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浙江省重点建设项目档案登记备份办法
发布时间： 2013.09.18 来源：衢州市档案局业务督导处
省局关于印发《浙江省重点建设项目档案登记备份办法》的通知.doc
浙江省档案局 浙江省重点建设领导
小组办公室关于印发《浙江省重点建设项目
档案登记备份办法》的通知
浙档发〔2010〕38号
各市、县（市、区）档案局、重点办，省级有关部门：
现将《浙江省重点建设项目档案登记备份办法》印发给你们，请结合本地区、本部门的实际情况，认真贯彻执行。
浙江省档案局 浙江省重点建设领导小组办公室
2010年10月18日
浙江省重点建设项目档案登记备份办法
第一条 为加强重点建设项目档案管理，保障重点建设项目档案信息安全，根据《档案法》、《电子文件管理暂行办法》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省重点建设项目管理办法》和中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》等有关规定，结合本省实际，制定本办法。
第二条 本办法所称重点建设项目档案登记备份，是指省档案局依法对本行政区域内新建、在建的省重点建设项目的档案实施登记备份的活动。
第三条 政府投资性质或使用财政资金的省重点建设项目，列入省档案局重点建设项目档案登记备份范围。省档案局每年根据省发改委发布的省重点建设项目名单确定省重点建设项目档案登记备份名单，并及时公布。
第四条 省重点建设项目档案登记备份的主要内容是：
（一）项目申报文件：项目建议书、可行性研究报告、项目评估及批复；环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复。
（二）设计基础文件：工程地质、水文地质、勘察报告、地质图，勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明；地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。
（三）设计文件：总体规划设计；方案设计；初步设计及其报批文件；技术设计；设计评价、鉴定及审批。
（四）征地、移民文件；招标投标、承发包合同协议。
（五）桩基、地下管线等隐蔽工程施工文件。
（六）项目竣工图。
（七）竣工验收文件：项目竣工验收报告；工程设计、施工、监理总结；项目质量评审文件；各类专项验收文件；竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会签字名册、验收备案文件。
（八）其他文件：项目照片、声像材料及项目建设过程形成的其他有长远保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的文件。
第五条 列入档案登记备份名单的省重点建设项目，其建设单位应在项目建设期间做好以下工作：
（一）做好项目文件材料形成、积累和归档工作，确保项目档案完整与规范。
（二）对本办法第四条所列范围的项目档案进行数字化加工，形成目录数据库和全文数据库。
（三）对本办法第四条所列范围的项目相关电子文件进行整理归档，并制作相应电子目录。
（四）在项目档案专项验收前1个月完成本办法第四条（一）到（六）项档案登记备份工作，在项目竣工验收后3个月内完成本办法第四条第（七）、（八）项档案登记备份工作。
第六条 档案登记备份的形式
（一）档案数字化成果。指项目建设过程中形成的纸张、胶片等各类传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录。
（二）电子文件。指在项目建设过程中通过计算机等电子设备形成的文字、表格、CAD图、声像等各种形式的历史记录。
第七条 档案登记备份的程序
（一） 填写材料
各项目建设单位在移交档案登记备份数据前应填写《浙江省重点建设项目档案管理登记表》（见附表一）、《电子文件和数字档案备份情况表》（见附表二）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附表三）。
（二）生成备份载体（包）
各项目建设单位根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子文件和档案数字化成果，整理生成备份包或导出到脱机载体，并做好备份载体（包）的登记、管理工作。
（三）报送与移交
将生成的数据刻录到一次写光盘，按规定时间将光盘和相关书面材料报送省档案局档案登记备份中心。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。
（四）受理、审核
省档案局档案登记备份中心对各项目建设单位报送的书面材料和移交的登记备份数据进行受理、审核。审核内容包括检查报送材料是否具有完整性和有效性，移交的登记备份载体质量是否符合要求等。
（五）反馈
省档案局档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后一周内按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。
第八条 移交的登记备份数据格式、数字化技术参数、编号命名及目录建库等应符合省档案馆进馆标准。
第九条 登记备份数据的移交介质统一采用一次写数据光盘，如遇特殊情况，由双方另行协商确定。
第十条 各项目建设单位应当依照本办法的规定做好项目档案的登记备份工作。对于未按规定完成项目档案登记备份的，省档案局原则上不予受理其项目档案专项验收的行政许可申请。
第十一条 省重点建设项目档案登记备份完成后，各有关项目建设单位、管养单位及工作人员持有效证件和单位证明，可以利用权限范围内的档案。中国公民和组织利用档案馆保存的档案，应按照档案公布开放及《政府信息公开条例》的相关规定执行。
第十二条 市、县（市、区）重点建设项目档案登记备份工作可参照本办法执行。
第十三条 本办法实施中的具体问题，由浙江省档案局负责解释。
第十四条 本办法自2010年12月1日起施行。
表一：
浙江省重点建设项目档案管理登记表
填报单位（盖章）： 填报时间：
项目名称 | ||||||||||||||||||
建设单位或项目法人 | 邮编 | |||||||||||||||||
地址 | ||||||||||||||||||
上级主管部门 | ||||||||||||||||||
批准概算总投资 | 万元 | 计划工期 | 年 月 — 年 月 | |||||||||||||||
主要单位工程名称 | ||||||||||||||||||
现已完成的单位或单项工程 | ||||||||||||||||||
主要设计单位 | ||||||||||||||||||
主要施工单位 | ||||||||||||||||||
主要设备安装单位 | ||||||||||||||||||
主要监理单位 | ||||||||||||||||||
项 目 档 案 管 理 情 况 | ||||||||||||||||||
档案管理部门名称 | ||||||||||||||||||
库房面积/档案工作其他用房面积 | ||||||||||||||||||
设施设备 | ||||||||||||||||||
档案制度建立情况 | 制度名称 | 有 | 无 | 制定或修改日期 | ||||||||||||||
档案管理办法 | ||||||||||||||||||
立卷归档制度 | ||||||||||||||||||
归档范围与保管期限表 | ||||||||||||||||||
档案利用与安全管理制度 | ||||||||||||||||||
文件质量控制措施 | ||||||||||||||||||
项目档案分类方案 | ||||||||||||||||||
档案整理情况 | 档案类别 | 数量 （卷或件） | 是否已 整理 | 备 注 | ||||||||||||||
项目申报文件 | ||||||||||||||||||
设计基础文件 | ||||||||||||||||||
设计文件 | ||||||||||||||||||
政策处理及招投标、 合同文件等 | ||||||||||||||||||
施工监理文件 | ||||||||||||||||||
竣工图 | ||||||||||||||||||
竣工验收文件 | ||||||||||||||||||
照片、声像等 特种载体档案 | ||||||||||||||||||
现有档案总量 | ||||||||||||||||||
检索工具编制情况 | 类别 | 数量（册） | 类别 | 数量（册） | ||||||||||||||
案卷目录 | 全引目录 | |||||||||||||||||
卷内目录 | 其他 | |||||||||||||||||
档案信息化情况 | 档案管理软件使用情况 | |||||||||||||||||
档案数字化 情况 | 数据总量（GB） | |||||||||||||||||
现备份方式 | ||||||||||||||||||
案卷级目录数量（条） | 格式 | |||||||||||||||||
文件级目录数量（条） | 格式 | |||||||||||||||||
全文数量（页、张） | 格式 | |||||||||||||||||
图片数量（张） | 格式 | |||||||||||||||||
影像数量（条） | 格式 | |||||||||||||||||
其他 | 格式 | |||||||||||||||||
电子文件归档情况 | 数据总量（GB） | |||||||||||||||||
现备份方式 | ||||||||||||||||||
电子文件目录数量（条） | 格式 | |||||||||||||||||
电子文件数量（件） | 格式 | |||||||||||||||||
其他 | 格式 | |||||||||||||||||
对项目档案日常监督、指导的上级单位 | ||||||||||||||||||
填表单位 | （盖章） 年 月 日 | |||||||||||||||||
注：按照实际情况填写此表，并按要求报送。
表二：
电子文件和数字档案备份情况表
移交批次编号：
填报单位 | |||
经办部门 | 填报日期 | ||
情况说明 | 本次共移交 份备份载体 个备份文件包。 | ||
经办人 | （签名） | 检查人 | （签名） |
单位领导审批意见 | （单位盖章） 年 月 日 | ||
主管机关审批意见 | （主管机关盖章） 年 月 日 | ||
表二（续表）：
电子文件和数字档案备份情况表
单位名称（盖章）：
载体（包）编号 | 备份形成时间 | 内容说明 | 数字摘要 | 载体形式 | 实际容量（MB） |
注：“数字摘要”是指对备份载体（包）用MD5、SHA1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性。“载体形式”指档案备份数据载体形式，一般为光盘。此表分别在项目档案专项验收前一个月、竣工验收后三个月报送登记备份数据时填报。
表三：
表三：
档案备份数据移交、接收检验表
移交单位 | （盖章） 年 月 日 | |||
移交人 | （签名） 年 月 日 | 检查人 | （签名） 年 月 日 | |
移交批次编号 | ||||
档案备份载体 （包）自检情况 | ||||
接收单位 | （盖章） 年 月 日 | |||
材料审核情况 | ||||
技术检测情况 | 载体外观检验情况 | |||
病毒检验情况 | ||||
可靠性检验情况 | ||||
完整性检验情况 | ||||
规范性检验情况（电子业务数据除外） | ||||
技术方法与相关软件、说明资料检验（包括是否有加密、电子签名等） | ||||
处理意见 | （经办人签名） | |||
注:“接收单位”及以下栏目由档案登记备份中心填写。
浙江省档案局办公室 2010年9月25日印发 |