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关于做好2013年度档案与电子文件登记备份工作的通知
发布时间： 2013.10.21 来源：超级管理员
衢州市档案局文件
衢市档〔2013〕13号
关于做好2013年度档案与电子文件登记备份工作的通知
市直各单位：
为深入贯彻落实浙江省人民政府令第306号《浙江省档案登记备份管理办法》精神，按照《全省档案与电子文件登记备份工作实施计划(2012-2015)》及市委、市政府《关于2013年度市级机关部门综合考核工作的意见》(衢委发〔2013〕9号)的要求，为确保2013年度档案与电子文件登记备份工作的顺利开展，现将有关具体事项通知如下：
一、纳入登记备份范围的单位包括：
（一）按照国家规定向市档案馆移交档案的单位；
（二）承担县级以上重点建设项目的建设单位；
（三）其他根据国家和省的有关要求，需要登记及备份的机关、国有企业、事业单位。
二、登记备份的档案与电子文件主要包括：
（一）具有较高历史保存价值，已纳入文件材料归档范围，永久、长期或30年以上保管期限的档案与电子文件。
（二）具有较高现行凭证价值，涉及公民、法人或其他组织合法权益的档案与电子文件；事关国计民生，其安全问题将可能对经济运行、社会稳定带来较大影响的档案与电子文件；纳入国家档案局重要专业档案目录的档案与电子文件。
（三）其他法律法规规定的，应纳入登记及备份范围的档案与电子文件。
三、档案与电子文件备份的数据形式主要有：
（一）电子业务数据：指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成和处理的数据（库）。
（二）电子公文：指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。
（三）档案数字化成果：指各单位传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录等。
（四）其他电子文件：除本条前三项形式外的属于登记备份范围规定的其它电子文件，如音视频电子文件、科技电子文件、数码照片等。
四、登记备份工作流程
（一）登记上报：各登记单位应于2013年7月底前，向市档案登记备份中心进行档案与电子文件登记，并填写《档案与电子文件登记表》（表格样式见附件2）及相关材料。登记的主要内容包括：
1、档案与电子文件的目录、数量、类型、载体及其信息系统；
2、档案与电子文件的安全保管状况；
3、现有或拟实施的档案与电子文件备份方案及相关材料；
4、保证档案与电子文件完整、准确、系统所采取的控制措施；
5、信息系统安全防护措施等。
内容1进行年度登记，以表格、目录形式报送；内容2－5进行更新登记，以书面材料形式报送。
（二）登记受理及审查：市档案登记备份中心首先对各单位提交的申请登记材料的内容进行核实，对登记单位档案与电子文件的保存价值及安全管理现状、保障体系进行评判；然后根据实际，组织档案、信息安全等领域专家对重要业务系统的备份方案进行可行性论证；最后在价值评判、安全评价、可行性论证等基础上，作出档案与电子文件备份处置决定。
（三）处置决定：市档案登记备份中心向各登记单位反馈登记审核结果和备份处置决定。
（四）备份数据报送：各登记单位根据市档案登记备份中心的登记审核结果及作出的备份处置决定，按照要求开展备份工作，并于9月底前将备份数据报送至市档案登记备份中心。在报送备份数据时，各登记单位应填报《档案与电子文件备份情况表》、《档案与电子文件备份情况明细表》和《档案与电子文件备份数据检验表》等材料（表格样式见附件2）。
（五）备份数据检测与反馈：市档案登记备份中心将对各登记单位报送的备份数据进行业务和技术检测，并形成《档案与电子文件备份数据检验表》，连同检测报告一并反馈给各登记单位；采取在线备份时，可采取集中反馈的方式。对于备份数据不符合要求的，各登记单位应在收到反馈后及时整改，再按要求重新报送。
五、登记备份工作要求
（具体要求见附件1）
六、登记备份工作的考核要求
1、登记备份工作已经列入市委、市政府对市级机关部门的年度工作目标考核，并且作为“一票否决”考项内容。为确保各单位顺利完成2013年度考核任务，请各单位严格按照附件1中的“登记备份工作要求”规范操作执行。
2、对涉及经济安全、社会稳定和广大人民群众切身利益，可能产生重大影响的重要电子业务数据及信息系统，各登记单位要制定符合规范要求的电子业务数据备份方案，并将电子业务数据备份至市档案登记备份中心。
3、根据《全省档案与电子文件登记备份工作实施计划(2012-2015)》的要求，到2015年将全面完成室藏档案数字化。根据这一要求，我市将于2013－2015年分三年完成市直各单位全部室藏档案数字化。为此，希望各单位制订年度计划，加大力度确保2013年完成1/3室藏档案数量的数字化工作。
4、各单位在开展档案数字化和档案信息化服务外包工作时，应严格按照相关标准执行，确保数据质量，同时严格执行保密制度，落实保密措施，切实做好涉密档案的保密工作。
5、未按登记备份工作要求完成任务的单位，不得参加2013年度全市档案工作先进的评选，同时，市档案局将在年度考核结束后予以通报批评。
市档案登记备份中心设在市档案局信息技术处，联系电话：3080531，3080663。
附件：1、登记备份工作要求
2、档案与电子文件登记表(表1-1、表1-2）（见PDF文档）
《档案与电子文件备份情况表》(表2-1）（见PDF文档）
《档案与电子文件备份情况明细表》（见PDF文档）
《档案与电子文件备份数据检验表》(表3）（见PDF文档）
衢州市档案局
2013年5月21日
抄送：市委办，市府办。
衢州市档案局 2013年5月21日印发