衢州市档案局文件

 

衢市档〔2013〕3号

 

 

关于2012年档案年检工作情况的通报

 

市直机关各单位：

    为认真贯彻实施《中华人民共和国档案法》，《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等档案法律法规，切实履行档案行政管理部门监督职能，进一步加强和规范市直单位档案管理工作，提高档案管理水平，我局根据《关于开展市直单位2012年度档案年检工作的通知》（衢市档[2012]37号）文件精神，对照《衢州市直机关档案工作年检评分表》，并结合各单位档案年检工作自查和市档案局重点检查进行综合评分，现将年检情况通报如下：

 一、 基本情况

    我局组织各处室相关人员于2012年11月底至12月，分三个年检小组，对94家市直机关的2011年度档案工作开展情况进行年检，检查方式采取上门检查和材料报送检查相结合方式进行，检查主要对档案管理制度建设与条件保障、档案登记备份工作、2011年度档案归档和保管利用情况、信息化建设与电子文件管理等方面工作进行了综合评定，经考核评定，市直机关2012年度档案管理优秀33家，合格55家。

二、 主要成绩

这次年检结果表明，实施档案工作年检制度以来，档案管理外部环境不断改善，业务建设逐年规范，做好档案工作已成为各单位自身发展的迫切需要，主要表现在以下几方面：

（一）依法治档意识明显增强

     从年检情况看，各机关单位干部职工的档案法律意识有明显的提高，依法治档意识得到加强.主要体现在大部分受检单位能够把档案工作作为本单位、本部门一项重要的基础性工作来抓，明确分管领导和专兼职档案员，建立和完善各项档案管理制度，落实岗位职责，确保档案的齐全、完整和规范。一些单位除了能够做好自身的档案工作外，还充分发挥主管部门的职能作用，切实加强对基层单位档案工作的指导、监督和检查。如市交通局、市财政局、市公积金管理中心等单位在做好本机关档案工作的同时，还能有力地抓好下属单位档案工作，使基层单位的档案工作有了明显的进步。

 （二）档案基础业务建设水平明显提高

     检查中发现，随着机关事业单位档案工作目标管理活动积极稳妥的开展，档案基础业务建设日趋标准化、规范化。具体表现：一是各类别文件材料收集较以往完整、齐全。不少单位一改以往“重红头文件，轻帐外文件及业务材料”的通病，加强了会议记录、专题研究、组织人事等非红头文件和职能活动产生的文字材料、照片的收集，保证了归档文件材料的系统、完整。二是档案整理质量符合规范要求。大多数单位归档文件分类科学，整理有序；案卷编号准确明晰，装盒合理、规范；归档文件目录填写准确、装订美观。三是检索工具齐备，较之过去明显先进。很多单位除了延续过去的老做法，做好案卷目录和归档文件目录的编制外，还大力借助计算机档案管理系统和软件，及时有效跟进档案目录录入和全文录入，建立档案室目录数据库和全文数据库，大大方便了查阅检索，极大地提高了档案利用的效率。通过年检，2012年有市司法局、市粮食局、市公积金管理中心、市食品药品监督局、市体育局、市民航局、市中级人民法院、市烟草局、市电力局、市乌引局等单位完成了室藏档案全文数字化工作。

     （三）档案的保管条件大为改善

      绝大多数单位能确保档案库房与办公阅档分开，有条件的安装了密集架，并配有档案管理专用电脑、复印机、扫描仪等设备，档案库房的防盗、防火等“八防”措施落实到位，即使因客观条件未能配置档案室的被检单位，基本上也配有铁制档案柜保管档案，保证了档案工作的正常开展和档案的安全保管。

  （四）档案开发利用和现代化管理步伐明显加快

     随着信息技术的不断发展，各单位都开始重视档案信息化建设。具备条件的单位或通过办公自动化系统，或使用档案专用管理软件，建立了室藏各类档案目录数据库，部分档案全文数据库，逐步实现计算机辅助管理档案，提高了管理利用工作水平。如金融系统的银行和保险公司已基本达到全部档案计算机检索；市中级人民法院分二期对室藏各类档案进行数字化加工，实行全文检索；市烟草局着力打造数字化档案管理系统，该系统与公文流转系统的文件归档环节连接在一起，全面实现室藏五大类档案数字化检索和管理，使档案检索功能更加便捷化、多样化；市电力局为做好室藏档案的数字化扫描，除配置常规扫描仪外，还专门配置了图纸扫描仪；市工商局、市公积金管理中心等单位利用办公软件和档案管理应用平台，对重点业务档案进行了全文数字化处理，大大提高了档案的检索和查阅利用效率。

 三、 存在问题

     1、档案法制观念有待加强。各单位虽然按照《档案法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》的要求制定了档案管理制度，但仍存在执行不力，贯彻不深的现象。少数单位由于领导对档案工作重要性认识不足，致使人员安排随意性较大，档案员变动过于频繁，且兼职过多，档案业务生疏，导致整个单位档案业务管理跟不上；有的机关单位由于库房设施设备等硬件条件不足，档案随处堆放，管理较为混乱；有的单位档案未能集中统一管理，单位档案室除文书档案外，其余档案（业务档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案等）分别存放在相关科室，档案的安全管理存在严重隐患，并且严重影响了档案利用工作的开展；有的单位实物档案、声像档案多年未整理，保管状况堪忧，缺失现象严重；甚至个别单位的档案室早在几年前就通过了省级档案目标管理认定，现在却因为疏于管理，放松要求，又明显退回达标前的状态。

     2、档案工作发展不平衡。大部分领导重视的单位，档案工作就能够健康有序地发展，档案的实体整理和档案保管条件均达到规范，而少数单位的档案工作却没有很好地跟上大发展的形势，一直得不到重视和兼顾，档案管理的基础条件迟迟得不到改善，档案管理工作比较薄弱，甚至极个别单位制度形同虚设，档案收集归档不及时、不齐全、不完整，这都给档案安全管理带来极大的威胁，对今后档案的提供利用带来不可估量的损失。

     3、档案基础业务有待进一步加强。从检查中反映出：一是档案分类和保管期限划分不准确。一些单位未能严格按照本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限》来掌握档案的分类和保管期限的划分，随意性较大，造成档案分类不科学、整理不规范。二是部分单位仍然存在“重文书档案、轻其他类别档案”现象，只注意收集整理文书档案，而账外文件和业务档案、会计档案、实物档案的收集整理不够及时，特别是会议记录、各种统计报表等重要文件的材料没有较好地收集归档。许多业务档案资料还分散在各职能科室或个人手上。在收集文件材料时，将底稿及领导签发稿等遗漏了，有的归档文件材料还没有单位公章。三是照片档案的整理欠规范。大部分单位把工作活动中形成的照片只简单地用电脑储存或光盘备份，没有作有效地归档处理。四是档案鉴定工作滞后。检查中发现，少数单位没有适时对到期档案开展鉴定，过多的到期档案造成库房拥挤，加重了库房的承载负荷，造成库房安全的隐患。五是档案借阅利用登记手续不完善，有的甚至形同虚设。

 四、 几点建议

    根据年检工作中发现存在的问题，为全面提高我市档案工作管理水平，更好地为社会发展提供有效服务，特提出如下意见：

    1、进一步增强社会档案法制意识。增强社会档案法制意识，是依法管理档案的前提。各单位要大力开展《档案法》宣传，增强全体干部职工社会档案意识，尤其是增强领导干部的档案意识和法制观念，依法加强档案管理工作，切实解决影响档案工作开展的实际问题。诸如明确档案人员，改善档案保管条件，增添必要的档案保管设施，确保档案的齐全完整和安全，采用现代化管理和检索手段，促进档案管理水平的提高。

     2、进一步夯实档案基础业务建设。凡未开展档案目标管理认定的单位，应建立和完善档案工作各项规章制度，并结合本单位制定的文件材料归档范围和保管期限表、分类方法，尽快规范本单位档案工作；各单位综合档案室应集中统一管理本单位的各门类档案，使各门类档案的收集、整理、保管工作不断实现制度化、标准化的要求；各单位每年应适当投入必要的经费，用于保障档案工作能够顺利地开展。要重视各类重大活动等形成的重点档案的收集、归档和移交。同时，各单位要制定计划，按照衢市档 [2010]23号文件精神，积极开展省级规范化数字档案室和省级示范数字档案室创建活动，跟上发展的形势，努力向示范化和规范化数字档案室建设的方向迈进，争取在2013年完成室藏档案全文数字化。

     3、加强档案人员队伍建设。档案工作是一项专业性较强的工作，加强档案人员队伍建设是做好档案工作的关键。各单位首先要把政治素质好、知识水平较高、具有高度事业心、责任感及奉献精神的同志选入档案管理队伍中来；其次要积极创造条件加强对档案员业务知识更新，提高他们的业务知识和实际操作技能，如参加每年省、市举办的各种业务培训班，便于更好地完成工作；第三是稳定档案人员队伍，激发他们的工作积极性；第四是保证必要的档案工作时间，对档案数量较多，利用频繁的单位，应配备专职档案员，其他单位的档案员要以档案工作为主，不宜兼职过多，以确保档案工作质量。

     档案年检工作是档案部门依法治档的重要手段和措施，也是对一个单位档案管理综合水平的检验，我们将通过档案年检，不断增强广大干部职工依法治档观念，促进我市各机关单位档案工作向规范化、标准化、现代化的方向迈进，使档案工作一年上一个台阶，为建设和谐文明社会提供优质服务。

  附件：1、市直机关各部门2012年档案工作年检优秀单位名单（见PDF文档）

   2、市直机关各部门2012年档案工作年检合格单位名单（见PDF文档）

 

 

衢州市档案局

二○一三年一月十七日