11月9日，市档案局局长付炳旺、行政审批处处长赵军红一行来市民政局开展2016年度档案年检工作。市民政局局长徐延山、副局长罗文昆、办公室主任徐晓冬及档案员等参加检查工作座谈会。
    市档案局检查组一行实地检查了档案库房安全管理及设施配备情况、档案管理规章制度的制定和落实情况，并随机抽查了部分文书档案、业务档案案卷、照片档案、档案数字化情况。
    付炳旺局长高度肯定了民政档案工作。他指出，市民政局领导对档案工作重视程度特别高，档案工作标准特别高，档案制度落实特别好。同时他希望：一是提高全员档案安全意识。二是推进档案标准化、示范化建设。三是组织培训，加强对直属单位档案工作指导。四是加强部门档案信息报送。
    会上，徐延山局长根据民政工作实际对民政档案工作提出“五个强化”要求。一是强化档案意识。民政档案点多面广，档案工作具有系统性、适时性、持续性、保密性等特点，特别是特种载体档案（照片档案、视频录像等）要做到定期收集、定期整理。二是强化制度建设。建立完善并严格执行档案数据安全管理、存储备份、利用审批、鉴定销毁、保密管理等制度。进一步完善档案标准体系建设，明确档案工作职责和任务。三是强化人员培训。提高档案人员管理知识水平和操作技能，充分发挥和调动档案工作人员的积极性，努力适应新形势工作要求。四是强化设备建设。加大配套硬件设施建设投入，及时解决工作中的问题和困难。五是强化安全管理。档案库房做好“十防”工作，确保档案质量，同时做好档案备份，强化档案保密意识，采取可行性措施，落实档案安全管理。
    罗文昆副局长作了自查报告。他指出，市民政局在市档案局指导下，以“浙江省示范数字档案室”为基础，进一步加强档案管理。一是加强领导，档案工作基础保障进一步强化。以完善组织建设为保障、加强业务培训为基础、严格制度执行为举措，切实做好档案工作。二是规范管理，档案工作管理水平进一步提升。注重档案收集整理，档案保管利用及数字档案建设。并对下一步档案工作作了重要部署。要做好2017年档案移交进馆工作，2016年档案登记备份工作，新办公楼档案室前期建设工作等。要继续学习贯彻落实档案相关法律法规文件，提高档案管理员业务素质，狠抓档案日常管理各项工作，力争民政局档案管理工作再上新台阶。
    赵军红处长将检查情况作了反馈：一是领导重视，档案工作制度规范，落实专人负责。二是档案库房干净、整洁，配置了必要设施设备。三是档案收集齐全，整理规范，完成数字化工作。特别是照片档案整理规范。同时，对下一步档案管理工作提出要求：一要注重大事记、人员花名册、人员调动存根、各项会议记录等材料收集工作；二要注重婚姻登记、收养等业务档案的归档工作；三要注重基建档案的规范化工作；四要注重特种载体档案收集整理工作；五要开展培训，提高全员档案意识，对直属单位档案工作进行监督指导。