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关于开展档案与电子文件登记备份工作的通知(2012)

发布时间： 2014.07.22 来源：超级管理员

衢州市卫生局

衢州市档案局

衢市卫发〔2012〕128号

关于开展档案与电子文件登记备份工作的通知

市直各医疗卫生单位：

为切实保障档案与电子文件安全，不断提升档案服务全市卫生工作的水平，根据浙江省卫生厅、浙江省档案局《关于开展档案与电子文件登记备份工作的通知》（浙卫发〔2012〕191号）和市委办公室、市政府办公室《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》(衢委办〔2010〕59号）要求，现就开展好档案与电子文件登记备份工作通知如下：

一、高度重视、明确任务、扎实推进，切实做好档案与电子文件登记备份工作

各单位要以科学发展观为指导，认真学习和贯彻有关文件精神，充分认识档案与电子文件登记备份工作的重要意义，明确工作任务，扎实开展好电子公文的归档和管理、重要纸质档案数字化转换、电子业务数据的备份、数字档案室建设和及时向市档案馆进行登记备份等工作。

（一）认真做好电子公文的归档和管理。各单位应将电子公文归档管理纳入档案工作范围，明确职责，落实分管领导，协调解决实际问题。要按照上述文件和省档案局《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》(浙档〔2009〕55号）要求，建立健全电子文件管理制度，并结合相应的技术措施，对本单位电子公文的形成、办理、传输、保存、利用、销毁等环节实现全程管理。对具有保存价值的电子公文，要按照国家和省有关标准进行整理归档，确保电子公文的真实、完整及可用；暂不具备归档条件的，也要做好数据备份工作。对已归档保存的电子公文，要加强曰常安全管理，进行实时或定期备份，确保归档电子公文的真实、准确、完整和可读可用。

（二）加快重要纸质档案数字化转换工作。信息化建设是实现档案利用数字化、网络化和信息共享的一项基础性工作。市直各医疗卫生单位要按照统一管理、规范标准、便于利用、安全保密的要求，将具有永久、长期保存价值的传统纸质文书档案、业务档案及声像、照片等载体档案进行数字化转换，并将数字化成果归档保存。

（三）切实有效开展电子业务数据备份工作。各单位要加大软硬件设施投入，做好电子业务数据的日常备份工作，保障数据的安全有效。电子业务数据的备份周期应根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确定，对数据变动频繁的，可每日备份，对数据变动较少的，可按照变更周期进行每周、每月、每季度定期备份。

（四）积极稳妥推进数字档案室建设。各单位要高度重视档案信息化建设，把档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，推进数字档案室创建。同时加强对档案信息化系统的安全管理。各单位应将档案信息系统安全管理工作列入本单位安全保密工作的重要内容，明确主管领导，指定专人负责本单位档案信息化工作各项安全措施的落实及日常管理，确保档案信息安全。

（五）及时向市档案馆进行登记备份。各单位应按照市档案局的要求，定期向市档案管报送档案与电子文件的登记信息和备份数据，并对登记备份数据的真实性、完整性和有效性负责。备份的内容包括医疗卫生管理过程中形成的重要涉及民生权益、公共利益的电子业务数据，具有永久和30年以上保存价值的电子公文和传统载体档案。

二、规范程序、突出重点、健全机制，明确档案与电子文件登记备份工作要求

（一）规范档案与电子文件登记备份工作程序。各单位应按照市档案局的要求，每年进行一次登记备份，在次年6月底前完成前一年度形成的归档电子公文和传统载体档案数字化成果的备份。备份数据于9月底前报送市档案与电子文件登记备份中心。备份数据报送可采取脱机载体报送、在线定期传输、在线实时传输等方式。对于更新频繁的电子业务数据，宜采取定期或实时在线传输的方式报送；对于更新周期较长的电子业务数据，可采用脱机载体（如光盘、磁带等）方式报送；对于电子公文，可采取定期在线传输或脱机载体方式报送；对于档案数字化成果，宜采用一次写入型光盘或磁带等脱机载体方式报送。登记备份数据质量应符合相关规定。上述内容将按照省委平安浙江考核的标准和市委、市政府档案工作目标考核的标准进行考核。

（二）突出重点专业档案登记备份工作。根据国家基本专业档案目录，城乡居民健康档案、病历档案和医师资格档案是卫生档案重要组成部分，属于登记备份的范围。《出生医学证明》签发机构在为当事人签发后5年，应将《出生医学证明》存根和申领材料等纸质档案及数字化成果移交和备份到市档案馆。形成和保管上述档案、电子文件的市直各医疗卫生单位，在市档案局的指导下，积极做好纸质档案、电子公文及业务数据登记备份工作，按规定向市档案馆移交备份数据。

（三）健全档案登记备份工作机制。档案与电子文件登记备份工作是一项全新的工作。各单位要加强领导、明确职责、分工协作、共同推进档案与电子文件登记备份工作的开展。要明确登记备份工作目标任务和具体工作要求，制定符合规范要求的电子业务数据备份方案。市卫生局将档案工作纳入年度综合目标考核，定期进行检查，各单位要高度重视，加强日常管理，为登记备份工作开展创造必要的条件，推动全市卫生系统档案与电子文件登记备份工作的顺利开展。

衢州市卫生局衢州市档案局

2012年10月18日