衢州市综合行政执法局文件

衢执法〔2005〕2号

衢州市综合行政执法局

关于印发法律文书制作与使用说明的通知

各支队（中心），局机关各处室：

为规范法律文书的使用和办案程序，提高执法水平，现将法律文书的统一式样和制作与使用说明印发给你们，请认真遵照执行。

各单位要认真组织学习和培训，使广大执法人员能熟练掌握和使用。市局法制处要切实加强对法律文书制作和使用的监督指导。执行中遇到的问题请及时向市局法制处反馈。

附件：1、法律文书统一式样（见PDF文档）

          2、法律文书制作与使用说明

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二○○五年一月五日

附件2

法律文书制作与使用说明

为使广大执法人员在办理行政案件中能够熟练掌握和使用法律文书，进一步增强执法人员的法律意识，提高办案质量，特制订法律文书制作与使用说明。

一、一般要求

1、本说明中所称文书是指本局统一制定发放的法律文书。

2、制作文书应当完整、准确、规范，符合相应的要求。

3、文书由市局法制处按照规定式样自行设计，并由法制部门监制和管理。除决定、通知书类外，其它文书逐步鼓励各单位采用计算机制作，但须征得法制处同意并接受监督。

4、当场处罚决定书版心尽寸为125毫米X160毫米，文书中的存根版心尺寸为130毫米X225毫米，其它文书制作时统一使用国际标准A4型纸尺寸，即长297毫米，宽210毫米，天头（上白边）37毫米，订口（左白边）28毫米，版心尺寸156毫米X225毫米。误差不超过1毫米。

5、文书填写应当使用钢笔或者签字笔和能够长期保持字迹的墨水，要做到字迹清楚、文字规范、文面整洁。

文书设定的栏目，要逐步填写。摘要填写的，应当简明，完整、准确。签名或注明日期，必须清楚无误。

6、文书使用时，应当盖有独立执法主体资格的公章，但笔录类不需盖章。

7、询问笔录、现场勘验笔录、检查笔录、听证笔录等文书首页内容不够记录时，可以附纸记录，但首页及附页均应当由相关人员签名或者捺指印。

8、文书中的记录内容应当具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应当尽量记录原话。记录中应当避免使用推测性词句，防止发生词句歧义。

描定方位、状态的记录，应当依次有序、准确清楚。

9、文书中仅注明填写格式，使用文书时需要办案人员填写齐全的文书文号，如“衢综行（  ）扣字[  ]第  号”，按照以下要求填写：小括号“（  ）”处填写具体办案单位的简称，北区、南区、开发区、西区、巨化支队，柯城、衢江分局等业务单位可分别简称为“北、南、开、西、巨、柯、衢”等；中括号[  ]处填写年度；“第  号”处填写该文书的顺序编号。

当场处罚书编号统一印制序号，办案人员不再填写。

10、文书中“姓名”，是持户籍上注明的常用姓名，与案件有关的姓名，如曾用名、绰号、化名、笔名等也应当注明。属少数民族的，应当写明其汉语音译名，必要时，也可以在汉语音译名后注明其使用的本民族文字姓名。

11、文书中所称“年龄”和“出生日期”都以公历（阳历）周岁为准。“出生日期”除有特别说明的以外，一律具体到年月日。

12、文书中所称“工作单位”，是指机关、团体、企事业等单位的名称，填写时应当写全称。

13、文书中所称“文化程度”，是指国家承认的学历，以学校颁发的毕业证书为准。文化程序分为研究生（博士、硕士）、大学、大专、中专、高中、初中、小学、文盲等档次。

14、文书中所称“现住址”，是指现在的经常居住地。

15、文书中法律依据的填写应当写明法律、法规和规章的全称并具体到条、款、项。

16、文书中的“案由”是指行政案件的类别，比如违章搭建、违法停放车辆等。

17、询问笔录、行政处罚告知笔录内容的记录以问答的形式进行。记录时，每段应当以“问”、“答”为句首开始，回答的内容以第一人称“我”记录。

18、文书存根中“办案单位”栏填写具体承办该案件的单位的名称。“承办人”、“批准人”、“填发人”栏，分别填写该文书的承办人、批准人、填发人的姓名。“填发的日期”栏填写制作该文书的年月日。

19、各种清单、凭证中“编号”栏一律采用阿拉伯数字，持物品（文件）的名称。“规格”栏填写物品的品牌和型号。“特征”栏填写物品的颜色、新旧程度等特点。

20、多联式文书中的当事人签名栏，仅在制作附联时印制，由当事人填写并注明具体日期，作为送达的依据，所以不再填写“送达回证”。

21、抽样取证的证据清单、先行登记保存证据清单、扣押物品文件清单、物品文件发还凭证、当场处罚决定书、没收违法所得非法财物清单在使用时，可以采用复写形式。

上述文书中的“承办人”栏由承办人签名。

22、文书中的存根部分在文书使用后应当集中保管。

二、具体要求

23、立案登记表

报案时间：填写报案的年月日时分

简要案情：填写违法行为人的姓名、性别、出生年月、现住址等基本情况及发案时间、地点、过程以及后果和现状；有受害人的，要写明受害人、受害情况、损失情况等要素。

受案意见：是承办人根据案情，提出是否立案的意见。

受案审批：是办案部门负责人对承办人所提意见进行审核，并决定是否立案。

24、现场勘验笔录是办案人员对违法行为案发现场进行勘验时所使用的法律文书。

勘验的地点：填写现场勘验的具体地点。

勘验过程及结果：填写简要案情、现场概况及现场勘验情况。

现场勘验中发现和提取物证的情况，要根据物证的不同特点，分别写明名称、品质、重量、尺寸、体积、标识等。照相、录像的内容和数量、绘图的种类和数量等情况也应当在笔录中注明。

现场勘查人员、记录人、当事人或见证人应当在现场勘查笔录的尾部签名。

25、检查笔录

检查对象：应填写被检查人的姓名、性别、年龄或者被检查的场所的名称。

检查过程及情况：应将涉及案件事实的有关情况准确、客观地记录下来。

检查人、记录人、被检查人或者见证人应当在检查笔录尾部签名。

26、行政处罚告知笔录

告知内容第一栏部分属于必填内容，填定时应当将对违法行为人拟作出的行政处罚决定的事实、理由及依据明确写明。

告知内容第二栏“拟作出的行政处罚”部分仅在拟作出符合听证范围的行政处罚决定之前，向违法行为人告知有要求听证的权利时填写。

违法行为人提出陈述和申辩的，告知人应当如实记录。违法行为人提出书面陈述，申辩材料的，应当将该书面材料附上并在告知笔录上注明。

27、行政处罚决定书是一般程序对当事人予以行政处罚时所使用的文书。

被处罚人（单位）：填写被处罚人的姓名、性别、出生日期、现住址和工作单位；被处罚人是单位的，应当填写单位名称、地址和法定代表人的姓名和现住址。

“现查明”后面横线处填写违法事实部分。

“以上事实有”后面的横线处填写证据的具体名称。作出没收处罚的，还应当附有没收清单。

28、当场处罚书

适用于简易程序，填好后应附开统一罚没款收据。

29、审批表

适用于办理行政案件中除回避之外需要进行内部审批的事项。

承办人意见：写明处理意见和具体法律依据。

对执法机关办案部门负责人有权作出最终审批决定的事项，办案部可在“承办单位意见”栏中直接作出审批决定，随后的“法制部门意见”及“局领导审批意见”栏不再填写。

30、送达回执（略）。

31、责令限期      通知书。

适用于采取各类限期改正、拆除、迁出、完成、退还、恢复原状、补办登记手续、清退、安装、完善节约用水设施等措施。

“你单位必须”后面的横线处根据查处案件的实际要求填写，如责令限期改正的，此栏内容填写具体整改内容。

32、责令停止      通知书

适用于采取各类停止建设、侵害、施工或停工、供水、销售、违法行为等措施。

33、先行登记保存证据清单（略）。

34、抽样取证证据清单（略）。

35、扣押物品文件清单（略）。

36、物品文件发还凭证

适用于证据保存、抽样取证、扣押解除后应当发还当事人财物的凭证。