衢州市档案局文件

衢市档〔2012〕25号

关于做好档案与电子文件登记备份工作等有关事项的通知

市直机关各单位：

为加强市直机关各单位档案与电子文件登记备份工作的规范管理，确保档案与电子文件登记备份工作顺利开展，根据国家档案局档函〔2012〕103号、省档案局浙档发〔2012〕15、16号及浙平安〔2012〕5号、6号文件精神，现就做好档案与电子文件登记备份工作等有关事项通知如下:

一、登记备份应程序规范，表单完整

    1、认真贯彻落实浙江省《档案与电子文件登记备份工作规范（试行）》的通知精神。档案与电子文件登记备份工作规范中规定，各单位具有较高历史保存价值，已纳入文件材料归档范围，永久、长期或30年以上保管期限的档案与电子文件应当向当地档案与电子文件登记备份中心进行登记备份。其中各登记单位应于每年7月底前，向同级档案行政管理部门进行档案与电子文件登记，并填写《档案与电子文件登记表》（表格样式见附件1）及相关材料；同时各登记单位按照要求开展备份工作，在规定时间将备份数据报送至档案与电子文件登记备份中心，并确保备份数据的可靠、完整、安全，在报送备份数据时，各登记单位应填报《档案与电子文件备份情况表》（表格样式见附件2）。

    2、按照省委平安浙江考核和市委、市政府档案工作目标考核要求，一是各单位应开展归档电子公文登记备份工作，每年进行一次备份，在次年6月底前完成前一年度形成的归档电子公文的备份，备份数据光盘于9月底前移交市档案与电子文件登记备份中心；二是各单位要全部完成2011年度重要传统档案数字化和登记备份工作，备份数据光盘于9月底前移交市档案与电子文件登记备份中心；三是市政府直属单位要完成室藏历年重要传统档案数字化和登记备份工作，备份数据光盘于10月10日前移交市档案与电子文件登记备份中心；四是涉民领域电子业务数据的备份周期应根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确定，对数据变动频繁的，可每日备份，对数据变动较少的，可按照变更周期进行每周、每月、每季度定期备份。登记备份数据质量应符合档案与电子文件登记备份中心相关规定。上述内容将按照省委平安浙江考核的标准和市委、市政府档案工作目标考核的标准进行考核。

二、登记备份应符合要求，安全监管

1、根据《2012年浙江省平安市、县（市、区）考核评审条件》的规定，档案安全监管工作不符合省目标要求的，发生档案安全事件被查处的，被依法追究刑事责任的，都将予以考核扣分。

2、根据《浙江省平安市、县（市、区）考核办法若干问题的解释》的规定，各单位档案与电子文件登记备份工作应按照浙江省档案局《档案与电子文件登记备份工作规范（试行）》的要求规范操作执行，经考核不符合规范化的将予以扣分；市直人力社保、建设、卫生、教育、民政、农业、林业、环保、工商、质监、食品药品监督、安全生产监督、国土等系统要制定符合规范要求的电子业务数据备份方案，电子业务数据应与市档案与电子文件登记备份中心实行在线备份，省平安浙江档案考核小组，将按浙江省平安市、县（市、区）考核办法进行考核。

三、档案数字化和档案信息化服务外包应严格标准，安全保密

根据国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知精神，各单位在进行档案整理和数字化加工时，应严格采取安全保密措施，精心挑选符合资质的外包公司，在确保具备安全保密条件后，方可开展工作：

1、标有密级且未经解密的涉密档案，不得交由服务公司整理、数字化。

2、将非涉密档案提供给服务公司进行整理、数字化时，档案室必须采取安全保密措施：要认真审核服务公司的背景情况，不得外包给有外资背景或外籍人员的公司；要与服务公司签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用档案室的任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚；档案数字化前，档案室必须将所有数字化设备和软件送本级保密行政管理部门进行安全保密技术检测，数字化工作中使用的软件必须是正版软件；档案室须自备档案数字化场地，在工作现场安装监控设备，派人实行全过程监管，并封闭数字化设备的信息出口，防止信息外泄；数字化任务完成时，档案室必须与保密行政管理部门检查服务公司所用设备中是否有信息留存，凡是信息留存的，必须清除信息并作安全技术处理，服务公司使用过的存储器应当全部退回档案室处理。

希望市直机关各单位按照上述通知要求，认真做好档案与电子文件登记备份的各项工作，严格标准、安全保密，以确保顺利完成年底考核任务。

衢州市档案局

二○一二年八月十七日