1935年，美国国家档案馆迁入位于华盛顿的新大楼。为使新成立的国家档案馆尽快走上正轨，大规模招聘开始了。招聘期间，档案馆共收到超过1.5万份的申请，最终只有几百人被选为正式员工，这其中就有后来成为美国国家档案馆馆长的韦恩·克莱顿·格罗弗（Wayne Clayton Grover）。

    格罗弗是美国国家档案馆第三任馆长，也是任期最长的一位。在1948年至1965年间，他运用超凡的手段，将理论、实践、行政措施高效结合，塑造出今天领先世界其他同类机构的美国国家档案馆。美国现代档案学之父沃尔多·G·利兰曾说：“因为你（格罗弗），我们看到了一座现代档案馆应有的模样。”

军中的档案生涯

    格罗弗1906年生于犹他州加兰市，曾先后做过兼职记者和参议院邮局工作人员。1935年1月，格罗弗决定改行申请美国国家档案馆的工作，同年7月他顺利成为美国国家档案馆的一员，从事档案接收。

    格罗弗晋升相当迅速。1937年秋，他已开始管理美国陆军部档案。此后四年间，他花费大量心血对美国陆军、国防委员会、战时工业委员会档案整理编目。与此同时，他在学业上继续深造。1937年6月，他获得美国大学政治学硕士学位，1940年，通过了公共管理博士的入学考试。

    1941年9月16日，格罗弗被提升为部门副主任。不久后，他就被借调到信息协调办公室（后为战略情报局，即OSS）的研究分析科担任技术助理。在OSS办公期间，他主要负责为每周出版的战争趋势报告收集、评估及编辑研究数据。二战前提出的文件“生命周期”概念以及档案人员介入文件管理的理念认为，如果档案人员帮助其他机构管理文件，则今后归档时的评估、整理编目和保存会更容易。基于这一理念，在1941年初，虽没有明确的立法授权，美国国家档案馆已启动文件管理程序帮助其他机构管理文件。

    各种经验和实践证明，档案要得到妥善管理，档案人员必须在现行文件管理中也发挥作用。这个理念对格罗弗本人以及美国国家档案馆此后数十年的发展产生了重大影响。

    1943年1月5日，格罗弗开始服役，负责管理军事文件，并制定了美国陆军及陆军部文件管理的政策和工作程序。战争期间，他在军中开创并发展了一套综合性的文件管理系统，为现行文件的管理、无价值文件的定期清理、重要文件的保存提供了行之有效的管理方法。

    1946年5月，格罗弗退役后担任民兵指挥官办公室文件管理部门主任。战争期间，军队遗留下来的文件汗牛充栋，除了军队，整个联邦政府创造的文件数量也远超以往。据统计，战后联邦政府已积累了1800万立方英尺的文件，其中近半是在战争期间产生的。

小个子馆长的大能量

    1947年夏天，格罗弗回到美国国家档案馆，作为馆长助理监管档案工作。1948年6月3日，通过杜鲁门总统提名格罗弗正式成为美国第三任国家档案馆馆长。据众议员爱德华·P·博兰描述，新任馆长是一位“矮小且敦实的男人，具有安静的举止和低沉的声音，伴随着机智和惯有的笑容。他总是仪表整洁，看上去既像学者，又像管理者”。

    格罗弗上任后，面临前所未有的困难，馆藏档案比战前增加了一倍，这些档案在被利用之前，还要经过整理编目；且工作人员在1942-1948年间从315人减少至220人。

    不过格罗弗面临的最大挑战还是国家档案馆在政府部门中的定位问题。1947年7月，以精简联邦政府部门为目的的胡佛委员会成立，格罗弗作为顾问协助委员会解决联邦档案管理中的问题。他开始游说议员们制定全面的文件管理法律及划拨必要资金，以便让国家档案馆帮助各机构更好地管理他们的文件。虽然他成功地让委员会认识到新的档案管理立法的必要性，但他想要继续保持国家档案馆作为独立机构的希望却落空了。委员会建议创建一个具备所有政府内务职能的总务机构，文件管理和档案管理只是其中之一，这意味着国家档案馆将沦为一个庞大机构的组成部分。

    不顾格罗弗的反对，国会和总统通过了该提案。自此，美国国家档案馆在1949年7月1日划归到新组建的总务管理局（GSA）麾下。

    格罗弗在1950年联邦文件法的制订中起到了重要作用，这是第一个政府层面上的文件管理章程。此外，该法案授予GSA更大权力，使其能够改进文件产生、保管、利用、处理的程序。GSA将此任务交由格罗弗和国家档案馆负责。

    在格罗弗的领导下，一套羽翼丰满的文件管理程序得以成型，并开始为各联邦机构服务。在全美各地还形成了联邦文件中心网络，提供经济的文件存储和快速访问业务。到格罗弗1965年退休时，这些遍布全美的文件中心已拥有超过600万立方英尺的馆藏量，每年提供超过300万人次的查阅服务。

将《独立宣言》《美国宪法》收入美国国家档案馆

    格罗弗认为，当前文件管理和档案管理有太多交集。他相信，通过积极参与文件管理，美国国家档案馆能为联邦文件的管理带来秩序和效率。他还认为：“档案人想要与新生的文件管理专家划清界限实在是太愚蠢了，文件管理者也不应有类似想法。我们的共同利益太重要。”

    提及美国国家档案馆在文件管理中与日俱增的作用，格罗弗说：“国家档案馆作为文化机构，不仅服务于学术界，也服务于广义上的政府，这样的定位将会使档案馆的发展达到我们想象不到的高度。”格罗弗将档案视作国家的重要资源，他强调，档案必须被妥善保存，因为“它们为国家政府的组织和经营带来一致性和连贯性；它们记录了来之不易的经验和知识以及公民的权利和义务；它们记录了过去，并且指引我们走向未来”。

    格罗弗花费大量精力试图让政府档案更易利用。对外，他成功敦促国会立法支持档案工作，例如限制各机构将文件保密期定为50年以上。对内，他强调开发更多的档案检索工具以及缩微出版物。

    格罗弗强调受众更广泛的出版物和展览计划，让数百万美国人认识到所有公民都能利用档案。令格罗弗最引以为傲的成就是将《独立宣言》和藏于国会图书馆的《美国宪法》收入美国国家档案馆囊中。美国国家档案馆的圆形大厅就是为了展示它们而专门建造的。1952年，经过与国会图书馆的谈判，格罗弗终于梦想成真，他写道：“杰斐逊希望自己墓志铭为‘《独立宣言》的作者’，而我希望在我的墓碑上刻下‘我看到它被郑重地收藏在国家档案馆里’。”

    除完成档案馆内部工作之外，格罗弗也非常注重与外部机构的联系。他曾数次为各类档案及历史机构提供建议，也曾针对非联邦档案机构和文件管理部门的受众发表讲话并撰写文章。他积极参加美国档案工作者协会的事务，于1953-1954年间任该会会长。

    此外，格罗弗与学术界的关系也极为紧密。他希望档案人与历史学家能够保持密切联系。他认为：“虽然档案学有其独立的知识体系、资质要求和工作职责，但它不应与历史或其他学科割裂开来，正如家庭中的成员不应被摒弃一样。”

    格罗弗在档案界与历史界的良好声誉也为他的职业生涯带来裨益。德怀特·戴维·艾森豪威尔当选总统后，由于档案人和历史学家们的鼎力支持，格罗弗的职位依旧如故。这也开创了一个先例——总统的换届并不意味着美国国家档案馆馆长的位置必须换人。

    得益于格罗弗的远见卓识和出色领导，虽然面临人员短缺、资源不足等一系列困难，美国国家档案馆还是成为对于国家和公众都具有不可估量价值的机构。由于在学术、档案管理以及文件管理等方面的贡献，格罗弗被授予总务管理局杰出服务奖（1959年）和职业服务奖（1962年）。

    1965年11月2日，格罗弗致函林登·约翰逊总统，他说：“我在这个位子上已经待得太久了，但我对总统图书馆以及美国国家档案馆的支持和热情将继续保持下去。”他还建议，美国国家档案馆应重新成为独立的机构。四天后，格罗弗结束了30多年的档案服务工作。在他退休后，华盛顿邮报的一篇社论回顾了格罗弗作出的诸多贡献，称赞他“赢得了历史学家的尊重，赢得了国家的感激之情。我们向他致敬并祝他好运”。正如格罗弗所承诺的，他退休后作为国家档案馆馆长和总统图书馆的顾问，继续为美国档案事业贡献力量，直至1970年6月8日在马里兰州的家中溘然长逝。

    （作者系美国历史学家、档案学家，原载于美国国家档案馆馆刊《序言》）

    原载于《中国档案报》2013年7月29日 总第2489期 第三版