）特殊信件办理。

1、联名信。对群众联名写信反映问题的信件，可根据来信内容，报请领导阅批。有权处理的机关应当认真研究，及时调查，实事求是，妥善处理，防止引发集体上访。

2、重复信。同一人或一批人先后几次写信，反映相同的内容，除收到的第一件来信认定为初信外，其余来信为重复信；对一信多投的来信，认定其中一件为初信，其余为重复信。反映内容相似，写信人不同或写信人相同，但内容不同的来信，不能认定为重复信。

对群众第一次来信未作处理或者处理不彻底而导致的重复信，应当认真对待和处理；对要求过高或无理的，有关部门要予以批评教育。对已经过复查、复核的重复信，只作来信登记，不再办理。

3、匿名信。对匿名信的处理应区别对待，无具体事实和反映一般事项的，可按一般信件处理；有重要内容，并且有关事项情节比较具体的，可作重要信件处理。

4、举报信。检举、揭发各级党政机关及其工作人员执行政策、工作作风、违法违纪方面问题的信件，按干部管理权限转送相应纪检、监察、组织部门或其上级党政机关及其领导同志，不得将检举、揭发信件转给被检举、揭发人或单位。

5、涉外信。内容重要的可列为重要信件处理。

6、交叉类信。涉及两个或者两个以上行政机关职责范围的信访事项，由最先受理的行政机关在处理属于本机关职责范围的事项后，应及时移送其他行政机关处理。

7、无归口单位的信。信访事项涉及的原行政机关已合并、分立、撤销的，由继续行使其职权的行政机关受理；职责不清的，由本级人民政府或者其指定的机关受理。

8、捐款(物)信。对救灾、扶贫和为社会福利事业捐款(物)的来信，应当将信件及捐款(物)及时转交有关部门，并对来信人复函致谢。

9、附有票据、证件的信件。来信附有各种票据、证件的，应当根据信件内容作出相应处理，其票据、证件可以转有关部门处理或直接退还本人。

10、其它信件。对恶毒攻击党和国家领导人、攻击社会主义制度等内容反动的信件应转交公安部门处理。

（六）衢州信访网站信件的办理。衢州信访网站局长信箱、留言建议栏目受理的信件，由市信访局通知责任单位办理，承办单位一般在5个工作日内办结，情况比较复杂的可适当延长，但一般不超过30天。办理情况应在衢州信访网站上公开回复，不宜在网上公开回复的的问题，应将办理情况书面回复来信人，并抄告市信访局。

（七）复查复核信件办理。

复查复核信件按《衢州市复查复核工作规程》办理。

（八）承办单位及其办理人员的工作要求。

1、承办单位及其工作人员办理来信事项，应当恪尽职守、秉公办事，查明事实、分清责任，宣传法制、教育疏导，及时、妥善处理，不得推诿、敷衍、拖延。

2、对来信反映的情况，提出的建议、意见，对改进机关工作、促进经济与社会发展有利的，有关机关应当认真研究论证并积极采纳。

3、承办单位在办理工作中，应当听取来信人陈述事实和理由，必要时可以要求来信人、有关组织和人员说明情况；需要进一步核实有关情况的，可以向其他组织和人员调查。对重大、复杂、疑难的信访事项，可以举行听证。

4、承办单位经过调查核实后，应当依照有关法律、法规、规章及其他有关规定，分别作出以下处理：请求事实清楚，符合法律、法规、规章或者其他有关规定的，予以支持；请求事由合理但缺乏法律依据的，应当对信访人做好解释工作；请求缺乏事实根据或者不符合法律、法规、规章或者其他有关规定的，不予支持，但须做好来信人的思想工作。

5、承办单位对内容具体，并且已在《信访条例》规定期限内作出处理意见的署名来信，要尽可能做到件件回访，并填写《信访事项办理回访单》(样张见附件5)，以提高初信一次性办结率，提高办信质量。凡能进行回访的来信，要在办结后的30日内或处理意见所定的解决期限结束后进行回访，检查处理意见的落实情况。

第三条 督查督办

（一）市、县（市、区）信访局发现有关单位出现下列情形应当及时督办，并提出改进建议：无正当理由未按期办结的；未按规定反馈办理结果的；未按规定程序办理的；推诿、敷衍、拖延的；不执行信访处理意见等。收到改进建议的机关应当在30日内书面反馈情况；未采纳改进建议的，应当说明理由。

（二）市、县（市、区）信访局对上级交办件、联名信、重要紧急信和问题重大、有影响以及带有全局性、倾向性、苗头性的来信要重点督查，及时了解处理情况，保证限期结案。督办可以采取电话督办、发函督办(样张见附件6)、请承办单位来人汇报、派员到有关地方或部门实地督促检查等方式进行。

（三）市信访局每年将对转送各县（市、区）的初信办理情况进行一次抽查，主要抽查初信一次性办结率情况，采取实地抽查、查阅有关档案及原始材料或回访来信人等办法。县(市、区)信访局对所有内容具体的署名来信，原则上都要掌握每件来信的处理情况。努力做到件件有着落，事事有结果。

第四条 回复

（一）回复范围。

1、不予受理和不再受理的回复。对各级人民代表大会以及县级以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项不予受理；对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项不予受理；信访事项已经受理或正在办理的，来信人在规定期限内又向上级机关提出同一信访事项，上级机关不予受理。来信人对复核意见不服，仍以同一事实和理由提出投诉请求的不再受理。县级以上信访工作机构应当自收到上述信访事项之日起15日内将不予受理或不再受理的决定书面告知来信人(相关《不予受理告知单》及《不再受理告知单》样张见附件7和附件8)。原信可随告知单退回来信人或作存信处理，已作过回复处理的重复来信，可不作回复。

2、决定受理的回复。有权处理的单位应当自收信和收到转送、交办的信访事项之日起15日内将受理决定书面告知来信人(《来信事项受理告知单》样张见附件9)。

3、调查处理意见的回复。有权处理的单位对信访事项调查核实后，在规定期限内作出的处理意见，应当书面答复来信人。（《信访事项处理意见书》样张见附件10)

4、其它几种需要回复的事项。反映重要情况或重大问题，提出重要意见或建议的来信，具备回复条件的，应予回复；来信人情绪激烈，扬言采取极端行为的来信，除及时请地方党政机关做好工作外，有的可以直接回复，做好来信人的思想疏导教育工作；来信附有证件、票据、现金等，在钱物退回的同时，一般应予回复；来信要求查询以前所写信件办理情况的，原则上应予回复。

（二）回复方式。除受理告知单、处理意见书必须采用书面形式外，其他根据来信内容和来信人的具体情况，可以分别采取书面回复、电话回复或面谈等方式。

（三）回复应以政策、法律为依据，如来信提出不符合政策、缺乏法律依据的要求，或受条件限制一时难以解决的问题应向来信人耐心说明情况，做好思想工作；对党政负责人的有关意见和批示，未经请示，不得将来信内容泄露给来信人。

第五条 报结

经办人员要认真做好反馈材料的登记、审核和送审工作，严把报结质量关。

对处理符合法律、法规、政策的案件，应及时做好《审结单》（样张见附件11）送批办领导审阅后予以结案；对报送程序不符合要求的，要提出改进建议退回重报；对事实不清、处理不当的，向承办单位或部门发《重新办理回告单》(样张见附件12)，提出意见，交承办单位重新办理，退回重新办理的，应自收到重新办理告知单之日起30日内上报。

第六条 归档和统计

做好办信长期档案的收集整理、装订、立卷工作。

下列材料列入档案范围：在原件上送、来信摘要上报、发函交办、编写《信访简报》过程中形成的各种文字材料；编写其他综合材料过程中形成的文字材料；其他较为重要需要归档存查的原信及信件办理资料。

第七条 工作纪律和保密要求

（一）办信工作人员应遵守各项工作纪律，在规定的时限内及时办理来信，不得擅自处理随信寄来的钱款、有价证券、书籍等。

办信工作人员与信访事项或来信人有直接利害关系的应当回避。

（二）办信人员不得向无关人员扩散来信内容，不准擅自将信件带出机关。不得将来信人的检举、揭发材料或者有关情况透露、转给被检举、揭发的人员或者单位。

领导同志有关信访工作和信访材料的批示，以及来信统计数据等情况，未经批准，不得向无关人员泄露或传播。

本办法自下文之日起试行。