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重基础强督导扎实推进数字档案室建设--常山县档案局数字档案室建设的实践与思考

发布时间： 2016.04.11 来源：超级管理员

数字档案室建设是推进档案转型升级的迫切需要，也是我省“十三五”期间推进档案事业发展的重要抓手和重点工作。常山县档案局力求抓早、抓实，做到“主动抓、抓主动”，及时研究创建工作方案，落实工作措施，扎实开展数字档案馆（室）建设等各项工作，并取得一定新成效，走在全市前列。现将常山县数字档案室建设情况汇报如下。

一、基本情况

我县现有乡镇（街道）、县直部门、国企共90家，到2015年底，已创建数字档案室（含通过省一级档案目标管理认定单位）32家，其中，规范数字档案室19家，示范数字档案室13家，分别占创建总数的35.5%、21.1%和14.4%。

二、主要做法

根据省、市档案局《关于开展数字档室建设测评工作的通知》要求，结合常山实际，有序开展各项工作。主要做了以下几个方面工作。

1、深入调研，夯实创建工作基础。一是学习领会。召开局党组扩大会议, 及时传达贯彻全省数字档案馆（室）建设推进工作视频会议精神，学习省、市、县有关文件，深刻领会领导讲话和文件精神，为做好数字档案室建设明确方向。二是摸清实情。由局班子成员带队，相关科室人员参与对全县各单位的档案基础、分管领导、从档人员、设施设备、档案数量、档案安全等情况进行详细了解，全面掌握第一手材料，为数字档案（馆）室建设奠定基础。三是争取支持。局主要领导分别向分管档案工作的县委、县政府领导就“十三五”期间档案工作，特别是数字档案室建设作了全面汇报,县领导十分重视，分别到档案局开展调研，就全面开展数字档案室建设提出具体要求，并表示全力支持档案工作。

2、规划引领，全面落实工作任务。一是制定规划。多次召开局班子会议，认真研究全县数字档案室建设工作。把数字档案室建设列入“十三五”档案事业发展规划和年度计划，摆上重要议事日程；制定数字档案室建设工作方案，明确重大意义、工作部署、测评标准和工作要求等内容。二是全面部署。去年8月和今3月初，分年度召开全县数字档案（馆）室建设工作部署会。全县各乡镇（街道）、机关单位、人民团体、国有企业分管档案工作的领导参加会议。会上，局领导全面部署我县数字档案馆（室）建设和测评工作，县政府分管领导到会讲话，并提出工作要求；分年度下发《关于加快常山县数字档案馆（室）建设和测评工作的通知》文件，明确时间、部署、要求等。我们采取单位自行申报与局统筹安排相结合的方式确定每年创建单位名单，倒排时间，突出重点，有序地开展业务指导和工作督导。三是注重培训。去年8月，召开全县各单位档案员业务培训会，就如何开展数字档案室建设和测评工作以及档案的收集、分类、归档、保密等方面的内容进行了系统的培训，就创建各类数字档案室的一些规范指标和要求进行了详细解读，提高档案业务人员的整体素质和工作能力。

3、加大投资，实现室藏档案数字化。一是建优设施。通过项目包装争取县财政资金700万元，用于馆中心机房建设，配备各种较为先进的网络平台、安全检测、数据保全等设备，实现内网与其它网络物理隔离，政务网与互联网逻辑隔离，安全稳定的网络平台，为数字档案室建设提供有力保障。二是推进数字化。从2014年开始，通过投标由省档案事务所中标，派出10多人常驻常山，对全县75多个机关单位2013年以前的室藏文书档案全部进行数字化工作，档案总卷数4.8万卷，完成目录数据76万多条，全文扫描475万页，有47家单位使用博通档案管理平台。

4、强化督导，狠抓创建工作落实。一是联动服务。局档案业务科等科室的同志主动上门，工作在基层，开展面对面地教、手把手地指导，从源头上保证了档案的齐全完整和规范整理。针对基层档案员人力不足、业务不精等“短板”，我们不断创新方法，从2009年11月起，通过以劳务派遣的形式聘请省档案事务所的4名专业人员组成常备团队，有重点、有计划帮助基层单位开展档案整理、分类、归档和数字化工作，加快了我县数字档案室创建工作进度，提高了档案质量。二是联合督查。县档案局会同县督考办、县人大等单位开展联合督查，通报工作进度，发现问题及时提醒和整改，确保数字档案室建设按计划、保质保量完成。三是强化考核。把“五个档案”建设和数字档案室创建测评工作列入县委对各乡镇、机关单位年度工作目标考核内容之一，做到同步部署、同步检查、同步考核。

三、存在问题

数字档案室建设时间紧、任务重、要求高，在工作推进过程中也会遇到许多问题，主要有：一是少数领导对档案的重视程度不够；二是缺乏专职人员，档案队伍稳定性差，人员变动频繁，业务素质参差不齐；三是收集档案资料的主动性不够，档案存放零散，收集整理不及时、不完整、不规范；四是档案硬件设施不到位；五是缺少信息化专业人才，平台建设滞后；六是发展层次低，目前仅停留在资料数字化这一阶段，离数据共享化、管理职能化、利用网络化仍有较大差距。

四、体会和建议

1、争取领导更多支持是关键。要紧扣中心，主动作为，争取得到县委、县政府领导对档案工作的重视和支持，在人力（如：给予乡镇档案员编制）、财力、物力以及督查考核力度等方面的支持。

2、加强档案队伍建设是基础。自上而下共同努力，争取乡镇档案员编制，争取县里出台相应规定，保持档案人员相对稳定；为基层档案员创造条件，鼓励、支持他们参加各类业务知识培训和职称考试，提高其业务素质。

3、加快网络平台建设是重点。要按照有关规定，促进文件管理部门和形成部门、信息部门、电子政务部门共同参与电子文件收集归档工作，形成各相关部门齐抓共管的工作机制。开发全省统一的电子文件归档与移交接收平台及查询共享平台，自上而下推广应用，既能标准统一，又节省时间和资金，避免重复建设。

4、加强指导考核力度是保障。要制定计划，明确任务，因地制宜，分类指导，科学安排，先易后难，有序推进。要自上而下，争取把此项工作列入对党委政府工作考核内容，增强领导的档案意识和重视程度。要加强业务指导和工作督导，提升档案员的整体素质，从基层和源头抓起。

常山县档案局饶贤福