衢州市档案局文件

衢市档〔2011〕10号

关于开展2011年度档案与电子文件登记备份工作的通知

各县（市、区）档案局、市直机关各单位、各企事业单位：

为认真贯彻落实浙江省委办公厅、省政府办公厅《关于开展档案与电子文件登记备份工作的通知》和衢州市委办公室、市政府办公室《关于开展档案与电子文件登记备份工作的实施意见》精神，全面推进档案登记备份工作，根据浙档发〔2010〕43号文件《关于明确档案登记备份工作中若干业务事项的补充规定》，现就2011年我市档案与电子文件登记备份工作中的有关事项通知如下：

一、加强档案登记备份的组织实施和保障工作

各单位在组织实施档案登记备份工作过程中，要按照省、市有关通知和实施意见的要求，加强前期指导，规范工作程序，做好基础保障。

（一）加强档案登记备份工作规划和指导。各单位要按照省、市“两办”文件的总体要求，加强对本地、本单位档案登记备份工作的统筹规划，分期分批实施。各单位要在调查摸底的基础上，制定具体可行的工作方案，明确本单位档案登记备份的具体范围、要求、步骤和保障措施，2010年已经制定工作方案的单位，要进一步修改完善，确保工作方案的科学性和可行性，未制定工作方案的单位要抓紧制定，并报当地档案行政管理部门审核后实施。

（二）规范档案登记备份申报、受理的程序。规范的程序是实现档案登记备份制度证据保全和安全保障等功能的重要基础，是实施行政监管的必要形式。各单位要按照《衢州市档案与电子文件登记备份工作方案》要求，规范工作程序，及时做好报送和移交，档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，及时进行受理、审核，确保申报材料和相关档案数据的规范、完整、有效。

（三）做好档案登记备份中心的基础保障和管理工作。市、县两级要抓紧明确档案登记备份中心的内部职责，建立规范台账，做好相关材料的归档和已受理登记备份数据的安全管理工作，要通过自建、托管等方式，加强软硬件保障。尚未启动档案登记备份中心软硬件建设项目的县（市、区），要抓紧立项准备和实施等工作，争取纳入信息化等相关规划。要强化档案登记备份中心的安全管理，建立应急预案，加强日常应急演练。2011年4月底，市本级将组织“兰台防线”衢州市档案与电子文件突发事故与灾害应急演练，柯城区、龙游县将在同一时间完成本级应急演练工作。

二、明确档案登记备份工作中的若干业务、技术事项

（一）进馆单位档案登记备份的范围、方式。

1、传统载体档案。原则上各进馆单位保存的，尚未到移交进馆年限的，永久或长期（30年及以上）保管期限的全部传统档案，以及30年以下保管期限但具有较高现行凭证价值的传统业务档案，都应纳入登记备份的范围。对于双套制保存的纸质文书或业务档案，已将对应电子件（或数据库）进行登记备份的，原则上不重复进行登记备份。对于具有凭证价值但不纳入扫描范围的纸质业务档案，以及永久或长期（30年及以上）保管期限的档案中不宜进行数字化转换的部分，由各单位提出申请，报市、县档案局审核后确定，并在各单位的具体实施方案中予以明确。

纸质档案数字化转换的技术要求参照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》执行，建议扫描分辨率300dpi以上，彩色扫描模式，多页TIFF格式。同时，根据证据保全的要求，建议在数字化时采取整卷（件）扫描的方式（即不剔除案卷或归档文件中的文件处理单、原稿等页面）。

2、电子业务数据。范围主要是涉及民生权益或公共利益，具有较高凭证价值或现实查考价值的各类现行业务数据（库）。

电子业务数据一般采取打包寄存等备份方式。对于变动比较频繁、数据量较大的电子业务数据，建议采取专线在线传输方式；对于数据量不大且变动不多的电子业务数据，可采取光盘、磁带等脱机载体定期移交的方式。

3、电子公文。范围主要是各单位已办理完毕，完成逻辑归档，具有永久、长期（30年及以上）保管期限的电子公文。电子公文登记备份时应参照《电子公文归档管理暂行办法》等规范要求。电子公文的移交可采取光盘报送、在线传输等方式。

（二）联网电子业务系统的登记备份。

对于业务信息系统已经全省或全市联网，后台数据统一保存在省、市的，各单位在开展登记备份时按如下处理：

1、后台数据统一存储在省级部门的（如残疾人信息系统等），由市进行登记备份。

2、后台数据统一存储在市级部门的，由市、县两级进行登记备份。

3、后台数据分布存储在县级部门的，由县进行登记备份。

4、对于数据库系统采取集中式和分布式相结合的存储方式，省或市的数据库系统只存储部分相关数据的（如教育部门的学籍管理系统），由市登记备份中心进行登记备份。

（三）档案登记备份软件和脱机存储载体的选择。

1、软件的选择。建议县（市、区）以项目方式，统筹解决档案登记备份工作所需的软硬件平台；暂不具备条件的县（市、区），可在适当改造的基础上选购一些现成软件产品。

2、脱机存储载体的选择。需脱机移交备份的档案数据，建议采取质量比较可靠的一次写光盘、磁带保存。档案登记备份中心对已受理的需要永久、长期（30年及以上）保存的脱机备份载体（如光盘、磁带），将复制到磁盘阵列或新的脱机载体等进行2-3套保存。移动硬盘、u盘可用于档案数据的暂时移交，但不推荐作为脱机长期存储的载体。

三、建立长效机制，全面推进档案登记备份工作

为有效实施档案登记备份“十二五”规划，全面推进档案与电子文件登记备份工作，建立服务高效、机制完善、措施有力、安全可靠的档案登记备份中心保障机制，确保全市档案登记备份工作的有序开展，特提出如下要求：

（一）抓好全市各级机关档案登记备份工作。根据浙档发[2010]43号文件，关于《明确档案登记备份工作中若干业务事项的补充规定》和浙档发〔2011〕13号文件，关于印发《2011年度各市档案工作责任制目标综合考核办法》的通知精神，要求到2011年底，市、县两级要基本完成政府直属部门的重要传统档案数字化及其登记备份工作，到2012年底，完成其他法定进馆单位的重要传统档案数字化及其登记备份工作。因此，全市各级机关单位要按照省里的要求，抓紧配备人员、配备工作场地、配备专业设施或以外包的形式，有计划、有步骤的开展室藏重要传统档案数字化及其登记备份工作，确保本单位任务的完成。同时，各级机关还要积极推进本单位的数字档案室建设，争创省级示范数字档案室和规范化数字档案室，确保市、县两级各有10%以上单位建立规范化数字档案室。

（二）抓好全市重点民生领域档案登记备份工作。2011年，市本级完成4家、县（市、区）完成3家以上重点民生领域的电子业务数据登记备份工作。同时，市本级完成2家、县（市、区）完成1家以上二甲以上医院电子病历档案登记备份工作。

（三）抓好全市县级以上重点建设项目档案登记备份工作。市本级将根据市发改委确定的全市重点建设项目名单，建立市级以上重点建设项目档案登记备份名册，按照《浙江省重点建设项目档案登记备份办法》规定，完成当年通过竣工验收、列入接受进馆名册的市级以上重点建设项目档案登记备份工作，确保辖区内重点建设项目档案专项验收合格率达到100%。县（市、区）要按照同等的要求，完成当年通过竣工验收、列入接受进馆名册的县级以上重点建设项目档案登记备份工作，并确保辖区内重点建设项目档案专项验收合格率达到100%。

（四）抓好全市民营企业知识产权档案与电子文件登记备份工作。为深化、推进民营企业知识产权档案与电子文件管理，保障企业自主知识产权和自主创新成果，在全市构筑起监证有效、运作便利、成本低廉，有利于企业自主创新的档案服务机制。2011年，市、县两级档案登记备份中心要建立辖区内规模以上民营企业试点名册，完成2家以上民营企业知识产权档案与电子文件登记备份工作。

根据浙档发〔2011〕13号文件精神，上述工作已全部纳入2011年对县（市、区）党委、政府和市直机关“平安浙江”考核内容。

           二○一一年四月二十五日