摘要：本文分析了高职院校档案管理在人才培养工作评估中的重要作用，并认为，为保证高职人才培养工作评估顺利开展，全面提高人才培养质量，必须优化和加强高职院校档案管理。

关键词：高职院校；人才培养工作评估；档案管理 ；优化

作者简介：宋晓丽（1971-），女，湖北恩施人，本科，恩施职院组织人事处副处长、档案馆员

对高职院校进行人才培养工作评估，是教育部依据《关于印发<高等职业院校人才培养工作评估方案>的通知》（教高【2008】5号）精神，为进一步加强对高职院校人才培养工作的宏观管理与指导而采取的一项重要举措，而高职院校人才培养工作评估与档案管理工作密切相关。按照人才培养工作评估的要求，优化高职院校档案管理，不仅能够保证人才培养工作评估的顺利进行，有效促进高职院校进一步加强内涵建设，全面提高人才培养质量和办学水平，还能够进一步提升高职院校档案管理工作水平，更好地服务于人才培养工作。

一、档案管理对人才培养工作评估的重要影响

从评估工作的内容来看，评估主要依据《高等职业院校人才培养工作评估指标体系》（以下简称《评估指标体系》）涉及的评估项目。《评估指标体系》由领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理、社会评价等7项主要评估指标组成，主要评估指标下共设22个关键评估要素。每个评估指标和要素都需要大量的材料予以佐证,而这些佐证材料大多是由原始档案或以原始档案为基础进行加工而成的二次文献组成。因此,真实、系统、规范的档案资料是支撑整个人才培养工作评估指标体系的基础，也是开展人才培养工作评估的依据。 
    从评估工作的方法来看，评估专家组采用的主要工作方法有：分析《高职院校人才培养工作状态数据采集平台》（以下简称《数据采集平台》）数据信息、听取院校汇报、实地观察、查阅资料、听教师说课、深度访谈、专业剖析等。其中，《数据采集平台》数据信息由院校基本信息、院校领导、基本办学条件、实践教学条件、办学经费、师资队伍、专业、教学管理与教学研究、社会评价等九大方面组成，这些数据信息都是学校最基本、最原始的档案资料在《数据采集平台》上的集成反映，也是评估专家组考察分析受评学校人才培养工作状态的第一手材料；院校汇报、教师说课、专业剖析和深度访谈，从某种意义上讲就是不同的主体、运用不同方式、从不同角度向专家展示学校人才培养工作形成的档案材料；而查阅资料则是指评估专家针对现场考察期间发现的奇异点而采用的最基本的评估方法。这就是说，几乎所有的评估方法都是围绕和指向受评学校人才培养工作状态材料而展开的，或者说都离不开对人才培养工作状态材料的运用。

由此可见，评估专家组开展评估工作,主要是根据《评估指标体系》，通过采用多种评估方法，获取、分析、鉴定、整理受评学校人才培养工作的主要档案信息资料, 从而全面真实地了解受评学校人才培养工作状况，总结经验和特色，发现问题和不足，探究问题产生的主要原因，提出改进工作的意见和建议。因此,完整、系统、真实的档案资料是评估专家组客观准确评估受评学校人才培养工作状况的重要依据。如果没有系统全面的档案资料作为支撑和佐证，要对一所学校进行客观、公正、全面的评估几乎是不可能的。

二、人才培养工作评估对优化档案管理的现实需要

人才培养工作评估既是对学校人才培养工作的综合评估,也是对学校档案管理工作的检验和促进。毋庸讳言，在评估实践中经常暴露出档案管理在服务人才培养工作中的诸多问题，主要表现在：有的学校领导档案意识淡薄,在档案管理的体制机制、职责划分、人员配备及资金投入上未给予足够的重视,导致档案管理体制不健全、制度不完善、职责不明确,造成了实际工作中档案收集归档难、查找利用难的局面；有的学校档案资料的分类存档缺乏科学标准，日常收集不及时、不完整、不齐全,整理不系统、不规范；有的学校在档案管理上计算机及网络技术运用薄弱,档案信息存储量小,收集、整理、检索难,利用率低；等等。这些问题都严重影响了人才培养工作评估的顺利开展,以致于有的院校为了能够通过评估验收,不惜花费大量的人力、物力和财力来弥补档案的缺失,这既影响了档案的原始性、真实性，也背离了评估的宗旨。

随着五年一轮的高职院校人才培养工作评估步入常态化，优化和加强学校档案管理工作已不再是权宜之计。人才培养工作评估本身只是手段，目的在于促进高职院校全面提高人才培养工作水平。因此，适应人才培养工作评估的需要，优化和加强学校档案管理，是保证人才培养工作评估顺利进行的客观要求，也是档案工作服务于人才培养根本任务的使命所在。

1、进一步加强对档案管理工作的重视和领导，强化全员档案管理意识

档案管理是一项时间跨度大、涉及面广、专业性强的系统工作，这项工作的好坏在很大程度上取决于领导对它的重视程度。要把档案工作列入学校党委和行政的重要议事日程,纳入学校年度工作计划与考核目标，并定期开展对全校档案工作的指导和督查。要配齐配强专兼职档案管理人员，有计划、有针对性地对他们进行多种形式的教育、培训和指导,促使他们系统学习和掌握档案业务知识和业务技能,逐步实现工作理念、知识结构、工作技能的同步更新和提升。加强档案法律法规的宣传和教育,强化全员建档、存档、用档意识,使全体教职员工真正认识到在人才培养工作中形成的各类文件材料都是学校的信息资源和文化财富,必须及时完整地归档保存。要加大投入，确保在房屋、设施配备等方面达标升级。

2规律，将归档文件分为“党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会”等类目，形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别。但从适应评估需要出发，从有利于人才培养工作档案的管理出发，高职院校应重视做好档案类目细分的工作，即在依据《高等学校档案实体分类法》所建立的现行档案分类体系的大框架下，衔接《评估指标体系》中的7项主要评估指标及22个关键评估要素，将大类目细分，从而建立起档案类目与评估指标和要素之间的对应关系，并按照“目标-条件-过程-结果”的逻辑关系建立类目下档案材料之间有机联系。这就为人才培养工作档案的收集、整理、保管和利用奠定了扎实的类目框架基础。这项工作是一项艰苦的工作，但无疑是一项很有价值的创新性工作，更是优化档案管理、更好地发挥服务功能的最重要的顶层设计的工作。

4、强化文献检索和利用，优质高效服务人才培养工作

档案利用工作是档案工作的最终目的，是对档案价值和档案工作水平的检验。人才培养工作的评估过程，就是对档案的利用过程。适应人才培养工作评估需要，高职院校要积极探索文献检索和利用途径,不断丰富检索和利用工具,尤其要重视提高档案管理现代化水平，利用计算机技术、网络技术和数字化技术进行档案管理和信息开发，逐步建立并完善现代化的档案储存系统、文献检索系统、资源开发利用系统和管理系统，逐步开发出人才培养工作的各种专题档案数据库，如发展规划数据库，师资队伍数据库，科研项目及成果数据库，精品课程数据库，重点（特色）专业数据库，实践教学体系数据库，教学管理数据库，毕业生数据库等等，实现档案信息资源的集成共享和优质高效服务,使各类档案在服务人才培养的各项工作中发挥其最大效用。