衢州市人事劳动社会保障局

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 衢市人劳险〔2005〕188号

 

关于加强社会保险档案管理工作的意见

 

为加强对社会保险档案的管理，进一步规范社会保险档案材料的收集、整理、保管和利用，更好地为社会、为参保人员服务，特提出以下意见。

一、充分认识做好社会保险档案工作的重要意义，推进社会保险档案管理的制度化、规范化建设

社会保险档案是社会保险体系的有机组成部分和基础，是承担社会保险职能的行政部门、社会保险经办机构和参保单位公开、公平、公正做好社会保险工作的依据，是发放和获取社会保险经费的重要凭证。社会保险档案工作是档案工作的一个重要部分，涉及到广大参保人员的切身利益。开展这项工作，是档案工作服务大局、服务社会、服务人民群众的重要举措，是保障社会保险工作顺利进行、构建和谐社会的基础性工作。承担社会保险职能的行政部门、社会保险经办机构和参保单位应充分认识做好社会保险档案工作的重要性，将社会保险档案工作纳入机关、单位档案工作计划和发展规划，切实解决档案管理所需要的装具、设备、经费等问题，更好地为社会保险工作服务。同时，各有关部门要增强做好社会保险档案工作的自觉性，认真研究社会保险档案工作中遇到的新情况、新问题，加强领导，依据档案法规、规章建立和完善档案管理制度，加强档案管理的标准化和规范化建设，不断提高档案科学管理水平。并要根据社会保险档案机上作业普遍性特点，加强档案信息资源的开发利用工作，把做好社会保险档案工作作为进一步完善社保体系、为我市跻身全国百强城市、全面建设小康社会的一项重要举措抓紧、抓好、抓实。

二、社会保险档案文件材料归档范围

社会保险档案是指各级承担社会保险职能的行政部门、社会保险经办机构、参保单位在社会保险工作中产生的具有保存价值，应归档保存的各种文字、图表、声像、电子等不同门类和载体的材料。根据社会保险经办机构的职能，社会保险业务档案分类和类目设置为：养老保险类、医疗保险类、失业保险类、工伤保险类、生育保险类、农村养老保险类(含被征地农民基本生活保障)。其归档范围是：

(一)养老保险

1、单位、个人参保登记材料；

2、个人帐户建立、保费征缴材料；

3、职工退休(含病退)、办证审核材料；

4、待遇支付材料；

5、缴费基数核定、增减变化、补缴保费材料；

6、缴费记录凭证；

7、缴费工资申报材料；

8、各种统计报表；

9、养老保险电子文件；

10、其它有关文字材料。

(二)医疗保险

1、参保单位申报登记及其相关附件材料；

2、变更基本医疗保险单位审核材料；

3、交纳大病补充医疗保险费审核材料；

4、定点医疗机构、定点零售药店资格的申报、审查、审批材料；

5、定点医疗机构、定点零售药店的考核材料；

6、药品价格变动材料；

7、医疗费用报销审核单；

8、缴费工资申报材料；

9、医疗保险电子文件；

10、其它有关文字材料。

(三)失业保险

1、失业人员登记材料；

2、享受失业保险待遇人员基本情况表、申领手续材料；

3、失业人员领取失业保险金明细表等材料；

4、企事业单位缴费基数申报、增减变化材料；

5、失业保险电子文件；

6、其它有关文字材料。

(四)工伤保险

1、职工工伤认定、伤残等级签定等工伤保险待遇审批材料；

2、企业参保人数、保费收缴材料；

3、工伤待遇支付材料；

4、工伤保险统计报表；

5、工伤保险电子文件；

6、缴费工资申报材料；

7、其它有关文字材料。

(五)生育保险

1、单位生育保险参保缴费材料；

2、待遇支付审批表；

3、生育保险电子文件；

4、缴费工资申报材料；

5、其它有关文字材料。

(六)农村养老保险(含被征地农民基本生活保障)

1、农民参保申请登记材料；

2、参保审核审批材料；

3、费用征缴待遇支付材料；

4、农村养老保险电子文件；

5、其它有关文字材料。

三、社会保险档案分类、立卷基本要求

社会保险业务文件材料的整理，可根据社会保险档案的特点和形成规律，分别按类别和参保单位采用年度、类别、保管期限的分类方法进行整理。保管期限按各专业主管部门制定的保管期限执行。会计报表、帐簿、凭证等应按会计档案管理标准进行整理。

四、明确职责，加强领导，切实做好社会保险档案管理工作

社会保险档案涉及的部门和单位比较多，涉及的范围比较广，延伸的时间比较长，是一项单一又繁琐的工作，因此，各相关部门和单位要进一步提高认识，明确职责，措施到位，切实做好社保档案的管理工作。为此，特提出如下要求：

首先，要明确分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集整理工作。凡涉及到社保工作的所有档案，都要收集齐全，做到集中统一保管。要建立综合档案室，配备必要的符合要求的档案装具，档案库房应有防火、防盗、防光、防虫等“八防”设施，确保档案的安全。

第二，承担社会保险职能的行政部门、社会保险经办机构和参保单位应依据档案法规、规章建立本单位社会保险档案的收集、整理、保管、保密、利用等规章制度，列入单位有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

第三，社会保险档案工作应由社会保险工作主管机关统一领导，并接受同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。单位档案人员要加强对社会保险档案文件材料收集、整理、归档工作的监督、指导。

第四，承担社会保险职能的行政部门、社会保险经办机构和参保单位应确定社保档案文件材料归档范围，按各专业主管机关制定的专业档案规范标准进行整理，于次年六月底以前向本单位综合档案室移交。

第五，开发利用社会保险档案信息资源，依法向社会提供利用，积极为社会保险工作服务。同时应将社会保险档案管理纳入机关单位信息化和档案工作信息化系统建设的范围，逐步采用先进技术和现代化管理办法，提高社会保险档案管理水平。

第六，做好电子档案的收集、分类、整理和备份工作，加强电子档案的保密安全管理工作，确保电子档案安全、保密、齐全、完整。

 

 衢州市人事劳动社会保障局           衢州市档案局

二○○五年八月二十二日