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全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案

发布时间： 2013.09.17 来源：衢州市档案局业务督导处

关于印发《全省电子文件和

数字档案登记备份工作实施方案》的通知

浙档发〔2010〕12号

各市、县（市、区）档案局：

根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<电子文件管理暂行办法>的通知》（厅字〔2009〕39号）和《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号），我们制定了《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》，现印发给你们。请各地结合实际贯彻执行，制订本地区电子文件和数字档案登记备份工作的实施细则和具体工作计划，尽早启动档案登记备份工作，确保今年各项任务的顺利完成。

浙江省档案局

2010年4月8日

全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案

为贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<电子文件管理暂行办法>的通知》（厅字〔2009〕39号）和《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号，以下简称省“两办”《通知》），全面推进全省电子文件和数字档案登记备份工作（以下简称“档案登记备份工作”）的顺利实施，特制定本实施方案。

一、总体要求

坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实档案法律法规及《电子文件管理暂行办法》、省“两办”《通知》精神，全面推进档案登记备份工作；通过登记备份这一重大战略部署的实施，实现档案证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能，构建新形势下档案安全保障体系和档案信息资源体系，不断提升档案工作服务大局、服务社会、服务现实的能力。

二、组织领导

根据省“两办”《通知》精神，各市、县（市、区）都要建立由党委或政府分管领导任组长的档案登记备份工作领导（协调）小组，明确发展改革、信息、机构编制、财政、保密、档案等相关部门职责；加大对档案登记备份工作实施情况的督查和考核力度，争取纳入政府工作考核，纳入相关主管部门的工作规划和检查内容；加大对档案登记备份工作的资金投入，将本级国家综合档案馆建设档案登记备份中心，以及各级机关事业单位开展档案登记备份所需经费列入同级财政预算。

各级档案行政管理部门要根据全省档案登记备份工作总体部署，与有关部门密切配合，切实抓好档案登记备份工作的组织实施。加大对省“两办”《通知》的宣贯力度，制定本地区档案登记备份工作总体规划和实施方案，把档案登记备份工作纳入档案工作相关考核要求。抓紧制定和完善相关法规制度和标准规范，积极引导、推进档案登记备份中心规范化建设。完善工作协调机制，加强档案登记备份工作队伍建设和人才培训，积极吸引社会力量参与，形成各系统、各相关部门共同参与的档案登记备份工作格局。

各级国家综合档案馆要加快档案馆基础设施和登记备份软硬件平台建设，抓紧建立档案登记备份中心，通过建立制度、落实机构，搭建软硬件平台和配备信息安全、网络管理、数据库、硬件维护等专业人才，切实做好本级档案登记备份数据接收、管理、维护等各项准备工作。

各级机关、团体、国有企事业单位要根据《通知》精神和档案行政管理部门的统一安排，加强对本单位档案登记备份工作的领导，成立领导（协调）小组，明确专门机构和人员，配备必要的信息化设施，确保本单位档案登记备份工作的顺利开展。

三、目标任务

（一）建立各级档案登记备份中心（以下简称“档案登记备份中心”）。2010年，省和设区的市及县域经济社会发展较快的县（市、区）建立档案登记备份中心；“十二五”期间，省、市、县（市、区）全部建立档案登记备份中心, 全面开展档案登记备份工作，同时，根据国家有关容灾备份的要求，在馆际间建立异地备份库。

（二）优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。“十二五”期间，完成重点涉民单位（部门）的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。根据国家关于电子文件中心建设的有关要求，全面开展机关单位的电子文件归档备份工作。

（三）抓好重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则，省档案局对列入省政府重大项目建设行动计划和省级以上政府投资项目的档案实施登记备份；各市、县（市、区）档案局应根据档案登记备份工作总体要求，结合本地实际，确定重点建设项目档案登记备份的具体范围，有序开展重点建设项目的档案登记备份工作。

（四）加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各级机关、团体、企事业单位要加强对本单位重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案（包括纸质、声像、音像、照片等）的数字化转换，为开展档案登记备份工作打下基础。“十二五”期间，全省60%县级以上机关、团体、国有企事业单位建成数字档案室。

（五）积极引导国有企业、事业单位开展档案登记备份工作。同时，根据自愿原则，开展民营企业、重要人物的档案登记备份工作。

四、档案登记备份的范围、数据形式

（一）范围

根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份范围的档案包括：

1.法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

2.相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是各级业务主管机关、人民团体及下属的二、三级单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括人力资源和社会保障、城乡住房和建设、医疗卫生、教育、民政、农林、环保、工商、质监、食品药品监督、安全生产监督、国土资源及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）；（2）国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案；（3）重点建设项目领域。重点是由县级以上重点建设项目形成的对国家和社会具有长久保存价值的档案。

3.在自愿基础上，对非国有企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

国家和省另有规定的，依照有关规定执行。

（二）档案数据形式

主要有三种数据形式：

1.电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。

2.电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

3.档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

五、档案登记备份的程序与时间要求

各单位首先应填报《各单位档案管理情况登记表》（见附件1），并做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作。

档案登记备份的具体程序与时间要求规定如下：

（一） 程序

1. 填写材料

各单位根据档案登记备份的时间要求，在移交档案登记备份数据前认真填写《电子文件和数字档案备份情况表》（包括续表，见附件2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。

以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《档案数据登记备份情况表》（续表）以档案登记备份载体（包）为单位填写，并包含每份载体（包）的唯一认证信息。

2. 生成备份载体（包）

各单位应根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果,在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求分别如下：

（1）电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保障条件，确定不同的备份策略和方式，采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据（库）备份，并形成备份载体（包）。报送单位应确保备份数据的真实性、完整性和安全性。登记备份数据是否需要加密，根据各单位实际确定。

（2）电子公文。登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

（3）档案数字化成果。各单位应按照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》（浙档〔2007〕4号）等规定，优先将纳入登记备份范围的具有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换，并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。

3. 报送与移交

各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送给档案登记备份中心，同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类档案数据的移交方式分别如下：

（1）电子业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体（光盘、磁带等）方式移交。

（2）电子公文。采用在线传输或脱机载体移交等方式。

（3）档案数字化成果。采用光盘移交方式。

4. 受理、审核

档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家、省有关规定，及时进行受理、审核。审核内容包括以下两个方面：

（1）材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合浙委办〔2009〕140号文件和有关档案法规政策规定，《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整、有效。

（2）技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。

5. 反馈

档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。

（二）时间

首次登记备份时间根据当地档案行政管理部门的通知安排办理。其后，各类档案数据的登记备份时间要求如下：

1.电子业务数据

电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。

2.电子公文

电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。具体参照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

3.档案数字化成果

档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。
附件1：

各单位档案管理情况登记表

填报单位（盖章）：填报日期：

单位名称			综合档案室负责人
分管领导			联系电话
地址			邮编
电子业务数据（库）管理情况	业务系统（档案）名称
	软件环境（型号、版本等）
	现备份方式
	传统档案管理及数字化情况	传统档案管理情况	文书档案（卷、件）
业务档案（卷、件）
科技档案（卷、件）
特种载体档案（卷、件）
其他（请说明）
档案数字化成果情况			成果总数据量（GB）
			目录数据库（条）
			全文数据库（页）
			多媒体数据库（小时）
		其他（请说明）

附件2：

电子文件和数字档案备份情况表

移交批次编号：

填报单位
经办部门		填报日期
情况说明	本次共移交份备份载体个备份文件包。
经办人	（签名）	检查人	（签名）
单位领导审批意见	（单位盖章）年月日
主管机关审批意见	（主管机关盖章）年月日

注：“主管机关审批意见”栏只针对二三级单位。

电子文件和数字档案备份情况表（续表）

单位名称（盖章）：

载体（包）编号	备份形成时间	内容说明	数字摘要	载体形式	实际容量（MB）

注：“数字摘要”是指对备份载体（包）用MD5、SHA1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性。“载体形式”指档案备份数据载体形式，包括：光盘、磁带或在线移交等。
附件3：

档案备份数据移交、接收检验表

移交单位	（盖章）年月日
移交人	（签名）年月日	检查人	（签名）年月日
移交批次编号
档案备份载体（包）自检情况
接收单位	（盖章）年月日
材料审核情况
技术检测情况	载体外观检验情况
	病毒检验情况
	可靠性检验情况
	完整性检验情况
	规范性检验情况（电子业务数据除外）
	技术方法与相关软件、说明资料检验（包括是否有加密、电子签名等）
处理意见	（经办人签名）

注:“接收单位”及以下栏目由档案登记备份中心填写。

抄送：省直各单位

浙江省档案局办公室 2010年4月8日印发