衢市档〔2015〕13号

关于开展2015年度全市数字档案室建设测评的通知

各县（市、区）档案局，市直各部门，驻衢省部属各单位：

为认真贯彻落实省、市“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，进一步引导和规范全市数字档案室建设，促进各有关单位档案数字化、信息化和规范化管理水平的提高，根据《浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知》（浙档发〔2015〕18号）要求，现就做好2015年度全市数字档案室建设测评工作通知如下：

一、测评范围

全市县直以上机关、人民团体及国有企业事业单位，驻衢省部属各单位。

二、等级要求

分为数字档案室、规范化数字档案室和示范数字档案室三个等级。

1．“数字档案室”应符合以下基本要求：

（1）档案信息化纳入本单位信息化总体规划，明确分管领导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工作职责，建立本单位档案信息化管理制度；

（2）落实经费，配备必要的档案信息化软硬件设施设备，保证档案信息化工作正常开展；

（3）室藏各类档案全部建立电子目录；

（4）对室藏档案数字化进行规划，制定实施方案，并按计划开展；

（5）档案室配备并使用档案管理软件，能实现档案收集、管理、存储、利用等基本功能；

（6）档案室近3年未发生过重大安全事故且无严重安全隐患。

2．“规范化数字档案室”在达到“数字档案室”基本要求的基础上，还应符合以下必备条件：

（1）室藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字化率不低于60%；

（2）档案室提供数字档案电子目录和相关全文的查阅。

3．“示范数字档案室”在达到“数字档案室”基本要求的基础上，还应符合以下必备条件：

（1）室藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字化率不低于80%；

（2）对具有保存价值的电子文件按国家、省有关规定及时归档并由档案室统一管理；

（3）数字档案开发利用实现网络化服务，支持用户在权限许可范围内在线查看，能为本单位部门和个人提供电子目录和相关全文的查阅。

三、测评标准

“规范化数字档案室”和“示范数字档案室”须依据《浙江省数字档案室建设测评标准》（见附件1）进行打分，采用百分制，测评结果80分（含）至90分命名为“规范化数字档案室”，90分（含）以上命名为“示范数字档案室”。

四、测评方法

数字档案室测评采取统一标准、分级管理的原则，各单位根据自身实际情况，提出数字档案室等级测评申请，各级档案行政管理部门负责本行政区域内数字档案室建设的指导和管理工作，并对已通过测评的数字档案室进行定期抽查。

1．数字档案室

县直以上单位“数字档案室”由同级档案局负责测评、公布，并报省档案局备案。

2．规范化数字档案室

市、县（市、区）直属单位“规范化数字档案室”由同级档案局负责测评、推荐，市档案局负责审核、公布，并报省档案局备案。

3．示范数字档案室

市、县（市、区）直属单位“示范数字档案室”由市档案局负责测评、推荐，省档案局负责审核并统一公布。

五、工作要求

按照省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求，到2020年全省县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室。各单位务必高度重视数字档案室创建的重要意义。今年准备开展数字档案室创建工作的单位，应重点加强本单位室藏档案数字化、电子文件归档与移交接收、电子档案的查询利用等方面的工作。

1．市直各申报单位要按照要求，根据本单位的实际情况申报相应的数字档案室等级，认真填写《浙江省数字档案室申报表》（见附件2，一式三份），并于7月31日前报送至市档案局信息技术处。市档案局将根据各申报单位的实际情况对创建工作开展指导。

2．各县（市、区）档案局请在8月15日之前将本地的示范数字档案室创建计划汇总后报送至市档案局信息技术处。

3．市、县档案局于10月31日之前完成数字档案室和规范化数字档案室的测评、推荐、审核和备案工作。对通过测评的单位及时发文公布。

4．市档案局将在11月15日之前对申报示范数字档案室的单位组织测评，并将测评结果及时上报省档案局，由省档案局负责审核并统一公布。

联系人:江潇、周路忞，联系电话：3080663。逾期未上报的单位将不被列入今年测评范围。

附件：1、浙江省数字档案室建设测评标准（见PDF文档）

      2、浙江省数字档案室申报表（见PDF文档）

      3、2015年度“示范数字档案室”汇总表（见PDF文档）

衢州市档案局

2015年7月7日

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