浙江省档案局关于印发

全省数字档案馆（室）建设推进会文件的通知

各市、县（市、区）档案局，省直各单位：

2015年7月24日，中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅组织召开了全省数字档案馆（室）建设推进会，省委常委、秘书长赵一德在会上作了重要讲话，省档案局局长刘芸作了工作部署。现将两位领导的讲话印发给你们，请结合实际，认真贯彻落实。

浙江省档案局

2015年8月4日

省委常委、秘书长赵一德同志

在全省数字档案馆（室）建设推进会上的讲话

（根据记录整理）

同志们：

新形势下，如果我们不加紧推进档案的数字化，那么数字档案馆（室）建设这项工作就要落后，档案的数字化应有作用就无从谈起，搞得不好还有可能造成信息的不安全。推进数字档案馆（室）建设是一项基础性工作，也是一项战略性工作。刚才，省高院、绍兴市档案局、丽水市档案局、宁波市海曙区档案局、海宁市档案局等5家单位分别介绍了各自的做法和经验，理念很先进，工作很扎实，数字档案馆（室）建设有特色、也有创新，希望各级各单位认真学习借鉴。关于下一步数字档案馆（室）建设的任务，刘芸同志已作了具体部署，我完全赞同，请各地各单位结合实际抓好工作落实。

大家知道，2003年5月，习近平同志任省委书记后不久就到省档案局调研，他指出，档案工作要“走向依法管理，走向开放，走向现代化”。这“三个走向”为我们做好新形势下档案工作指明了方向，提供了根本遵循。建设数字档案馆（室），是信息化时代落实“三个走向”要求的具体行动和生动实践。我理解，数字档案馆（室）是数字时代或者说大数据时代档案馆（室）的发展方向，是现代的新型档案馆（室），是对传统档案馆（室）的升级，是“第二代”或“升级版”的档案馆（室）。近年来，全省各级党委、政府和各部门高度重视档案信息化工作，数字档案馆（室）建设一直走在全国前列，得到了国家档案局的充分肯定。截至2014年底，全省各级国家综合档案馆已建数字档案馆85家，各级机关、企事业单位已建成示范数字档案室965家，规范化数字档案室3535家。我们召开这次会议，就是要在全省档案系统进一步形成“数字导向”，推动建成更多的数字档案馆（室），实现“数字转型”“数字升级”“数字换代”。下面，我讲三点意见。

一、建设数字档案馆（室）意义十分深远

数字档案馆（室）建设，是知识经济时代发展的需要，是加快信息化步伐的需要，也是我国档案事业发展的需要。具体来说，主要有以下四个方面的考虑。

（一）推进数字档案馆（室）建设是担负新使命的具体行动。今年5月下旬，习近平总书记亲临浙江考察指导工作，在充分肯定浙江工作的基础上，提出“干在实处永无止境，走在前列要谋新篇”的新使命和“八个方面”的重点任务。档案工作是一项基础性工作，各项事业的发展都离不开档案。推进数字档案馆（室）建设，一方面，是服务于落实总书记重要讲话精神的迫切需要。总书记在浙江考察时提出了许多新要求，比如，如何更好地适应新常态、引领新常态、实现新作为，浙江经济如何在“互联网+”的新形势下继续走在前列，浙江制造如何在落实《中国制造2025》、全面实施制造强国战略中赢得先机，这些都需要数字档案馆（室）有效收集、整合信息资源，为党委、政府科学决策发挥基础性作用。我们全面深化改革，深化“四张清单一张网”改革，需要数字档案馆（室）跟进做好电子政务环境下行政审批电子文件的归档与保存工作。我们加快推进城乡发展一体化，需要数字档案馆（室）通过网络提供档案信息资源服务，缩小城乡公共服务的时空距离和质量差异，解决好档案信息资源服务百姓“最后一公里”的问题。另一方面，在信息时代的新背景下，浙江档案工作如何“谋新篇”？如何在全国档案系统中“发挥先行和示范作用”？推进数字档案馆（室）建设，是一个重要的着力点和突破口。国家档案局对我省数字档案馆（室）建设寄予期望，我们一定要抓机遇、谋新篇、抓创新，全面推进数字档案馆（室）建设，跟上信息化时代的要求，融入大数据时代，确保我省档案工作继续走在全国前列。

（二）推进数字档案馆（室）建设是中央和省委部署的一项重要工作。中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）和省委十三届四次全会《决定》，以及省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（浙委办发〔2014〕51号），都对数字档案馆（室）建设提出了明确要求，还提出了明确任务，即到2020年，全省各级各类国家档案馆全部建成数字档案馆，县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室。换句话说，到“十三五”末，要全面完成数字档案馆（室）建设任务。由此可见，推进数字档案馆（室）建设，不存在做不做的问题，而是一项必须完成的硬任务。各地各单位务必从全局的高度，加大推进力度，确保按时完成数字档案馆（室）建设任务。

（三）推进数字档案馆（室）建设是加强基本公共服务的重要内容。档案数字化的目的，首先在于实现更广泛的利用。省委十三届七次全会《关于全面加强基层党组织和基层政权建设的决定》提出，要“加快城乡基层社会事业发展，重点加强档案管理等基本公共服务”。当前，各部门之间档案信息资源共享度不高，离“让数据多跑路、让群众少跑腿，最大限度方便人民群众”的要求还有较大距离。推进数字档案馆（室）建设，实现档案信息资源特别是数字档案资源的整合与共享，能有效提升基层治理信息化水平，有效提高公共服务能力，更好地服务基层、服务群众。

（四）推进数字档案馆（室）建设是档案工作转型升级的迫切需要。近年来，移动互联网、大数据、云计算、物联网等新技术不断出现，电子化、智能化、网络化已成为当今社会的大趋势。随着信息化的快速发展，人们记录历史、利用档案的形式和载体都发生了巨大变化，档案工作正面临着前所未有的大变局，新情况新问题层出不穷。比如，电子文件管理失控，将危害国家对信息资源的控制能力；电子档案流失严重，会危及国家历史和地方记忆的延续；电子档案证据效力无法保障，会损害各项工作的合法性；档案信息安全隐患较大，事关党和国家的安全与利益；档案信息网络化利用水平低，削弱政府的服务能力，等等。对此，我们要对症下药，抓住机遇，加快数字档案馆（室）建设步伐，推动档案工作从纸质档案转向数字资源，从馆库存储转向数据仓库，从资料查阅转向数字资讯，主动应对数字技术和数据时代的挑战，实现档案工作从“管档案”到“管数据”的跨越。

二、科学有序推进数字档案馆（室）建设

数字档案馆（室）是传统档案馆（室）的“升级版”，是基于信息时代的档案馆（室）的高级形态，核心内容是实现档案工作资源数字化、管理智能化、利用网络化，目的是让档案信息资源得到有效控制和安全保存，让党政机关和人民群众利用档案更加方便快捷。重点要在以下四个方面“着力”：

第一，要在依法推进上着力。在推进数字档案馆（室）建设的过程中，哪些电子文件要归档？哪些电子档案要进馆？哪些电子档案可以开放？数字档案资源的安全保密问题如何解决？档案利用网络化与保密和保护个人隐私的关系怎么处理？这些不仅是技术问题，还涉及依法管理的问题，都需要我们依照《档案法》和相关规定来研究解决。各级党委、政府和各单位要切实履行好法定职责，严格执行《档案法》《〈档案法〉实施办法》《浙江省实施〈档案法〉办法》《档案登记备份管理办法》《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》等法规和标准规范，研究制定落实办法和工作计划，积极推进数字档案馆（室）建设的法治化、规范化、制度化。省档案局和各级档案行政管理部门要加强行政执法，加强督查，加强测评，综合运用法治方式和行政手段，狠抓法规制度落实，及时查处违法违纪行为，对典型案例进行通报，为依法推进工作筑牢底线，守住红线。

第二，要在抓好统筹上着力。重点要抓好两个方面的“统筹”，一是要统筹规划。把数字档案馆（室）建设纳入本地区、本单位信息化发展规划的总盘子，使数字档案馆（室）建设与本地区、本单位的信息化发展相同步、相协调。省档案局要制定全省数字档案馆（室）建设中长期规划，搞好顶层设计和总体布局。工�312; font-size: 16pt">要强化工作保障。各级财政要加大投入力度，将数字档案馆（室）建设经费列入财政信息化专项资金预算。要处理好数字档案馆（室）建设与政务服务网、政务云平台建设的关系，在政务服务网和政务云平台建设中为数字档案馆（室）建设提供平台和技术支持，在电子政务建设过程中综合考虑数字档案馆（室）建设需求，做到信息化工作推进到哪里，数字档案馆（室）就要跟进到哪里、建设到哪里。

要强化人才保障。各级党委、政府要高度重视档案人才队伍建设，着力培养一批具有档案管理与服务、系统开发与维护、数据库加工与分析、知识产权使用与保护等方面的专业人才，以适应形势发展需要。各县（市、区）至少要配备1名档案信息化专业人员。省档案局和各级档案行政管理部门要加强业务培训，使广大档案工作者的整体素质跟上数字档案馆（室）建设要求，努力为数字档案馆（室）建设提供人才保障。

省档案局局长刘芸同志

在全省数字档案馆（室）建设推进会上的讲话

数字档案馆（室）是信息时代各级各类档案馆（室）运用现代信息技术、网络技术对数字档案信息进行采集加工、存储管理、利用服务的一种新形态、新方式，通过系统、平台等形式，实现对数字档案信息的收、存、管、用等各项功能。建设数字档案馆（室），是落实习近平总书记考察浙江期间重要讲话精神，着眼于加快建设与我省经济社会发展相适应的档案工作强省的必然要求，是信息化条件下档案馆（室）转型升级，提升档案工作服务能力，走向现代化的迫切需要，是省委十三届四次全会部署的一项硬任务。近年来，在省委、省政府的高度重视和各地各单位的支持推动下，全省各级档案部门稳步推进数字档案馆（室）建设，取得了较好成效，为我省智慧档案建设奠定了一定的基础。截至2014年底，全省各级国家综合档案馆已建数字档案馆85家，各级机关、企事业单位已建示范数字档案室965家，规范化数字档案室3535家。一是数字档案馆（室）建设标准规范日趋完善。国家档案局已印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，明确了数字档案馆（室）建设的具体内容；省档案局陆续制定了一系列相关标准，为数字档案馆（室）规范建设提供了制度保障。二是传统载体档案数字化工作稳步推进。全省各级档案馆完成档案数字化490多万卷、670多万件，嘉兴市、杭州市拱墅区、滨江区、桐庐县、宁波市海曙区、奉化市、象山县、温州市鹿城区、湖州市南浔区、安吉县、嘉兴市秀洲区、常山县等12个市县区档案馆数字化完成率已达100%；各级机关和企事业单位共完成档案数字化60多万卷。三是电子文件归档和移交接收工作取得突破。2014年省发改委、省财政厅、省地税局、省监狱管理局开展了电子文件归档和移交试点工作，4000余份电子文件已移交省档案馆。杭州、丽水通过政务网统一平台，实现了网络系统内各单位电子文件归档和移交接收。四是档案信息资源利用服务效益显著。全省各级档案馆开设了数字档案查阅窗口与门户网站，提供了网络化的档案查阅与利用。宁波、温州、湖州、嘉兴等地建立了跨馆服务、数字档案信息远程查阅平台，群众在当地各便民服务点就能查到档案。但是，在全省数字档案馆（室）建设中也还存在不少问题：一是工作进展不平衡。全省还有14个县（市、区）国家综合档案馆未启动数字档案馆建设；各级档案馆数字化的完成比率参差不齐，全省平均水平还不到50%；不少机关单位数字档案室工作还没有启动，数字档案资源的来源还主要依赖于存量档案的数字化，电子文件归档、移交接收工作滞后。二是没有纳入规划。一些地方没有将数字档案馆（室）建设纳入当地电子政务、政务服务网与智慧城市等规划统筹推进，一些单位没有纳入办公自动化系统同步设计实施，大量电子文件没有及时归档，导致档案收集不齐全不完整。三是建设不规范。各单位电子文件系统不统一，标准规范不一致，导致形成的电子文件归档难；全省档案系统缺少统一的电子文件归档和移交接收平台。有些地方和单位没有严格按照国家及省标准规范执行。四是作用发挥不充分。有些地方和单位重“建”轻“用”，甚至“为建而建、建而不用”。不少单位数字档案资源的利用尚停留在电子目录查询阶段。五是保障条件不到位。有的地方和单位没有将数字档案馆（室）建设所需经费纳入预算，档案人员缺乏与数字档案馆（室）建设要求相适应的基本知识和技能。这些问题已经影响了数字档案馆（室）建设的推进，必须认真加以解决。

当前和今后一个时期，全省数字档案馆（室）建设的总体要求是，以习近平总书记关于档案工作要“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的要求为根本遵循，深入贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和省“两办”《实施意见》精神，认真学习贯彻省委十三届历次全会精神，加强数字档案馆（室）建设规划制定与实施，建成以资源建设为基础、规范管理为保障、利用服务为目标的数字档案馆（室）体系，推进法治档案、智慧档案、民生档案、平安档案、活力档案“五档共建”新发展，继续走在全国前列。主要目标是：力争到2020年，全省各级各类国家档案馆全部建成数字档案馆，县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室，积极推进其他单位数字档案馆（室）建设。其中，11个设区市的国家综合档案馆全部要通过国家级数字档案馆系统测试，20个国家综合档案馆要建成国家示范数字档案馆；省直单位档案室要有30%建成示范数字档案室、70%建成规范化数字档案室，市、县（市、区）直机关档案室、国有企事业单位档案室要有20%建成示范数字档案室、50%建成规范化数字档案室。要重点做好以下四个方面的工作：

一、加快推进传统载体档案数字化

对纸质、照片、音像等传统载体档案进行数字化，是数字档案馆（室）建设最基础的工作，由于面广、量大，又是一项十分艰巨的任务。一要做好数字化的基础工作。各单位要把编目、整理、破损修复等基础工作做在数字化前面，提高传统载体档案整理规范化水平，为档案数字化顺利开展打好基础。二要确定数字化的范围。原则上对于保管期限30年以上的档案都应数字化，涉密档案数字化要严格按照《关于加强涉密档案登记备份和数字化管理的通知》规定执行。三要严格把控质量。要严格执行数字化相关技术与安全管理标准，推进全程质量控制、全面质量检查。数字化成果质量抽检率不得低于5%，数字化成果的抽检合格率必须达到95%以上，才能验收合格。四要加快进度。各单位要根据数字档案馆（室）建设计划，制订档案数字化工作方案，倒排时间，逐类逐项分批推进。珍贵档案、民生档案等利用率高的和满30年可以开放的档案优先数字化。要因地制宜选择数字化加工模式，可以采取社会化服务外包方式，有条件的地方也可以将机关室藏档案集中到档案馆进行数字化加工，提高工作效率。

二、全面推进电子文件归档与移交接收工作

电子文件归档与电子档案移交接收工作，是信息化时代档案工作的重要内容，也是数字档案馆（室）建设的重点和难点。一要全面开展办公自动化电子文件的归档与移交接收工作。各级档案部门要建立完善电子文件归档、移交和长久保存制度，制定电子档案接收管理办法，建立馆（室）衔接的电子文件归档、移交与接收系统平台，全面开展电子文件的移交接收进馆工作。省档案局将加快推进全省电子文件归档与移交接收平台建设。省直各单位要认真落实《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》，使具有保存价值的电子文件做到应归尽归、统一管理，并通过接收平台按时向省档案馆移交。国家规定电子档案要在形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。各地各单位要把电子文件归档、管理以及电子档案移交纳入本地本单位电子政务协同办公平台一并建设。已运行办公自动化的，要在OA系统中增设电子文件归档、管理以及电子档案移交功能；还没有实行办公自动化的，今后要把电子文件归档、管理以及电子档案移交纳入整体方案，一并实施。二要扎实推进省政务服务网行政审批类电子文件归档与移交接收工作。省政府已确定把行政审批类电子文件归档作为省政务服务网平台建设的重要内容。省档案局将出台政务服务网行政审批类文件归档与管理意见，完成归档接收平台开发并推广应用。各级档案部门要积极争取当地党委政府的大力支持，结合本地实际，抓好行政审批类文件归档与管理意见的贯彻实施，对接好全省行政审批类电子文件归档与接收平台，收好、管好行政审批类电子文件。各地要将电子文件归档工作纳入政务服务网建设内容。各单位要根据相关意见标准，制订行政审批类文件归档范围与保管期限表，按照“规范归档、安全可靠、合法有效”的要求，同步开展电子文件归档工作。

三、不断提升数字档案馆（室）利用服务水平

以服务为宗旨，努力提供方便快捷的档案利用服务，最大限度地满足用户对档案信息的需求，是数字档案馆（室）建设的出发点和落脚点。一要着力提升为本地本单位工作服务的水平。各地各单位要建用结合，以用促建，通过加强数字资源建设、完善检索查询功能等，为开展工作提供更加快捷、更加全面、更加精准的查询服务，提高查全率、查准率；通过建立档案信息专题数据库，开发利用数据，提高信息的整合度，为查考提供依据，助力科学决策。档案员要将档案数字化成果和电子档案，及时放入数据库，并通过政务网络平台提供利用。主动围绕单位重点工作，推送档案专题信息，做好精准服务。二要着力提升为中心工作服务的水平。要抓紧做好土地、房产、林权、水利、环保等重要档案的数字资源建设，建立健全档案信息专题数据库，服务“三改一拆”“五水共治”等转型升级组合拳；要强化涉及重大公共利益和民生领域电子文件的归档管理和长期保存，建立社会电子信用档案，在社会信用体系建设中发挥基础性作用，为维护公共权益提供证据支撑，服务深化法治浙江建设；要通过村及社区档案信息一体化共享平台，为化解矛盾纠纷提供方便，为职能部门依法调处民事、行政纠纷提供支撑，服务平安浙江建设。三要着力提升公共服务的水平。实施全省档案信息资源共享工程，建设全省国家综合档案馆馆际共享平台，做好各地共享平台的有机衔接。深化“异地查档、跨馆服务”工作，逐步实现档案查阅利用服务在乡镇（街道）、中心村（社区）便民服务平台上的全覆盖。四要着力提升为社会信息化和智慧城市建设服务的水平。要实施好政务服务网档案信息资源公共服务项目，依法公开与开放档案数据。加快建设智慧档案，推进有条件的地方建立区域档案大数据平台，为智慧城市建设提供数据管理、存档保存和整合共享等服务。当前，各级档案部门要抓住建设政务云平台和智慧城市的契机，争取纳入整体规划，促进数字档案馆（室）与社会信息化总体建设协调同步发展。

四、切实强化数字档案馆（室）安全保障

档案安全是档案工作的底线，确保档案信息安全是数字档案馆（室）建设的生命线。一要全面开展档案信息系统安全等级保护工作。2020年前各类数字档案馆非涉密档案信息系统，都要进行定级并通过等级测评；涉密档案信息系统要按照国家及省保密行政管理部门的规定，完成涉密信息系统分级保护工作。二要强化档案信息安全基础设施建设。要加大档案信息安全基础设施投入，除按标准配备机房、服务器等基础设施外，要根据网络安全、档案信息数据长期存储安全等需要，配足安全管理设施设备，强化硬件支撑。三要建立健全档案信息安全机制。要建立健全常态化安全管理机制，完善档案信息安全技术操作规程，抓紧抓实日常管理，促进安全管理制度落实。要建立健全档案登记备份法制化、规范化、常态化机制，落实异地异质备份制度，筑牢数字档案安全墙。要建立健全档案信息系统灾难应急处置机制，制定数字档案馆（室）应急预案，开展应急演练。数字档案馆（室）安全是平安浙江档案安全监管考核的重要内容，要加大监督检查力度，督促安全管理责任到位、措施落实。关于数字档案馆（室）建设中的安全，我再强调两点。一是要加强档案数字化安全管理，尤其是外包加工过程中的安全监管，要认真落实安全管理责任，采取监控、网络屏蔽等技术与管理措施，确保数字化过程中的档案实体与信息安全。二是要处理好档案信息开放、网络化利用服务与保密的关系，严格按照开放制度和保密审查规定要求，严格执行审批程序，确保档案信息安全。