衢市档〔2015〕19号

一

关于2015年市级以上重点建设项目

档案安全管理专项检查情况的通报

各县（市、区）档案局、重点办，市直有关主管部门，各市级以上重点建设项目单位：

为全面推进重点建设项目档案依法管理，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，衢州市档案局、衢州市重点办组成联合检查组，于8月11日至8月26日分别对全市30个市级以上重点建设项目进行了专项执法检查, 现将有关检查情况通报如下：

一、好的方面

1、重点建设项目档案管理意识得到进一步增强。从检查的情况来看，多数项目建设单位领导已认识到重点建设项目档案是项目建设及其管理活动的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据，从而对重点建设项目档案管理工作思想上比较重视，认识上比较到位，能将项目档案管理工作列入领导议事日程。一些单位在工程建设初始就成立档案工作机构或指定负责建设项目档案工作的人员，并要求各施工、监理单位明确分管档案工作的领导和负责档案工作的人员，从而形成覆盖建设单位各部门，各施工、监理单位的档案管理网络。多数项目建设单位建立了档案室，配置了档案装具，在人、财、物等方面给予一定的保障。杭新景高速公路衢州段项目，在项目开始就能够把档案工作纳入公司的重要议事日程，纳入项目建设的日常工作计划，纳入劳动竞赛考核重要内容中，定期进行档案专项检查，并予以及时通报，建立了档案预立卷制度，便于平时的查阅利用。开化县卫计局重视档案员的业务培训，确保了档案管理人员的责任心强、业务素质高。

2、重点建设项目档案管理制度和控制措施逐步完善。多数重点项目建设单位能结合本单位实际，制定了项目档案管理制度，从而促进档案工作的规范化、法制化管理，从源头上堵住漏洞。特别是不少项目建设单位从工程一开始就制订了项目档案管理办法，明确项目档案管理的人员配备、业务规范及检查验收要求，为实现项目档案管理与项目建设同步建档、同步检查验收、同步移交提供依据。衢江区交通局、江山市交通局在项目建设中，建立了比较完善的档案管理制度，在签订设计、施工、监理合同时，对档案的形成、积累、整理、数字化、移交、借阅等工作都提出了明确要求，从而保证了项目档案归档整理的规范性和档案数字化的同步跟进。从档案的控制措施来看，多数重点建设项目单位能够依法把档案工作纳入领导责任制、项目责任制、招标责任制、工程监理制和合同管理制，档案的保管条件和安全防护措施得到了进一步的提升。

3、重点建设项目档案的业务建设趋于规范。从项目档案的业务建设来看，多数单位比较重视项目文件材料的收集、整理，加强了对设计、施工、监理等参建单位档案工作的监督、检查、指导，要求有关施工、监理单位在工程建设过程中重视项目文件的形成、积累，及时向建设单位移交符合规范要求的档案资料。大部分建设单位能按照项目档案整理要求，对项目档案进行科学的分类，平时做好预立卷工作，对工程建设和管理过程中形成的各种门类和载体的档案进行集中统一保管。多数工程档案收集比较齐全、完整，书写材料符合要求，图纸图面比较清晰，档案整理比较规范。巨化股份公司锦纶公司对项目的档案管理工作非常重视，管理制度完善,归档材料收集齐全,组卷科学合理,并与项目建设同步进行,档案整理规范化程度较高；常山县开发区管委会对衢州绿色产业集聚区常山片区低丘缓坡综合开发建设项目的档案规范化管理认识高，将档案整理标准和收集范围纳入合同条款，未纳入的内容补充发函，明确档案责任，确保档案的收集、整理工作与工程建设同步进行，通过加强档案管理，促进了项目的推进。

4、重点建设项目档案信息化建设有所提升。从项目档案信息化建设来看，部分重点建设项目档案工作运用计算机和档案管理软件等现代化手段进行管理，有的项目单位按照《浙江省重点建设项目档案登记备份办法》对项目档案进行了数字化扫描和备份，使重点建设项目档案工作的效率和档案利用水平得到显著提高。龙游县水利局注重项目的信息化工作，钱塘江治理工程龙游县衢江治理曹垅段应急工程项目开展了档案数字化。衢州市新农都公司将项目前期档案委托给档案数字化公司进行规范整理和数字化扫描。杭新景高速公路衢州段项目从一开始档案中介机构就介入文件材料的收集、整理并进行了数字化扫描。这种“借力”发展，引进专业档案管理机构的全面系统化整理的做法，有力地推进了我市项目档案的信息化建设步伐。

二、存在问题

1、部分重点建设项目单位对档案工作不够重视，档案意识有待进一步增强。通过执法检查，我们发现目前尚有一部分项目单位的领导对项目档案工作的重要性认识不足，重项目建设、轻档案管理的现象依然存在。龙游县城市污水处理厂二期工程项目，未成立项目档案工作管理领导小组，未建立项目档案管理制度，归档材料随地堆放踩踏，档案安全保管意识不强。还有少数项目单位对档案工作不重视、不过问、不支持，档案安全意识淡薄，经费未能及时落实，场地不符合保管要求，装具不合规范，档案保管条件简陋，存在档案安全管理漏洞。

2、档案资料收集不齐全、整理欠规范，档案管理规范化有待进一步提高。检查中发现，有些重点建设项目由于档案管理制度不完善，项目档案工作监管不力，致使重点建设项目档案在整理上不规范，业务建设存在诸多问题：一是档案资料收集不齐全、不完整，尤其是项目前期文件和施工、监理过程中的原始资料不能及时完整地收集，并且存在复印件代替原始件归档的问题；二是项目建设中的声像材料、电子文件归档较少，“重纸质，轻特载”的现象普遍存在；三是所形成档案材料中仍存在圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久字迹材料，影响档案的长久保存；四是有些项目档案整理不规范，档案分类不合理，移交手续不齐全。

3、重点建设项目档案工作人员业务不熟悉，档案业务素质有待进一步提升。重点建设项目单位档案人员多为新手，对工程建设情况不熟悉，对档案业务更不熟悉。多数项目档案人员未经过档案专业培训和学习，档案岗位又经常换人。从总体上看，重点建设项目档案人员的业务素质还不能完全适应重点建设项目档案工作正常开展的需要。

4、重点建设项目档案信息化建设滞后，档案现代化管理水平有待进一步改善。随着大量项目电子文档的产生，档案信息的安全问题日益突出。绝大多数受检单位仍局限于传统的手工管理，档案信息化建设工作落后，未能将项目从设计到建设各个过程中形成的电子文件的移交归档工作纳入相关合同条款，并及时开展接收工作。不少项目单位没有配备档案专用计算机和档案管理软件、没有档案数字化所必须的扫描仪等设施设备，还未开展档案登记备份工作，档案信息存在安全隐患。部分项目单位虽将档案目录输入了计算机，但存在项目电子文件数据格式和管理不规范等问题，档案难以发挥应有的作用。

三、下步工作要求

重点建设项目事关国计民生，抓好重点建设项目档案工作，不仅是项目依法建设和管理的要求，而且是今后项目维修、改建、扩建和维护管理的重要依据。为此，各重点建设项目单位要本着对项目负责，对历史负责的态度，切实抓紧抓好重点建设项目档案工作。

1、加强组织领导，增强档案法制意识。各重点建设项目单位一定要加强项目档案工作的组织领导，加强档案法律法规的学习和宣传，增强管理人员的档案意识、责任意识和使命意识。要严格按照《中华人民共和国档案法》、《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》等文件要求，把档案工作列入领导议事日程，落实人员，落实责任，落实经费，实现项目建设与档案管理同步开展。要加强对设计、施工、监理等单位档案工作的监督、指导，要将移交档案的套数、质量、时间列入工程承包合同，实行各类档案资料的收集、整理、移交与工程款的结算挂钩制度。

2、提高档案规章制度执行力度，确保项目档案工作有序进行。各重点建设项目单位要建立健全项目档案各项管理规章制度，将项目档案工作列入相关人员的岗位责任制，列入考核。在做好项目档案的收集、整理和归档工作的同时，要及时向档案部门报送《重点建设项目档案管理登记表》，申请档案专项验收。档案专项验收之前，建设单位应组织设计、施工、监理等有关部门人员做好工程档案的自查工作。在此基础上，各地档案局要依法组织对重点建设项目档案的专项验收；对未经档案专项验收或档案验收不合格的重点建设项目，各地各单位不得进行或通过项目的竣工验收。

3、加强档案队伍建设，提高档案人员业务素质。各重点建设项目单位要建立完善的档案工作网络，明确档案人员职责，并保持档案人员队伍的稳定性。档案工作专业性强，各单位要积极组织档案人员参加业务培训，提高档案业务能力，以适应重点建设项目档案工作的需要，适应新形势下项目档案工作的新要求。

4、加强档案信息化建设，做好项目档案登记备份工作。自2010年省档案局、省重点办联合下发了《浙江省重点建设项目档案登记备份办法》起，项目档案管理的数字化、信息化、现代化进程加快。各重点项目建设单位应配备符合要求的档案专用计算机、管理软件、档案数字化扫描仪等设施设备，将项目档案信息化建设纳入单位信息化总体规划之中，与单位信息化建设同步进行；要加强项目电子文件归档管理，建立健全电子文件管理制度，确保项目建设过程中电子文件档案收集齐全、安全保管、有效利用；要做好项目档案登记备份工作，采用在线传输或脱机、刻录光盘等形式，及时做好项目档案登记备份和相关移交报送工作。

5、加强档案工作整改力度，规范项目档案管理。各重点建设项目单位对检查中提出的问题要引起高度重视,切实采取有力措施，逐一落实整改。要加强项目各种门类、各种载体、各个阶段档案的集中统一管理，要重视档案硬件设施的改善，以确保项目档案的安全、完整、准确和有效利用。市档案局、市重点办将适时对整改的情况进行一次督查，对未按规定落实整改的单位将按照《中华人民共和国档案法》相关规定做出处理。

衢州市档案局    衢州市重点建设领导小组办公室

                          2015年9月8日