衢州市档案局文件

衢市档〔2015〕10号

关于做好2015年度档案登记备份工作的通知

市直各单位：

根据《浙江省档案登记备份管理办法》（浙江省人民政府令第306号）、《市委、市政府关于2015年度市级机关部门综合考核工作的意见》(衢委发〔2015〕8号)和《市委、市政府关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(衢委办发〔2015〕26号)的要求，为确保2015年度档案登记备份工作的顺利开展，现将有关事项通知如下：

一、纳入登记备份范围的单位包括：

（一）按照国家规定向市档案馆移交档案的单位；

（二）承担县级以上重点建设项目的建设单位；

（三）其他根据国家和省的有关要求，需要登记及备份的机关、国有企业、事业单位。

二、登记报送的内容包括：

（一）档案类别、总量，数据库名称及容量；

（二）当年整理、归档的情况；

（三）有否自行采取的档案备份措施；

（四）其他事项。

三、纳入备份范围的档案包括：

（一）依法应当保管30年以上的档案；

（二）列入国家基本专业档案目录的档案；

（三）由政府投资并具有典型性和代表性的重点建设项目的档案；

（四）其他应当进行备份的重要档案。

四、档案备份的数据形式主要有：

（一）档案数字化成果：指各单位传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录等。

（二）电子档案：指各单位在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，包括相关文档、元数据和机读目录等。

（三）电子业务档案：指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成和处理的、列入国家基本专业档案目录的电子文件（一般以数据库形式保存）。

五、登记备份工作流程

（一）登记材料上报：各登记单位应于2015年7月底前，通过衢州市档案登记备份管理系统（网址：http://172.27.80.237:8081）进行登记，报告本单位的档案安全管理情况。经在线审核通过后将纸质版《档案管理情况登记表》（见附件表1-1）及年度归档情况说明等材料一式两份盖章后报送至市档案登记备份中心。

（二）登记审核：市档案登记备份中心对登记单位报送的档案管理情况进行审核，并根据单位档案的价值和国家档案灾害防治要求，对单位档案的安全管理现状、保障体系进行评判。

（三）处置意见：市档案登记备份中心经审核，通过档案登记备份管理系统和纸质版《档案登记审核及备份处置意见表》（见附件表1-2）及时向登记单位反馈登记审核结果，提出实施档案备份的意见，对存在档案安全隐患的单位提出档案安全管理的相关建议，并及时督查落实情况。

（四）制定备份方案：登记单位在向国家综合档案馆进行首次备份前，应根据档案行政管理部门提出的备份意见，会同国家综合档案馆就本单位的档案备份范围、形式、周期等制定具体备份方案。

（五）备份数据报送：登记单位根据市档案登记备份中心提出的备份处置意见和具体备份方案开展备份工作。备份前，登记单位应对备份数据先行自行检测，首次备份前，也可申请国家综合档案馆对备份数据质量情况进行预检。在报送备份数据时，各备份单位应填报《档案备份情况表》（见附件表2-1）和《档案备份情况明细表》（见附件表2-2）等材料。

（六）备份数据检测与反馈：市档案登记备份中心对登记单位报送的备份数据进行检测，根据检测情况，填写《档案备份数据检验表》（见附件表2-3），连同检测报告一并反馈给报送单位。对于备份数据不符合要求的，登记单位应在收到反馈后及时整改，再按规定要求重新报送。

六、登记备份工作要求

（一）档案登记备份是我省“十二五”期间档案工作两大战略举措之一，今年是“十二五”规划收官之年，各登记备份单位务必按照本单位制定的三年工作计划，按时并保质保量完成室藏档案的数字化加工。同时，档案登记备份工作已经列入2015年度市委、市政府对市级机关部门的综合考核工作内容，市档案局将在年底对被考核部门的档案登记备份工作完成情况进行考核计分。各单位应严格按照《浙江省档案登记备份管理办法》的要求，依法做好2015年度的档案登记备份工作。对不按照《办法》规定办理档案登记备份的，市档案局将进行通报并责令限期改正；拒不改正的，依据《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部30号令）建议有权机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处理或者处分。

（二）未按要求完成室藏档案数字化的单位要根据各单位制订的三年计划，加大力度确保今年全部完成室藏档案数字化工作。已开展档案数字化和档案信息化服务外包工作的单位，应严格按照相关标准执行，严把数据质量关，同时严格执行保密制度，落实保密措施，切实做好涉密档案的保密工作。

（三）对涉及经济安全、社会稳定和广大人民群众切身利益，可能产生重大影响的重要涉民电子业务数据及信息系统，各登记单位要制定符合规范要求的电子业务数据备份方案，并将电子业务数据备份至市档案登记备份中心。

联系电话：3080531，3080663。

附件：《档案管理情况登记表》(表1-1）(见PDF文档)

《档案登记审核及备份处置意见表》(表1-2）(见PDF文档)

《档案备份情况表》（2-1）(见PDF文档)

《档案备份情况明细表》(表2-2）(见PDF文档)

《档案备份数据检验表》(表2-3）(见PDF文档)

衢州市档案局

2015年5月18日