档案登记备份工作任重而道远

 

衢州市档案局   聂益武  赵军红

 

2009年省委、省政府决定在全省范围内开展档案与电子文件登记备份工作，2010年衢州市根据省委、省政府的要求和省档案局的统一部署，在全市机关、企事业和重点建设项目等60多家单位开展了档案与电子文件登记备份试点工作，高标准、高质量地完成了各试点单位档案与电子文件登记备份任务，受到了省档案局“平安浙江”考核组的高度评价，获得了全省档案系统“平安浙江”优秀单位称号。

档案与电子文件登记备份是一项崭新的工作，没有现成的经验可以借鉴，只能采取“摸着石头过河”的方法进行探索。去年通过试点实践，取得了一些成绩，但是也遇到了许多问题和矛盾，直接影响、制约了全市档案与电子文件登记备份的质量和安全，必须引起各级各单位的高度重视。

一、存在的问题

去年，为了抓好档案与电子文件登记备份试点工作，我们在宣传发动的基础上，专门组织人员对部分单位进行了摸底调查，与很多单位进行了协调沟通。经调查发现，多数单位的领导对档案与电子文件登记备份工作比较重视，认为档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、可靠性提供监证，有效实现信息资源的全面整合，构建新形势下档案证据保全和信息安全保障机制体系，这是一件利国利民的好事，应该全力支持。但是，也有一些单位的领导和工作人员对档案登记备份工作持不同态度，认识比较狭隘。比如：纸质档案多而无业务数据的单位，对室藏档案数字化成果扫描有畏难情绪，认为时间紧、工作量大，人员难保证、经费难保障，难以按要求完成；一部分有业务数据的单位认为档案部门应该只管纸质档案，业务数据不属于档案的范围；部分业务数据量大的单位认为档案部门的信息设备比较落后、技术力量比较薄弱，没有能力对所有单位的业务数据进行备份。

认识上的不统一，给实际工作的开展带来很多困难：有的单位只愿意登记备份少量的纸质档案数字化成果，不愿将业务数据备份到备份中心；有的单位领导“资源独有”观念比较强，不愿将核心数据备份到备份中心，又担心机密数据外泄，备份给档案部门的数据也避重就轻、有所挑选，致使中心的数据安全恢复效果大打折扣；有的单位对档案部门安全备份的能力及设施设备持怀疑态度，担心发生事故时备份中心无力安全有效恢复数据，既不愿在线备份，也不愿脱机备份；有的单位工作人员害怕做此项工作增加其平时的工作量，有“多一事不如少一事”的消极想法，不愿配合档案部门做这项工作。从整体上看，各单位之间档案登记备份工作开展很不平衡，有的将档案登记备份工作作为本单位的重要工作，全力配合档案部门开展工作；而有的单位却没有将此项工作摆上单位议事日程，即没有工作方案，也没有长远规划，导致档案登记备份工作进展缓慢。

从去年全市试点情况来看，一方面，我们感到市、县两级档案登记备份中心普遍缺少技术人员，大多数只有一名技术人员，有的区、县甚至未配备技术人员。因此，在与备份单位的协调沟通时，讲不透道理，说不清技术要求，不能很好地按规范程序指导开展登记备份工作。另一方面，登记备份单位的工作人员主要由档案人员兼任，他们专长于纸质档案的整理管理，对信息化技术的掌握程度不够，无法对本单位信息化系统中运行的数据开展有效备份。比如：有的单位在开展登记备份工作时，重备份轻登记，没有对本单位档案与电子文件情况开展排查，对究竟有哪些档案与电子文件需要进行登记备份心中无数，填写的“各单位档案管理情况登记表”不能充分反映本单位的实际，登记不到位，造成备份数据的不完整；有的单位不知如何开展登记备份工作，不能根据本单位的业务需求和安全保障条件，确定有效的备份策略和方式，使得本来可以采用在线方式进行备份的单位却采用了离线方式备份，影响了登记备份的工作效率；有的单位对登记备份软件的使用尚不熟悉，造成登记备份数据没有打包、没有形成数字摘要或通过登记备份软件产生的数据存在差错，无法通过档案部门的审核，只有重新返工后再进行移交、报送，增加了双方的工作量；有的单位工作人员对登记备份工作的流程不熟悉，对登记表格的内容不明白，致使登记备份程序混乱、表格填写错误，造成档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求；有的单位不按要求选择质量好、有品牌的单盒装一次写光盘，而是用筒装批量光盘进行数据刻录，致使保存质量无法保证；有的单位光盘刻录后，对光盘所载数据内容没有进行病毒检测和可读性检测，有的在光盘封面上使用粘贴标签，有的没有使用专门的“光盘标签笔”，影响了光盘的数据质量，等等。

档案登记备份中心的软硬件平台建设还比较落后。在硬件设施配置上，由于登记备份中心刚刚建立，很多硬件设施，如配备海量数据存储设备、数据接收服务器、数据管理服务器和安全设备等还没有配备到位。在软件平台建设上，上级部门没有配发统一的软件系统，各地只能与相关信息公司共同研发，软件系统的技术要求和技术标准是否符合备份要求，是否达到真正意义上证据保全的要求，没有专家认可，无法进行全面推广。衢州属欠发达地区，财政资金比较紧张，致使各单位室藏传统档案数字化工作难以顺利开展，这也给档案登记备份工作带来一定难度。要建设高标准、高配置的档案登记备份中心，让各单位放心将各项数据备份存放到中心，也需要资金的大量投入。

二、解决的方法

要加大宣传力度，进一步采取多种形式进行宣传发动。一是要通过电视、广播、报纸等媒体开展宣传，让更多的人了解和支持档案登记备份工作；二是要利用座谈、培训、上门服务、外出取经等方法进行宣传，让他们更深刻地了解登记备份工作的现实意义；三是要充分发挥档案中介服务机构作用，吸引社会力量积极参与档案与电子文件登记备份工作，以良好的服务和精湛的技术，让更多的人知道它的技术含量和工作流程，提高登记备份单位的备份水平；四是要积极开展档案与电子文件突发事故与灾害应急演练工作，通过应急演练这个有效的工作抓手，进一步扩大档案与电子文件登记备份工作的社会影响，吸引更多社会力量参与这项工作，逐步建立起以党委、政府为主导，各有关部门和社会各界共同参与的工作机制，并进一步推动档案与电子文件登记备份中心自身的规范化、制度化建设，保障这项工作的有序开展和长效运行。

开展档案登记备份工作，对设施设备要求高，经费投入大，建设周期长。因此，档案部门一定要精心谋划，要把档案登记备份工作作为项目来建设，并积极向市、县发改部门申请，争取将档案登记备份工作列入市政府重大建设项目之中，以项目获得党委、政府的支持，获得财政经费的支持，促进各部门、各单位对档案登记备份工作的支持。要借助档案登记备份这个抓手，确保档案与电子文件登记备份工作经费和人员有保障。

要按照登记备份中心建设方案，维护现有硬件设备，更新完善存储、备份和安全设备，建立数据容灾中心和灾害应急恢复机制；积极开展市县联动、市县互备机制，并按异地备份的要求，主动与其他省市档案馆合作，开展远程异地备份；强化档案登记备份中心的安全管理，加强日常应急演练，最大程度地确保档案数据万无一失。

要以示范数字档案室创建为契机，加快数字档案室建设，按照省档案局的要求，抓紧指导政府机关在年底前完成室藏档案的数字化转换工作，为档案登记备份工作全面铺开打下扎实的基础。在软件平台建设上，要重新审视定位和有效整合现有软件，特别是面向基层的档案室管理软件和登记备份软件，为基层档案室高效、便捷地开展档案登记备份和示范数字档案室创建工作提供软件支撑平台。同时，各登记备份中心应在被接收数据原有运行网络的基础上，考虑铺设专网或虚拟专网，为高速、安全地在线接收数据打好基础。

市、县两级应根据试点成果和经验，组织人员修订和完善相关的移交备份制度、安全管理制度、利用审批制度、鉴定销毁制度、机房管理制度、登记统计制度、人员岗位责任制度、保密制度等，做到有章可循。同时，要组织人员制定出台适合本地实际的档案登记备份标准规范和技术流程。

一是把档案登记备份工作与档案业务培训结合起来。要将档案登记备份工作列入全市档案人员继续教育和岗位培训班的教学内容，邀请部分专家和技术人员授课，让每一名档案工作人员知流程、会操作。二是把档案登记备份工作与档案学会工作结合起来。要把档案登记备份工作作为学会研究的重点，让学会研究成果能真正为档案登记备份工作解难题、办实事。三是把档案登记备份工作与档案业务工作结合起来。业务指导时既要传授软件操作技能，又要将登记备份过程中光盘的选择、刻录、封面制作等方面的经验传授给工作人员，确保各单位能按照规定的流程和技术规范，有计划、按步骤地完成档案登记备份任务。

档案登记备份工作是一项系统工程，任重而道远，需要迎难而上，各方协力，真抓实干，稳步推进。路漫漫兮，我们将“上下求索”，相信“路就在脚下”！