衢 州 档 案

 

第十二期

 

衢州市档案局                      二○○四年八月十日

 

 

 

不可忘记的教训

?江山市原界牌乡档案材料遗失案例通报

 

    江山市原界牌乡于92年撤销，并入石门镇。由于档案没有及时规范整理，也没有办理正规的档案移交手续，更没有及时将档案接收到石门镇统一保管。直至1993年才将原界牌乡的档案接收运回石门镇，在接收运送过程中，又没有按年度详细清点档案，致使原界牌乡1988年至1991年党委、政府所发的各类文件；乡党委、政府的会议记录本；各类合同协议及部分年代的农业年报档案的遗失。2003年6月，江山市档案局计划接收该镇档案，到该镇清点档案才被发现。虽经多次多方全力查找，上述遗失档案仍未找回，造成了不可挽回的损失，后果是严重的，教训是深刻的。因此，虽然是跨世纪的案例，事过境迁的事件，当事人可不予追究，教训不可不吸取。为此，特发此通报，目的是以此为鉴，吸取教训，着眼未来，使我市的档案管理更加规范，档案的移交手续更加完备，档案的保管更加安全。

    教训之一，要特别注重机构撤并单位的档案流向，及时做好撤并单位的档案接收工作。目前，全市事业单位改制工作已全面铺开，按市政府规定，改制事业单位的档案由主管部门接收，各改制事业单位要及时做好档案移交工作，并办理正规的档案交接手续。各档案行政主管部门要做好检查督促指导工作，确保改制事业单位档案的完整安全。同时，改制企业的档案接收任务还相当繁重，各改制企业的主管部门要积极主动向档案馆移交档案，档案行政部门要及时将改制企业档案接收进度、困难向当地政府报告，及时得到政府的支持，确保所有改制企业的档案能进馆，以免造成丢失。

    教训之二，各级各部门的领导都要增强档案意识。假如原石门镇的领导能将档案的接收列入议事日程，列入一揽子的接收计划，加强督查，也不致于造成档案丢失。因此，要以此为鉴，各级各单位的领导要加强对本单位档案工作的领导，及时了解、检查、研究档案工作，确保本单位档案规范化建设和安全保管。

    教训之三，要特别注重档案员队伍建设，提高档案员的综合素质。档案的规范化建设是档案员义不容辞的职责，撤并单位的档案移交工作也是档案员不可推卸的责任，做好档案的保密工作是档案员应具备的职业道德。各级各单位的档案人员要以此为鉴，要有档案安全保管意识、档案规范管理意识、档案的借阅登记和档案的移交鉴定意识，确保所在单位档案的安全和规范。各级各部门的领导要关心档案员队伍建设，配备责任心强、热衷于档案事业、工作细心的档案人员，并保持相对的稳定，既要关心他们的工作，更要关心他们的学习和生活，不断提高他们的综合素质。

    教训之四，要加强档案管理制度建设，严格按照规章制度执行。各级各部门都要进一步制订和完善档案集中统一管理、收集、整理、立卷、归档、移交和消防安全等一整套的档案管理制度，并严格执行。

    在吸取以上教训的同时，乡镇档案规范化建设仍是重点和难点。虽然各乡镇的综合档案室的规范管理都已达到省标，但由于乡镇档案员兼职过多、调动频繁，乡镇领导工作任务重，精力有限等特点，长期保持乡镇档案规范化难度仍然很大，各级档案行政部门要开展经常性的检查指导工作，各乡镇的领导仍要抽出一定的时间和精力关心档案工作，因为档案管理工作是整个行政管理工作不可缺少的最基础的工作。只要不断地加强日常的档案管理工作，才能避免类似的档案丢失事件，确保档案的规范和安全。