档案工作规范

浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）

发布时间： 2013.09.18 来源：衢州市档案局业务督导处

关于印发《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》的通知

浙档〔2008〕47号

各市、县（市、区）档案局（馆）：

为加强民生领域档案管理规范化建设，进一步开发利用民生档案信息资源，充分发挥民生档案在改善民生、促进社会和谐中的基础性作用，我们制定了《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》，现印发给你们，请认真实施。同时，就贯彻落实浙档〔2008〕38号文件精神，部署和推进全省民生档案信息基础数据库建设工程提三点要求：

一、要充分认识推进民生档案信息基础数据库建设工程的重要意义，切实加强领导，稳步推进

民生档案信息基础数据库建设工程是一项系统性、基础性、长期性的工作，是全省档案部门服务大局、服务民生的一项重要举措，全省各级档案部门要充分认识开展民生档案信息基础数据库建设工程的重要性，将这项工作摆上重要议事日程，落实人员和经费，扎实推进本地区民生档案信息基础数据库工程建设，确保全省民生档案信息基础数据库建设工程的顺利实施。

各地在推进民生档案信息基础数据库建设工程过程中，要注重“两个结合”：

一是要将民生档案信息基础数据库建设工程与数字档案馆建设有机结合起来。民生档案信息基础数据库建设工程是数字档案馆建设的重要组成部分，应纳入数字档案馆的统一规划。数字档案馆建设要把民生档案信息基础数据库建设放在优先位置，对各类民生档案优先数字化，及时将可公开的民生档案信息资源向社会开放，使数字档案馆发挥更大的社会效益。

二是要将民生档案信息基础数据库建设工程与推进民生档案信息资源的整合有机结合起来。推进民生档案资源整合，不仅是档案实体的整合，也可以是数字信息的整合。各级档案部门要以实施民生档案信息基础数据库建设工程为契机，通过规范格式，统一指导，整合接收馆外的民生档案数据库和数字化成果，加快民生档案资源的整合步伐。

二、明确今后几年内全省民生档案信息基础数据库建设的主要目标和任务

浙档〔2008〕38号文件提出：“各级国家综合档案馆要加快民生档案信息化建设，优先实施民生档案数字化项目，到2012年，全省各级国家综合档案馆要建成婚姻、土地承包、山林、房产、移民、知青、学籍、公证、破产企业职工等专题的民生档案全文数据库”。按照这个目标，今年各地推进民生档案数据库建设的主要任务是：

1．调查摸底，制定计划。全省各级档案部门要按照省档案局的统一部署，对馆内和馆外的民生档案信息基础数据库中涉及内容、格式、进展情况、实际效果、存在问题等情况进行调查摸底，结合实际，制定民生档案信息基础数据库工程实施计划。请各市、县（市、区）档案局（馆）在7月31日前将实施计划报省档案局业务指导处。

2．突出重点，分步实施。省档案局在前期调查研究的基础上，推荐先期建设婚姻、土地、山林、房产、移民、知青、企业职工、户籍、学籍、公证等10类民生档案信息专题数据库。各地应根据馆藏实际，突出重点，今年可先选择建设一批（至少2个以上），再按计划逐年推进。实施民生档案信息基础数据库工程，可按先易后难、先目录后全文、先急用后一般的顺序开展建设工作。

3．统一格式，整合共享。我们印发的《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》是在大量调查研究和反复征求意见的基础上制定的，全省各级档案馆应尽量按照统一的推荐格式进行建设，从而为实现区域民生档案信息资源的整合和共享创造条件。

4．选点示范，总结表彰。各市档案局要选择一个基础较好的县（市、区）档案馆作为实施民生档案信息基础数据库工程示范单位，发挥其示范带动作用。今年年底将对全省各地档案馆民生档案信息基础数据库工程建设情况进行考核和检查，表彰首批民生档案信息基础数据库工程建设示范单位。

三、各地在实施《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》时应注意的问题

一是本规范的应用范围和新老规范的衔接。省档案局制定民生档案数据库推荐格式，主要用于规范各级国家综合档案馆和有关部门的民生档案专题数据库格式，推进区域民生档案的共建共享，同时也为我省档案管理软件开发中的专业档案数据库结构设计与数据交换提供参考。本规范是《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）的补充和延伸，仅用于馆藏各类民生档案专题目录数据库著录和馆外民生业务档案（如婚姻、房产等）电子目录数据交换。其他属进馆范围的、可能涉及民生内容的文书档案，数据库移交的格式规范仍参照2002年的原规范执行，移交后再由档案馆按照本规范建立或同时移交对应的民生档案专题数据库。

二是民生档案数据库的建设范围。本规范根据我省各级国家综合档案馆的馆藏现状和利用情况，推荐了10种馆藏重点民生档案数据库格式。各地可根据实际，选择部分馆藏民生档案建立目录数据库和开展全文数字化，并指导涉民主管部门、行政村和社区等单位建立和规范民生档案专题数据库。对于规范中未涉及的一些民生档案，如计生档案、社保档案、居（村）民健康档案等，可参照规范中的通用格式进行著录。

三是民生档案数据库的字段格式和内容著录要求。规范中列出的民生档案目录数据库字段格式和内容著录要求基本参照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）制定，本规范中未明确提出的一些要求，如数据库格式、字段著录内容等，均参照该规范执行。各地在执行时要注意两个规范间的内容联系，确保民生数据库内容和格式符合规定要求。

四是各类民生档案在整理方式和档号著录要求上的区别。规范中推荐的10类重点民生档案中，其整理方式可能存在按卷、按件或在不同时期两者兼有等不同情况；移民、公证、户籍等档案整理一般按户（人）立小卷，同时也存在多户（人）合并立卷的情况，等等。以上情况应注意区别，并在建立民生档案目录数据库时，选择著录对应档号标识字段。

浙江省档案局

2008年7月7日